Wenn eine Mitarbeiterin nervös mit feuchten Händen und gesenktem Kopf in Ihr Büro kommt, kann das nur ein paar Dinge bedeuten: Sie hat gerade „aus Versehen“ einen wütenden Kunden in ihren Gedanken verletzt und versehentlich die endgültige Kopie des Finanzberichts in die Zeitung gelegt shedder, oder - sie kündigt dir zwei Wochen im Voraus an.
Hoffentlich müssen Sie sich nie mit der ganzen Sache mit dem Aktenvernichter auseinandersetzen, aber als Manager werden Sie früher oder später mit einem Rücktritt eines Arbeitnehmers konfrontiert sein. Und ob sie eine herausragende Angestellte war, von der Sie dachten, dass sie das Leben lang hat, oder ob Sie beide das Kommen gesehen haben, es liegt an Ihnen, die nächsten zwei Wochen - und den Übergang danach - für Sie, Ihr Team und Ihr Team so reibungslos wie möglich zu gestalten baldiger ehemaliger Mitarbeiter.
Messen Sie die Situation
Nach meiner Erfahrung kann die Art und Weise, wie ein Mitarbeiter sich den verbleibenden zwei Wochen nähert, völlig unvorhersehbar sein. Ich hatte hochkarätige Mitarbeiter, die ihre hervorragende Arbeit bis zum letzten Freitag, 5 Uhr, aufrechterhielten, aber ich hatte auch typisch brillante Mitarbeiter, die unproduktiv und sauer wurden - eine, die offen ihre Unzufriedenheit mit ihrem Job ankündigte Ihre Mitarbeiter und sagten mir offen (ihr direkter Vorgesetzter!), dass sie sich nur "nicht mehr wirklich darum kümmerte."
Ihr erster Schritt ist es also, der allgemeinen Haltung der Mitarbeiterin bei ihrem Rücktritt große Aufmerksamkeit zu schenken. Ist sie besorgt, ihre verbleibende Arbeit zu erledigen? Oder ermächtigt ihr Rücktritt sie plötzlich, sich offen über ihre verbleibende Arbeit zu beschweren und sie zu missachten, wie es meine Mitarbeiterin getan hat?
Die Messung ihrer Reaktion kann auf verschiedene Arten hilfreich sein. Erstens hilft es Ihnen zu entscheiden, wie Sie dem Rest des Teams am besten ihre Abreise mitteilen möchten - ob Sie es ihrer Kollegin überlassen, es ihren Kollegen mitzuteilen, oder ob Sie eine schnelle Teambesprechung einberufen, damit Sie den Ton angeben können, bevor sie es tut. Es kann auch zu einer Diskussion darüber führen, wie sie in den nächsten zwei Wochen mit ihr umgehen wird. Auch wenn es offensichtlich ihre Entscheidung ist, ihre Unzufriedenheit (oder ihre Aufregung über ihren neuen Job) in ihrem Privatleben zu besprechen, ist der Arbeitsplatz kein angemessener Anlaufpunkt - und Sie müssen ihr dies möglicherweise mitteilen.
Entwickeln Sie einen Übergangsplan
Der nächste Schritt besteht darin, gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter einen Übergangsplan zu entwickeln. Ihre Vorstellung davon, was erledigt werden muss, bevor sie das Unternehmen verlässt, kann von Ihrer abweichen. Daher ist es wichtig, gemeinsam eine Liste aller ihrer regelmäßigen wöchentlichen Aufgaben, der Projekte, an denen sie derzeit arbeitet, und der Kunden zu erstellen, mit denen sie in direktem Kontakt steht. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diese Liste, um sie so umfassend wie möglich zu gestalten, da Sie in Kürze entscheiden müssen, wer diese Projekte und Aufgaben kurzfristig übernehmen kann. Sie sollten auch gemeinsam entscheiden, wie Sie die Stammkunden, Lieferanten und Kollegen des Mitarbeiters proaktiv kontaktieren, damit deren E-Mails und Anrufe nicht plötzlich unbeantwortet bleiben.
Der Übergangsplan sollte sich auf alle spezifischen losen Enden beschränken, die gebunden werden müssen, bevor der Abreisekuchen am Freitagnachmittag abgeschnitten wird (z. B. die endgültige Genehmigung des Haushaltsplans des letzten Monats oder die Festlegung der Tagesordnung für den nächsten Monat) Abteilungs-Meeting). Eine spezifische und endliche Liste der endgültigen Aufgaben verleiht Ihrer Mitarbeiterin in den letzten zwei Wochen einen Sinn für Zweck und Struktur - und stellt sicher, dass der Übergang so nahtlos wie möglich verläuft.
Ich empfehle, dies innerhalb einer Woche nach ihrer Kündigung zu tun und dann einige Tage vor ihrer Abreise erneut einzuchecken, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg ist, um alles zu erledigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was sie weiß
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterin keine wichtigen Informationen mitnimmt, bevor sie zur Tür hinausgeht. Ich meine nicht, dass Sie in ihrer Tasche nach Kopien des Finanzberichts des Unternehmens suchen sollten - aber wenn sie schon lange im Unternehmen ist, hat sie mit hoher Wahrscheinlichkeit einzigartige Fähigkeiten oder Kenntnisse entwickelt, die Sie und der Rest des Teams möglicherweise haben nicht bewusst sein. Und wenn Sie dieses Wissen nicht auf ein anderes Teammitglied übertragen, wird es zusammen mit diesem Mitarbeiter direkt zur Tür hinausgehen.
Vor ungefähr einem Jahr verließ einer meiner Mitarbeiter das Unternehmen ziemlich plötzlich. Nachdem sie ein paar Tage weg war, wurde mir klar, dass sie die allerletzte Mitarbeiterin in der gesamten Abteilung war, die über Kenntnisse eines alten Softwareprogramms verfügte - eines, das wir nicht mehr verkauften, für das wir jedoch weiterhin technischen Support anboten. Da sie die einzige war, die wusste, wie diese Software funktioniert - wir hatten große Probleme.
Also, nehmen Sie es von mir - es ist wichtig, das Wissen des zurückgetretenen Mitarbeiters zu bewerten. Wenn Sie feststellen, dass sie etwas weiß, das mit dem Team geteilt werden muss, setzen Sie sich zu ihr und führen Sie einen „Wissenstransfer“ durch. Lassen Sie sie dieses Wissen gründlich erklären (oder noch besser dokumentieren), damit Sie nicht zurückbleiben im Stich gelassen, wenn sie in ein paar Wochen geht.
Bewerten Sie die Notwendigkeit eines Ersatzes
Nachdem Sie einen Übergangsplan erstellt und einen Wissenstransfer durchgeführt haben, haben Sie eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Ihre Mitarbeiter getan haben und wie viel Arbeit noch übrig ist, wenn sie weg ist. Anschließend möchten Sie diese Informationen mit den aktuellen Prioritäten, Aufgaben und der Arbeitsbelastung Ihres Teams vergleichen, damit Sie bestimmen können, ob und wann Sie einen Ersatz einstellen müssen.
Zum Beispiel können Sie feststellen, dass ihre Arbeitsbelastung so entmutigend ist, dass Sie so schnell wie möglich eine Aushilfe benötigen. In anderen Fällen können Sie möglicherweise einige Wochen lang alle ihre Projekte an aktuelle Teammitglieder verteilen, während Sie darauf warten, den richtigen Kandidaten zu finden. Oder Sie werden feststellen, dass jetzt ein guter Zeitpunkt ist, um die Position neu zu strukturieren und wie sie in Ihr Team passt. Wenn Sie beispielsweise die verbleibende Arbeit Ihres Mitarbeiters problemlos an andere Teammitglieder weitergeben konnten, können Sie auf die Einstellung eines anderen Projektmanagers verzichten und stattdessen einen Vertriebsmitarbeiter einstellen, der mehr Leads generieren kann.
In jedem Fall ist es eine gute Idee, Einstellungsprozesse eher früher als später zu beginnen. Also, innerhalb weniger Tage nach ihrem Rücktritt, überarbeiten Sie diese Stellenbeschreibung, benachrichtigen Sie die Personalabteilung und machen Sie sich bereit, einige Lebensläufe durchzuarbeiten.
Wünschen Sie Ihrem Mitarbeiter alles Gute
Denken Sie am Ende daran, dass das Geschäft, einen Mitarbeiter zu verlieren, mehr als nur ein Geschäft ist. Stellen Sie unter allen Umständen sicher, dass Sie beide zu guten Konditionen abreisen. Ich wünsche ihr alles Gute in ihrer neuen Position, biete ihr an, in Zukunft eine Referenz zu sein, und ermutige sie, in Kontakt zu bleiben. Auch wenn ihre Leistung in den letzten zwei Wochen nicht die beste war, muss diese Brücke nicht verbrannt werden - Sie wissen nie, wann Sie in Zukunft wieder Wege kreuzen werden.
Einen Mitarbeiter zu verlieren (besonders einen großartigen) ist schwierig - aber als Manager müssen Sie sich früher oder später damit auseinandersetzen. Daher ist es am besten, sich auf einen Aktionsplan vorzubereiten - und natürlich können auch eine von Herzen kommende Karte und ein Abschiedskuchen immer dazu beitragen, die Schmerzen zu lindern.
