Sie entschuldigen sich wahrscheinlich ziemlich viel bei der Arbeit. Und das liegt daran, dass Sie wahrscheinlich Fehler machen, die eine Entschuldigung nach sich ziehen. Das gehört einfach dazu, einen Job zu haben.
Aber die meisten von uns denken nicht darüber nach, wie sie sich entschuldigen sollen. Vor allem, wenn wir uns nicht zu 100% für das verantwortlich fühlen, was passiert ist. Stattdessen platzen wir sie heraus und denken nicht mehr an sie - was, wie jeder, der denkt, dass sie eine echte Entschuldigung verdienen, Ihnen sagen würde - die Leute dazu bringen kann, Sie nicht zu mögen oder Ihnen zu misstrauen.
Hier sind die fünf Schritte zu einer aufrichtigen, professionellen und seriösen Entschuldigung, wenn Sie dies vermeiden möchten.
1. Sagen Sie tatsächlich die Worte "Es tut mir leid"
Klingt offensichtlich, aber Sie wären überrascht, wie viele Leute sich entschuldigen, ohne diese beiden Worte zu sagen.
"Mir ist klar, dass ich einen Fehler gemacht habe." "Ich verstehe, dass du verletzt wurdest."
Egal, was passiert ist, wer im Unrecht war oder wie dramatisch die Situation war, wenn jemand anders durch das, was passiert ist, in irgendeiner Weise verletzt wurde, entschuldigen Sie sich . Sie meinen es nur wirklich ernst, wenn Sie es laut aussprechen.
2. Holen Sie sich spezifisch
Sagen Sie, was Sie bedauern, damit die Person am empfangenden Ende weiß, dass es Ihnen nicht leid tut, dass Sie sich in dieser Situation befinden, aber es tut Ihnen leid, was Sie dorthin gebracht hat. Stellen Sie klar, dass Sie die Konsequenzen Ihres Fehlers verstehen - ernst oder auf andere Weise.
Indem Sie einfach die Auswirkungen angeben, machen Sie der Person klar, dass Sie wissen, warum Sie dieses Gespräch führen.
Ein zusätzlicher Teil dieses Schritts besteht darin, dass Sie die Verantwortung für Ihren Anteil am Geschehen übernehmen können, ohne die kollektive Verantwortung für eine Katastrophe eines großen Teams zu übernehmen.
3. Konzentrieren Sie sich auf Ihre nonverbalen Hinweise
Natürlich beeinträchtigen Wörter nur 7% der von Ihnen gesendeten Nachricht. Ihre Körpersprache, Ihr Ton und Ihr Augenkontakt spiegeln alle wider, wie Sie sich zu etwas fühlen. Stellen Sie also sicher, dass diese in Schach sind.
Denken Sie darüber nach: Wenn sich jemand entschuldigen würde, während er die Arme verschränkt und auf den Boden schaut, würden Sie dann wirklich glauben, dass er es so gemeint hat?
Schauen Sie sich stattdessen die Person an, mit der Sie sprechen. Halten Sie Ihren Körper offen und freundlich (Arme an Ihren Seiten und Schultern zurück). Lächle nicht, aber glühe auch nicht.
Wenn ich nervös bin, mich zu entschuldigen, sei es, weil ich einen großen Fehler gemacht habe oder weil der Empfänger einschüchternd ist, übe ich immer mit einem Freund, was ich sagen werde - dies kann auch eine großartige Übung für Sie sein.
4. Vermeiden Sie Ausreden
Es ist unglaublich instinktiv, etwas zurückzuverfolgen, wenn wir es erst einmal veröffentlicht haben. Wir haben Angst, schlecht auszusehen, und so oft werden wir nach unserer Entschuldigung mit einem "aber" oder "gut" erklären, warum es vielleicht nicht unsere Schuld war.
Aber wenn man sich wirklich entschuldigt, muss man zugeben, dass man sich irrt und es besitzt. Also, wenn Sie dazu neigen, auf eine Ausrede zu setzen, widerstehen Sie dem Drang. Sicher, auf Ihre Entschuldigung folgt manchmal eine unangenehme Stille, aber Sie müssen akzeptieren, dass sich nicht immer sofort alles wieder in Ordnung bringt.
Danach können Sie…
5. Angebot zur Lösung (oder Verhinderung in der Zukunft)
Sobald Sie es gesagt haben, zeigen Sie, dass Sie bereit sind, Ihren Fehler zu beheben. Wenn Sie diesmal nicht können (weil das, was getan wird, auch getan wird), erklären Sie, wie Sie verhindern, dass dies in Zukunft erneut geschieht.
Alles zusammen
Angenommen, Sie haben vergessen, eine E-Mail an einen Kunden zu senden, die Sie im Auftrag Ihres Managers senden sollten.
In der Vergangenheit könnte man sagen:
Das tut mir leid.
Aber jetzt wirst du sagen:
Es tut mir leid, dass ich vergessen habe, diesen Statusbericht am Freitag an den Kunden zu senden. Ich weiß, dass sie damit gerechnet haben und es hat sich schlecht auf dich ausgewirkt, dass es nicht so war. Ich habe in meinem Kalender für jeden kommenden Freitag eine Notiz hinterlegt, damit dies nicht noch einmal passiert.
Wohlgemerkt, es ist durchaus möglich, dass selbst das Befolgen dieser Schritte die Spannung nicht lindert. Hier klinge ich wie eine kaputte Platte und sage: Jeder macht Fehler. Es ist zum Kotzen, sie zu machen, sich entschuldigen zu müssen und sich mit den damit verbundenen Rückschlägen auseinandersetzen zu müssen.
Aber während Ihre echte Entschuldigung im Moment möglicherweise nicht gut ankommt, wird die Person im Laufe der Zeit - während Sie bewusst daran arbeiten, Dinge zu reparieren - Ihre gute Absicht erkennen. Und Sie werden froh sein, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, sich richtig zu entschuldigen.
