Haben Sie jemals ein Meeting verlassen und gedacht: "Wow, wir sind nicht weitergekommen?"
Eine Gruppe zusammenzubringen, kann oft die effizienteste Methode sein, um eine große Entscheidung oder einen Plan voranzutreiben. Aber es funktioniert nur, wenn das Meeting richtig eingerichtet ist.
Wenn Sie an der Reihe sind, führen Sie diese fünf Schritte aus, um Ihr Meeting für den Erfolg vorzubereiten - noch bevor Sie die Tür betreten.
1. Laden Sie die richtigen Leute ein
Nichts kann eine Besprechung so aus dem Verkehr ziehen, als die falschen Leute im Raum zu haben. Wenn Ihr Ziel ist, dass die Gruppe bis zum Ende des Meetings eine Entscheidung trifft, stellen Sie sicher, dass alle am Tisch sind, die über eine wichtige Beteiligung oder ein Vetorecht verfügen. Diskussion einer neuen Vertriebsstrategie für ein Produkt? Sie möchten wahrscheinlich, dass Vertriebsleiter und Produktmanager da sind, sonst wird nichts entschieden.
Andererseits können zu viele „zusätzliche“ Personen - oder Personen, die wesentlich älter oder jünger sind als alle anderen im Raum - die Dynamik beeinträchtigen. Wenn Sie nicht möchten, dass sich der PR-Leiter an einem Fertigungswechsel beteiligt, laden Sie ihn nicht ein. Wenn sich alle vom CFO einschüchtern lassen, lassen Sie sie von einem ersten Brainstorming-Meeting ausgeschlossen.
2. Denken Sie darüber nach, Hausaufgaben zu machen
Möchten Sie, dass die Leute von einer leeren Tafel ausgehen, oder wäre es hilfreich, wenn jeder mit Hintergrundinformationen in das Meeting kommt? Wenn Sie einen Plan vorlegen, zu dem Sie Beiträge einreichen möchten, senden Sie ihn am Vorabend (nicht eine Stunde zuvor), damit zumindest einige Teilnehmer Zeit haben, ihn zu lesen und zu analysieren.
Und wenn Sie möchten, dass die Leute Ideen für das Meeting einbringen, sagen Sie es ihnen.
3. Legen Sie eine Agenda fest
Wenn Sie das Meeting organisieren, müssen Sie die Tagesordnung festlegen. Wenn Sie zu Beginn des Meetings sagen: „Wir sind hier, um unsere Social-Media-Strategie zu besprechen. Wer hat Ideen? “- nun, du fragst nach Chaos.
Verteilen Sie stattdessen die Themen, über die Sie in der Gruppe diskutieren möchten, in der Reihenfolge, in der Sie sie behandeln möchten, oder schreiben Sie sie auf eine Tafel oder ein Flipchart. Ihre Agenda könnte zum Beispiel sein:
Wenn jeder den Plan kennt, bleibt er mit größerer Wahrscheinlichkeit beim Thema. Die Agenda gibt Ihnen außerdem eine Struktur, auf die Sie zurückgreifen können: Wenn die Diskussion vom Thema abweicht oder blockiert, können Sie jeden im Raum daran erinnern, worüber Sie sprechen sollen.
4. Teilen Sie den Menschen die Ziele mit
Ziele sind nicht dasselbe wie eine Agenda. Über eine Agenda werden Sie sprechen. Ziele sind das, was Sie erreichen möchten, oder Ziele für das Meeting: Entscheidungen, die am Tisch getroffen werden müssen, nächste Schritte, die vereinbart werden müssen.
Ziele für das obige hypothetische Treffen könnten beispielsweise sein:
5. Keine Überraschungen: Verkaufen Sie Ihre großen Ideen im Voraus
Wenn Sie einen großen Plan oder eine Empfehlung vorlegen, ist es immer zu Ihrem Vorteil, zu wissen, wie die Leute im Raum reagieren werden. Wer wird dich wahrscheinlich unterstützen? Wer wird Sie wahrscheinlich herausfordern und welche Einwände werden sie wahrscheinlich erheben?
Ermitteln Sie vor dem Meeting die wichtigsten Personen, deren Meinung wichtig ist, und teilen Sie ihnen Ihren Plan oder Ihre Empfehlung einzeln mit. Bitte um Eingabe. Verkaufen Sie Ihre Idee vor dem großen Meeting. Notieren Sie etwaige Bedenken und passen Sie die Art und Weise an, wie Sie Ihren Plan präsentieren, um diese Bedenken auszuräumen.
Der Vizepräsident der Finanzabteilung glaubt, dass Ihr Einführungsplan zu viel kosten wird? Stellen Sie sicher, dass Sie einen Kostenvoranschlag erstellen und die Kosten für andere Starts ermitteln, damit Sie Ihr vorgeschlagenes Budget relativieren können. Auf diese Weise wird das Gespräch nicht unterbrochen, wenn sie sagt, dass Ihr Plan "teuer klingt."
Auf der anderen Seite, wenn jeder die Social-Media-Komponente Ihres Plans liebt - großartig. Verschwenden Sie keine 20 Minuten, um zu begründen, warum soziale Medien wichtig sind, springen Sie einfach in die Details Ihres tatsächlichen Plans oder lenken Sie die Aufmerksamkeit der Gruppe auf andere Bereiche, in denen Sie Entscheidungen treffen müssen.
Wenn Sie sich im Voraus organisieren, die richtige Gruppe zusammenstellen und Überraschungen vermeiden, können Sie die gemeinsame Zeit der Gruppe optimal nutzen. Darüber hinaus werden Sie mit Sicherheit alle im Raum mit Ihrer Bereitschaft beeindrucken und die Chance erhalten, als Führungskraft zu glänzen.
