Wir neigen dazu, neue Technologien wie den Heiligen Gral zu behandeln, ein Leuchtfeuer und die Antwort auf alles, was langsam, ineffizient und alt ist. Und es kann sein - wenn es mit viel Planung und Voraussicht umgesetzt wird.
Aber wir alle wissen, wie das geht.
Während meiner Regierungsjahre, in denen es manchmal so aussah, als würden wir ein Spiel spielen, bei dem es unmöglich ist, technologische Aufholjagden zu gewinnen, habe ich gelernt, was passieren kann, wenn diese Voraussicht für selbstverständlich gehalten wird. Es sieht ein bisschen weniger nach dem Heiligen Gral aus als vielmehr nach Kostenüberschreitungen, Verzögerungen und verschlungenen Lösungen für ansonsten einfache Probleme.
Wie ich gelernt habe, ist einer der Hauptschlüssel für ein erfolgreiches Technologieprojekt die harmonische Beziehung zwischen dem Geschäftsteam und dem Technologieteam. Meiner Erfahrung nach hat das Geschäftsteam den Wandel häufig vorangetrieben (wir benötigen ein komplexeres System, um beispielsweise die Ausgaben für Finanzhilfen des Bundes zu verfolgen), aber ohne die Entwickler und IT-Projektmanager, die in der Lage sind, dies zu erreichen, könnten wir keine Fortschritte erzielen geschehen. Projekte waren oft weit davon entfernt, harmonisch zu sein, da sie im Wesentlichen verschiedene Sprachen sprachen und sehr unterschiedliche Erwartungen hatten (eine Änderung, die mir zum Beispiel als geringfügig erschien, stellte sich für die Entwickler oft als bedeutsam heraus).
Geschäft und Technologie können - und müssen - Freunde sein. Die guten Nachrichten? Harmonie zu erreichen ist wirklich nicht so kompliziert. Wie bei jeder Zusammenarbeit geht es um die Häufigkeit und Qualität der Kommunikation, einvernehmlich festgelegte Ziele und einen Plan zur Bewältigung der nahezu unvermeidlichen Verschiebung dieser Ziele. Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Richtlinien zum Verwalten der Business-Technologie-Kluft.
1. Ziel ist es, die Anforderungen beim ersten Mal zu erfüllen
Stellen Sie sich die Geschäftsanforderungen als Blaupause vor. Sie würden keine lückenhaften Pläne für ein Haus zeichnen, sie dem Auftragnehmer ausliefern und ihm Glück wünschen. Sie würden nicht drei Wochen nach Baubeginn zurückkommen und ihn bitten, ein drittes Stockwerk und ein viertes Badezimmer und vielleicht ein Erkerfenster im Wohnzimmer hinzuzufügen. Und ohne die Unterstützung eines Architekten und eines Ingenieurs würden Sie Ihre Pläne sicherlich nicht zeichnen.
Ein Technologieprojekt ist nicht so anders. Es muss mit Präzision entworfen werden, und sobald die Entwicklung beginnt, ist es nicht immer einfach, Änderungen vorzunehmen, ohne dass dies Auswirkungen auf das gesamte Fundament hat. Aus diesem Grund ist es von Anfang an wichtig, so umfassend wie möglich zu sein und den Input und das Know-how zu erhalten, das Sie benötigen, um zu überlegen, was für die Lösung erforderlich ist. Befragen Sie Endbenutzer, um zu verstehen, welchen Herausforderungen sie gegenüberstehen und wie sie die neue Technologie einsetzen müssen. Machen Sie keine Annahmen und lassen Sie keine Teile der Planung für später.
2. Aber erkennen Sie, dass Sie ein paar verpassen werden
Trotzdem war es mir fast unmöglich, mir jedes einzelne Feature vorzustellen, das wir in der abstrakten Planungsphase brauchten. Unweigerlich wurde uns nach der Entwicklung des Systems klar, dass wir vergessen haben, nach einer erweiterten Suchfunktion oder einer Schaltfläche zum Speichern und Fortfahren zu fragen. Als wir uns an die Entwickler wandten, um sie zu bitten, diese neuen Anforderungen zu erfüllen, stießen wir häufig auf Frustration. Vielleicht würde die neue Änderung erfordern, dass sie die bereits geleistete Arbeit rückgängig machen und Teile der Lösung neu entwerfen. Vielleicht haben wir uns vorgestellt, dass es zwei Stunden dauern würde, obwohl es tatsächlich einen Tag dauern würde.
Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, diese Enthüllungen zu einem späteren Zeitpunkt im Spiel zu verhindern. Das Beste, was Sie also tun können, ist, einen Puffer einzubauen, um sie aufzunehmen. Fügen Sie Ihrer ursprünglichen Zeitleiste eine zusätzliche Woche und Ihrem Budget 5-10% hinzu. Viele Unternehmen haben erkannt, wie oft sich die Erwartungen ändern, und einen agilen Entwicklungsansatz gewählt, bei dem die Technologie schrittweise eingeführt wird, um eine regelmäßige Neubewertung zu ermöglichen. Machen Sie auf keinen Fall den Fehler, dass Sie von Anfang an an alles gedacht haben. Das passiert so gut wie nie.
3. Kennen Sie Scope Creep, wenn Sie es sehen
Wenn das Projekt voranschreitet und neue Bedürfnisse zutage treten, ist es wichtig, zwischen denen zu unterscheiden, die Sie wirklich brauchen, und denen, die Sie nur wollen. Wenn Sie Ihre Entwickler bitten, alle erdenklichen Anforderungen zu erfüllen, führt dies in der Regel zu endlosen Projekten und zu übermäßig komplexen Endergebnissen. Jede neue Anforderung sollte vor ihrer Ausführung priorisiert werden.
Wenn Sie über eine Funktion nachdenken, stellen Sie sich einige grundlegende Fragen: Funktioniert das System ohne diese Funktion? Wie viel Zeit wird für die Implementierung benötigt und wie viel Nutzen wird letztendlich dem Endbenutzer gebracht? Wenn wir bis zu einer zukünftigen Version warten, um dies zu beheben, geht dann etwas verloren? Es ist eine Übung der Priorisierung, und allen kann ein Status von hoch, mittel oder niedrig zugewiesen werden. Wenn es niedrig ist, legen Sie es auf einen bildlichen Parkplatz - ich habe von Unternehmen gehört, die Dokumente mit „Traumentwicklungsanfragen“ haben, zu denen jeder Ideen hinzufügen und die die Ingenieure nach Belieben durchsuchen können. Es kann jederzeit als Teil einer Reihe von Verbesserungen überprüft werden, die vorgenommen werden müssen, sobald das Projekt in Betrieb ist und erfolgreich ausgeführt wird.
4. Entwickeln Sie eine gemeinsame Sprache
Jedes neue System hat im Kern eine Reihe von Geschäftszielen. Sie können damit mehr Daten erfassen, einen vorhandenen Prozess optimieren oder Ihren Kunden neue Services anbieten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sich das Geschäftsteam und das Technologieteam vor Beginn der Arbeiten zusammensetzen und diese Ziele kommunizieren. Die Geschäftsziele dürfen nicht in einem Meer von technischen Gesprächen verloren gehen und müssen in jeder Arbeitsphase fest im Blick bleiben.
Eine gemeinsame Sprache zu entwickeln bedeutet nicht nur, gemeinsame Ziele zu setzen, sondern den Fortschritt auf eine Weise zu verfolgen, die für alle funktioniert. Unternehmen und Technologie verwenden möglicherweise unterschiedliche Tools, um ihre Arbeit zu messen, es muss jedoch mindestens eine gemeinsame Sicht auf den Fortschritt geben. Dies kann so einfach sein wie ein Projektplan oder eine Kalkulationstabelle mit vereinbarten Feldern wie Datum und Ziel sowie Prozent abgeschlossen, sodass jeder Zugriff auf den Status jeder zu erledigenden Aufgabe hat. Das Ziel ist es, eine Situation zu vermeiden, in der das Business-Team denkt, sie seien auf halbem Weg und das Tech-Team sagt, sie seien nur ein Viertel. Jeder sollte das gleiche Verständnis dafür haben, was getan wurde und was noch zu tun ist.
Sie können in Geschäftsplänen und PowerPoints sprechen, und sie können in Code sprechen, aber wenn Sie nicht von Anfang an klar kommunizieren, schaffen Sie es nie aus Babel heraus. Ein erfolgreiches Technologieprojekt ist eine Begegnung der Köpfe - nicht nur am Anfang, sondern bei jedem Schritt auf dem Weg. Bestätigen Sie Ihre Vermutungen und versuchen Sie, nicht zu viele zu machen. Je kleiner die Kluft zwischen Business und Technologie ist, desto einfacher wird es, Ihre Brücken zu überqueren.
