Leslie, die Geschäftsführerin einer gemeinnützigen Organisation, wollte die Broschüre für das Programm der Organisation überarbeiten, das gefährdeten Jugendlichen hilft, in der Schule zu bleiben, und sie beauftragte Emma, die Büroleiterin.
Emma verbrachte Stunden damit, Bilder, Farben und Schriften zu aktualisieren. Sie war stolz auf ihre kühnere, strahlendere Neuerfindung und freute sich darauf, sie ihrem Chef zu zeigen.
Als sie das tat, gab es jedoch eindeutig ein Problem. "Oh", bemerkte Leslie über die neue Broschüre, "es sieht großartig aus. Aber warum ist die Kopie immer noch dieselbe? "
Benommen traute Emma ihren Ohren nicht. Sie hatte nie daran gedacht, die Kopie zu überarbeiten. Und Leslie hatte es nie vorgeschlagen. Wie können zwei Leute, die über eine einfache Sache sprechen, so unterschiedliche Interpretationen haben?
Leslie und Emma erlebten das von George Bernard Shaw unsterbliche klassische Problem: "Das größte Kommunikationsproblem ist die Illusion, dass es stattgefunden hat."
Es wird Leute am Arbeitsplatz geben, die, wie Leslie, nicht sehr gut darin sind, ihre Ideen an Sie weiterzugeben. Und wenn dies nicht der Fall ist, können Hindernisse entstehen. Es kann dazu führen, dass Sie in eine Schwebe geraten. Verschwendete Zeit, gefürchtete Nacharbeit und totale Aussetzer können auftreten, wenn Ihr Kollege oder Chef nicht effizient oder effektiv mitteilt, was er will.
Sie können den ganzen Tag wünschen, dass diese Leute klarer kommunizieren. Aber das sollte wahrscheinlich nicht Ihre Strategie sein. Versuchen Sie die folgenden drei Techniken, um eine klarere und effektivere Kommunikation von anderen zu erhalten, anstatt zu wünschen.
1. Wenn Sie einen Auftrag annehmen
Emma glaubte zu hören, was ihr Chef wollte. Immerhin standen sie im selben Raum und sprachen miteinander. In Wirklichkeit waren jedoch Leslies Anweisungen zur „Neugestaltung der Broschüre“ vage und unvollständig.
Eine gute Strategie, um andere präziser und spezifischer zu machen, besteht darin, Fragen zu stellen, die Klarheit schaffen.
Das hätte sich für Emma so angehört: „Leslie, wenn Sie sagen, dass Sie die Broschüre neu gestalten, können Sie mehr über mich erzählen, was Sie damit meinen und was Ihre Erwartungen sind?“
Emma hätte ziemlich schnell herausgefunden, dass sie und ihr Chef einzigartige Vorstellungen über das Endprodukt hatten. Dann hätte sie weitere Fragen stellen und sich über alles von der Grafik und dem Farbschema bis zum Abgabetermin für einen ersten Entwurf erkundigen können.
Fragen sind Ihre Geheimwaffe am Arbeitsplatz. Bitten Sie im Zweifelsfall andere, ihre Erwartungen zu klären. Fragen Sie, bis Sie sicher sind, dass Sie es verstehen. Sie werden erstaunt sein, wie es fast alles rationalisiert.
2. Wenn Sie in einer Besprechung sind
Waren Sie schon einmal in einer Besprechung, die Besprechungen einen schlechten Ruf verlieh? Ich habe Manager gesehen, die scheinbar ohne einen klaren Zweck oder ein gewünschtes Ergebnis weitermachen. Darüber hinaus hört sich der Leiter so an, als würde er seine Gedanken laut verarbeiten, als würde er ein Gruppengespräch führen. Niemand weiß, was er als Idee ernst nehmen und was er ignorieren soll. Und jeder denkt über den Stapel Arbeit auf ihren Schreibtischen nach. Nach einer Weile vergisst das Team, worum es überhaupt ging, und räumt die Räumlichkeiten mental auf, um E-Mails auf ihren Handys zu lesen.
Es kann schwierig sein, einen Chef oder Kollegen zu bitten, in seiner Rede effektiver zu sein, wenn er sich mitten in einem Meeting befindet. Aber du kannst und du musst nicht gemein sein. Unterbrechen Sie einfach bei einer Pause und bitten Sie um Klärung.
„Bob, ich bemerke ein paar runzlige Brauen im Raum. Es scheint, als ob einige von uns Ihnen zu diesem Thema nicht folgen. Können Sie uns ein paar Schritte zurückgehen und die wichtigsten Punkte auf hohem Niveau überprüfen? Ich möchte sichergehen, dass wir wissen, was Sie von uns brauchen. “
Es ist wahrscheinlich, dass Sie einverstanden sind und andere einspringen, um Verwirrung auszudrücken. Sie erhalten die Informationen, die Sie benötigen, ebenso wie Ihre Kollegen, die sich später zweifellos bei Ihnen für Ihre Ausführungen bedanken.
3. Wenn Sie an E-Mails arbeiten
Die meiste Kommunikation am Arbeitsplatz findet, nicht überraschend, über E-Mail statt. Wenn Angela, Ihre Projektkollegin, Ihnen einen langen, weitläufigen, unkonzentrierten Band schickt, möchten Sie weinen.
Sie brauchen 30 Minuten, um die Absätze durchzuarbeiten, herauszufinden, was sie sagt, festzustellen, ob Sie etwas tun müssen, und dann herauszufinden, wie Sie reagieren müssen. Ein Blick und du erinnerst dich, warum du es hasst, die E-Mail dieser Frau zu öffnen. Sie könnten frustriert den Kopf gegen die Wand schlagen.
Üben Sie stattdessen, auf eine Art und Weise zu fragen, was Sie brauchen. Fragen Sie Angela, ob sie bereit ist, ihre E-Mails umzugestalten, damit Sie schneller antworten können. Und denken Sie daran, wenn Sie jemanden bitten, etwas anders zu machen, sagen Sie ihr, warum es auch gut für sie ist.
„Hey Angela, mir fällt auf, dass deine E-Mails oft lang und detailliert sind. Es ist großartig, dass Sie so viele Informationen bereitstellen, aber wenn ich schnell nachschaue, kann ich nicht immer genau entschlüsseln, was Sie von mir benötigen und wann - und ich hasse es, Termine zu verpassen oder Anweisungen falsch zu interpretieren. Könnten Sie den Hauptpunkt ganz oben anbringen, damit ich Ihnen schneller antworten oder das Thema sogar detaillierter darstellen kann? Beispiel: 'Aktion bis Freitag, 9.00 Uhr erforderlich | ACME Project 'wird mich daran erinnern, es sofort in meinen Zeitplan aufzunehmen. "
Sie werden wahrscheinlich sofort eine qualitativ hochwertigere E-Mail von Angela erhalten, und Sie haben Ihrer Kollegin einen Gefallen getan, indem Sie ihr geholfen haben, professioneller zu kommunizieren. Klopfe dir dafür auf den Rücken.
Es wäre großartig, wenn jeder auf eine Weise kommunizieren würde, die nichts der Fantasie überlässt. Die Realität ist, dass wir an komplexen, lauten Arbeitsplätzen kommunizieren, die mit Ablenkung und Stress behaftet sind. Wenn wichtige Gespräche stattfinden, ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter in Ihrer Umgebung bei der Kommunikation zu unterstützen, damit Sie die benötigten Informationen daraus extrahieren können. Es ist vielleicht ein bisschen unangenehm, wenn Sie es zum ersten Mal versuchen, aber auf lange Sicht werden Sie es besser und komfortabler machen. Ein Bonus, der Ihnen stundenlangen Stress und fehlgeleitete Energie erspart.
