Ich kichere immer, wenn wirklich einflussreiche Leute etwas wie "Oh, ich bekomme über 600 E-Mails pro Tag" erwähnen, weil es sich einfach so schrecklich anhört, selbst für eine bescheidene Person. Aber was könnte noch trauriger sein? Die Chancen, dass Ihre E-Mails von einer solchen Person gesehen und beantwortet werden, stehen nicht so gut.
Es gibt jedoch einige einfache Regeln, die Sie befolgen können, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass nicht nur Ihre E-Mails gelesen, sondern auch eine Antwort erhalten wird. Befolgen Sie diese Regeln, unabhängig davon, ob Sie eine E-Mail an einen hochrangigen Manager in Ihrem Unternehmen oder einen wichtigen professionellen Ansprechpartner senden.
Achten Sie auf die Uhrzeit
E-Mail ist großartig, weil es sich so anfühlt, als würde man niemanden aufdrängen. Der Gedanke lautet: "Es ist egal, wann Sie die E-Mail senden, sie erhalten sie, wenn sie einen freien Moment haben." Aber so funktioniert es nicht. Tatsächlich haben wir alle E-Mail-Verwendungsmuster, bei denen wir uns E-Mails zu bestimmten Stoßzeiten ansehen und darauf antworten. Wenn Sie Ihre Nachricht an den Posteingang senden, während gerade eine E-Mail verschickt wird, haben Sie eine bessere Chance, gesehen zu werden.
In der Regel checken Führungskräfte ihre E-Mails früh morgens oder spät abends, da sie den größten Teil des Tages mit Besprechungen beschäftigt sind. Daher ist dies ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie nach einer Woche keine Antwort von jemandem erhalten, versuchen Sie erneut, eine E-Mail zu senden, jedoch zu einer ganz anderen Tageszeit.
Kurz sein
Beginnen Sie die E-Mail nicht mit einer langen Diskussion darüber, wer Sie sind, wo Sie eine E-Mail-Adresse gefunden haben oder welche Lebensgeschichte Sie geschrieben haben. Kommen Sie gleich dazu. Im Journalismus gibt es das Konzept, alle wesentlichen Elemente der Geschichte in das Lede zu setzen und sie nicht tief im fünften Absatz zu vergraben. Mach dasselbe hier.
Und halten Sie Ihre E-Mail buchstäblich so kurz wie möglich. Eine wirklich lange E-Mail wird so schnell gescannt, dass praktisch keine Chance besteht, dass Ihr tatsächlicher Grund für das Versenden von E-Mails erkannt wird. In diesem Sinne:
Machen Sie sich klar, wonach Sie fragen
Ich erhalte die ganze Zeit über E-Mails, wenn ich mit dem Lesen fertig bin, und ich sage zu mir selbst: „Ich habe keine Ahnung, was diese Person will.“ Ein Ziel oder eine gewünschte Aktion von Ihrem Leser zu haben ist unerlässlich, denn wenn jemand nicht weiß, was Sie wollen, er oder sie wird wahrscheinlich nicht antworten. Also, was ist das Ziel? Möchten Sie, dass sich eine Person mit Ihnen trifft? Soll er Sie mit jemandem verbinden? Oder soll sie einfach auf einen Link klicken, um mehr über etwas zu erfahren? Stellen Sie sicher, dass Sie ausdrücklich erwähnen, wie die Aktion aussehen soll. Und seien Sie so höflich wie möglich.
Machen Sie es über sie
Eine beschäftigte Person hat keine Zeit zu lesen, was Ihr Unternehmen tut, wie Ihre Jobsuche aussieht oder was Sie im Moment wirklich für Ihr Unternehmen benötigen. Machen Sie es über die andere Person, anstatt sich viele Worte zu widmen. Was kannst du tun, um ihm zu helfen? Warum wird es für sie nützlich oder einfach sein, darauf zu reagieren? Ich antworte selten auf eine E-Mail, in der eine Person zwei Absätze darüber spricht, was ihr Unternehmen in qualvollen Details tut. Aber wenn jemand mir schnell sagen kann, wie er mir das Leben erleichtert, dann bin ich geneigt, mehr zu lernen.
Betreffzeilen Angelegenheit
Wir haben so viel Zeit in unsere E-Mails gesteckt, dass wir oft die Betreffzeile vergessen. Betreffzeilen für persönliche E-Mails sind jedoch genauso wichtig wie für Marketing-E-Mails (in denen wir akribisch über jedes Wort nachdenken und verschiedene Optionen fieberhaft testen, um herauszufinden, was am besten funktioniert).
Es ist einfach, allgemeine Betreffzeilen zu überfliegen oder zu ignorieren. Daher möchte ich folgende Punkte ganz vermeiden:
- Einführung
- Viele Grüße von Elliott
- Follow-up
- Schön dich zu treffen
Warum? Weil sie generisch sind und von jedem stammen können. Sie werden nicht auffallen. Versuchen Sie stattdessen Folgendes:
- Wir haben uns gestern Abend beim Smith Charity Event die Hand geschüttelt
- Einführung für Person 1 und Person 2 zum Verbinden
- Sie werden heute wahrscheinlich keine solche E-Mail mehr lesen
Sie sind zwar ein wenig von der Wand entfernt, unterscheiden sich aber wahrscheinlich von allem, was sich im Posteingang der Person befindet.
Die schlechte Nachricht ist, wenn es darum geht, einen wichtigen Ansprechpartner zu erreichen, können Sie alles richtig machen und trotzdem keine Antwort erhalten. Aber hey, wenn jemand ein paar hundert E-Mails am Tag liest, kann es sein, dass er oder sie nicht immer zu Ihnen kommt. Betrachten Sie Schweigen nicht als Ablehnung. Lesen Sie stattdessen unsere Tipps, wie Sie angenehm hartnäckig sein und dabei bleiben können. Mit der Zeit erhöhen sich die Chancen, dass Sie auf einen größeren Prozentsatz Ihrer E-Mails eine Antwort erhalten, wenn Sie diese Regeln einhalten.
