Die Arbeit in einem großen Unternehmenssitz kann ein Segen und ein Fluch sein.
Auf der einen Seite stehen Ihnen jede Menge Ressourcen zur Verfügung - technische Hilfe, Kreativteams, Mentoren, ein gut sortierter Versorgungsraum und alles andere, was Sie benötigen, ist nur eine Bestellung entfernt.
Auf der anderen Seite kann die Bürokratie einer Unternehmensumgebung neue Ideen leicht behindern und die Arbeit verlangsamen, die Sie erledigen müssen. Zwischen unnötigen Richtlinien, endlosem Papierkram und mangelnder Entscheidungskompetenz können Sie sich fragen, ob die Entscheidungsträger des Unternehmens aktiv versuchen, Ihre Arbeit zu erschweren.
Die Wahrheit ist, dass Sie wahrscheinlich nicht in der Lage sein werden, Ihre Firma von dieser Art von Lächerlichkeit - ähm, Bürokratie - zu befreien, sobald es soweit ist. Aber wenn Sie es direkt angehen und richtig damit umgehen, können Sie sich und Ihr Team viel weniger frustrieren.
Nachdem ich ein paar Jahre in der Unternehmenswelt verbracht habe, sind hier die Dinge, die mich am meisten frustrierten - und wie ich gelernt habe, proaktiv mit ihnen umzugehen.
Das Problem: Mangelnde Transparenz
Wenn Sie sich nicht in der C-Suite befinden, werden Sie wahrscheinlich nicht viele Informationen über die Geschäftsentscheidungen Ihres Unternehmens erhalten. Selbst wenn Sie eine Aufsichtsfunktion innehaben, werden Sie wahrscheinlich von unerwarteten Ankündigungen, neuen Initiativen und Richtlinienänderungen überrumpelt.
Nimm mein eigenes Büro: Vor ungefähr einem Monat wurden vier der Mitarbeiter in meiner Abteilung zu einer Besprechung einberufen, in der sie entlassen wurden - alles ohne mein Wissen. Als ihr Vorgesetzter beeilte ich mich, meine Vorgesetzte zu fragen, was sie über die Situation wisse. Es stellte sich heraus, dass sie keine Ahnung hatte, dass die Entlassungen stattfanden, auf welchen Informationen sie beruhten und ob weitere kamen.
Das Gleiche geschah, als unser Unternehmen gekauft und mit einem anderen Unternehmen fusioniert wurde. Änderungen in der Struktur und im Management wurden nur bestimmten Abteilungen übermittelt, so dass der Rest der Mitarbeiter von Gerüchten abhängig war, bis die Informationen strategisch herausgefiltert wurden.
Wie man handelt
Es gibt wirklich keine garantierte Möglichkeit, einen Einblick in das Innenleben Ihres Unternehmens zu gewinnen. Wenn der CEO nicht möchte, dass Sie es wissen, können Sie es wahrscheinlich nicht herausfinden. Es tut jedoch nicht weh, regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten zu kommunizieren und ihn zu fragen, was er über bestimmte Situationen weiß. Ich habe festgestellt, dass mein Vorgesetzter mir zwar nicht viele Einzelheiten nennen kann, aber gelegentlich eine Menge Informationen zusammentragen kann (die mir zumindest einen Überblick verschaffen, auch wenn ich nicht das gesamte Bild sehe).
Die andere Seite des Umgangs mit einem Mangel an Wissen (und der damit einhergehenden Frustration) besteht darin, sich darauf zu konzentrieren, in Ihrer Rolle agil zu sein. So schwierig es auch sein mag, wenn Sie lernen, Veränderungen auf anmutige und ruhige Weise zu akzeptieren (anstatt sich zu beschweren oder ständig zu fragen, warum die Dinge nicht mehr so laufen, wie sie vorher waren), fällt es Ihnen viel leichter, sich anzupassen und nehmen Sie die Änderungen in Schritt und Tritt.
Das Problem: Scheinbar nutzlose Richtlinien
Lesen Sie das Handbuch eines Unternehmens, und finden Sie Richtlinien für Richtlinien, die vom erwarteten Verhalten über die Kleiderordnung bis hin zur Freistellung reichen. Und zum größten Teil stellen Sie wahrscheinlich nicht in Frage, warum diese Richtlinien erforderlich sind.
Das heißt, bis Sie auf eine Regel stoßen, die etwas Absurdes festlegt: Beispielsweise kann die Zapfwelle nur in Halb- oder Ganztagesschritten anstatt stundenweise (und halbe Stunden? Vergessen Sie es!) Angefordert werden anstatt nur einer vier Stunden dieser kostbaren Urlaubszeit für einen Arzttermin zu nutzen. Oder die Regel, dass Mitarbeiter auf Stundenbasis nicht mit ihrem Handy SMS schreiben oder im Internet surfen können, selbst wenn sie während des Mittagessens und in den Pausen nicht auf der Uhr sind.
Für ein Büro voller Erwachsener, die wissen, wie sie ihre Arbeit erledigen können? Diese Richtlinien erscheinen unnötig und unfair.
Wie man handelt
So frustrierend die Regeln auch sein mögen, es gibt wahrscheinlich triftige Gründe dafür. Ich habe festgestellt, dass es mir hilft, sie zu akzeptieren (und durchzusetzen), wenn ich in der Lage bin, mehr Informationen über diese Gründe zu erhalten. Wenn ich zum Beispiel feststelle, dass unser Zapfwellensystem nur vier- oder achtstündige Anfragen verarbeiten kann, bin ich zufriedener, als davon auszugehen, dass unsere Personalabteilung uns lediglich zwingen möchte, unsere Stunden so schnell wie möglich zu verbrauchen möglich. (Ich weiß auch, da dies der einzige Grund für die Regel ist, dass es möglich sein kann, sie zu umgehen - wie einem Angestellten zu erlauben, ihre Mittagspause zu überspringen, um den Termin des Arztes nachzuholen, der sie verspätet hat.)
Das Problem: Mangelnde Entscheidungsfähigkeit
Solange Sie keine Direktorenposition innehaben, haben Sie nicht viel Spielraum, um Entscheidungen für Ihr Team, Ihre Kunden oder sogar für sich selbst zu treffen.
Zum Beispiel besteht die Hauptaufgabe meines Teams darin, die Kundensoftware für die elektronische Übermittlung von Versicherungsansprüchen einzurichten. Kürzlich wurde uns jedoch auch die Verantwortung für die Beantwortung von Rechnungsstreitigkeiten übertragen. Kunden würden sich also darüber ärgern, dass ihnen der doppelte Betrag in Rechnung gestellt wurde, den sie hätten haben sollen. Wir könnten das Problem bis zu einem gewissen Grad untersuchen, da wir uns remote bei ihrem System anmelden könnten.
Aber der Haken war, dass wir, selbst wenn wir feststellten, dass die Rechnung nicht korrekt war, keinen Zugang zum Vertrag des Kunden hatten, der genau darlegte, wofür sie verantwortlich waren und wofür sie nicht verantwortlich waren. Auch wenn sich herausstellte, dass der Kunde eine Überzahlung verdient hatte, waren wir nicht befugt, sie ihm zu überweisen. Wir mussten den Kunden in eine andere Abteilung verlegen und dann die Ränge durchgehen, um die Genehmigung zu erhalten. Es war für alle Beteiligten anstrengend und ärgerlich.
Egal in welcher Position Sie arbeiten, wahrscheinlich erleben Sie dies auch. Möglicherweise sind Sie nicht befugt, Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu ändern oder für einen Kunden etwas zu unternehmen, ohne dies ordnungsgemäß zu genehmigen. Dies kann zu unangenehmen Situationen führen.
Wie man handelt
Wenn ich im Voraus weiß, dass ich nicht die richtige Person bin, um eine Änderung vorzunehmen oder eine Genehmigung für etwas zu erteilen, möchte ich dies von Anfang an vollständig offenlegen. Wenn ich mit einem Kunden über eine Rechnung spreche, erkläre ich vor dem Gespräch: „Ich werde Ihnen helfen, dieses Problem zu untersuchen, aber um Ihre Rechnung tatsächlich zu korrigieren, muss ich Sie an unseren Kundendienst weiterleiten Abteilung, OK? "
Indem Sie mit allen Beteiligten die richtigen Erwartungen festlegen, vermeiden Sie die Frustration, die entstanden wäre, wenn Sie bis zum Ende des Gesprächs gewartet hätten, um Ihren Mangel an Autorität zu erklären.
Das Problem: Endloser Papierkram und Bürokratie
Während Sie möglicherweise eine endlose Aufgabenliste und eine vollständige Liste von Projekten haben, ist es oft einfacher gesagt als getan, Fortschritte bei diesen Elementen zu erzielen. Anstatt direkt einzutauchen, müssen Sie zunächst einen Projektplan erstellen, in dem die einzubeziehenden Personen, die anfallenden Kosten und der voraussichtliche Zeitplan aufgeführt sind.
Um Feedback zu erhalten, senden Sie es per E-Mail an Ihren Chef. Wenn Sie nach einer Woche keine Antwort erhalten, senden Sie ein paar Follow-up-Nachrichten. Sie werden darauf warten, dass er oder sie die Genehmigung erhält, und erst dann, Wochen nachdem Sie das Projekt „gestartet“ haben, können Sie tatsächlich beginnen.
Klingt bekannt? In solchen Umgebungen ist es schwierig - und unglaublich frustrierend -, tatsächlich etwas zu tun.
Wie man handelt
Leider wird es nur länger dauern, wenn Sie sich einem bestehenden Genehmigungsverfahren widersetzen, so lang und mühsam es auch sein mag. Zum Beispiel kommen meine Mitarbeiter oft zu mir, um sich über eine bestimmte Vorgehensweise zu beschweren, und ich frage jedes Mal: „Können Sie ein paar Beispiele dokumentieren?“ Denn nur so kann ich feststellen, ob a Änderungen können vorgenommen werden - und wenn dies der Fall ist, sollten Sie sie den Vorgesetzten vorlegen. Wenn meine Mitarbeiter mit diesen Beispielen nicht vertraut sind, verlängert sich der Prozess um mindestens ein oder zwei Tage. Wenn sie jedoch bereit sind, können wir sofort loslegen.
Gleiches gilt für das Erstellen von Projektplänen, das Ausfüllen von Dokumenten und das Erstellen von Projektplänen. Ja, sie sind ein Schmerz, aber wenn Sie die Notwendigkeit für sie vorhersehen und im Voraus beginnen können, haben Sie einen Vorsprung (und Sie vermeiden die Frustration, Ihren Chef wiederholen zu hören: „Haben Sie das dokumentiert? ”). Pro Tipp: Versuchen Sie, wiederverwendbare Vorlagen zu erstellen, die Sie verwenden können, wenn Sie um Genehmigung bitten, eine Änderung vorschlagen oder eine Idee präsentieren.
Letztendlich gibt es Regeln und Richtlinien, die einen reibungslosen Geschäftsablauf ermöglichen. Sie mögen frustrierend sein, gehen aber nirgendwo hin. Wenn Sie jedoch den Umgang mit der Bürokratie anpassen, können Sie leichter im Wasser navigieren - und Sie werden einen großen Unterschied in Ihrem Arbeitsalltag bewirken.
