Haben Sie jemals das Gefühl, in ein schwarzes Loch zu schreien, wenn Sie eine E-Mail senden oder eine Voicemail für jemanden hinterlassen? Sie geben Ihre Anfrage an das Universum weiter - und setzen sich dann mit gekreuzten Fingern an Ihren Schreibtisch, in der Hoffnung auf eine rechtzeitige Antwort.
Dank meiner Arbeit in der PR-Welt habe ich alles gesehen, wenn es um unbeantwortete Nachrichten geht. Ich habe die Korrespondenz mit CEO-Kunden (auch bekannt als die ständig beschäftigten), den Führungskräften und Rechtsteams der Kunden meiner Kunden (auch bekannt als die, die mich für unwichtig halten) und den Medien (auch bekannt als die, die dies nicht tun) geführt mit PR-Leuten umgehen wollen). Dabei habe ich viel darüber gelernt, wie man Antworten bekommt, wenn man sie braucht.
Unabhängig von der Ursache für die Verzögerung finden Sie hier einige Tipps, wie Sie beschäftigte (und ärgerliche) langsame Antwortende auf sich aufmerksam machen können.
Stellen Sie die Verbindung her
Wenn Sie sich mit einer anderen Person in Verbindung setzen, müssen Sie ihr in erster Linie einen Grund geben, Ihnen helfen zu wollen.
Vermeiden Sie zunächst Fehler, die den Empfänger sofort trennen. Die falsche Schreibweise seines oder ihres Namens ist ein gutes Beispiel: Ich weiß, dass es grundlegend ist, aber ich kann Ihnen nicht sagen, wie viele E-Mails ich für Ashely oder Ashleigh erhalte - und wenn ich das tue, ärgere ich mich sofort und bin weniger geneigt, schnell zu antworten. Versuchen Sie auch, nicht wie ein Verkaufsgespräch zu klingen (zum Beispiel „Ich möchte mit Ihnen darüber sprechen…“) - damit möchte sich niemand befassen.
Ziehen Sie stattdessen die Aufmerksamkeit Ihres Kontakts auf sich, indem Sie alles für ihn oder sie relevant machen. Ich mag es, mit „Ihnen“ alles Mögliche zu sagen - zum Beispiel anstatt zu sagen: „Sie müssen sich diese Formulare ansehen.“ Sagen Sie: „Ihr Kunde muss diese Formulare genehmigen.“ Dies ist ein einfacher, aber effektiver Trick.
Sie können Menschen auch ansprechen, indem Sie mit ihrer Persönlichkeit oder ihren Tastenkombinationen spielen. Zum Beispiel wird jemand, der ein bisschen Ego hat, wahrscheinlich am besten auf eine Bestätigung antworten, wie wichtig er oder sie ist (z. B. „Ich weiß, wie wichtig Ihre Zeit ist, also schlage ich vor, dass wir einen 10-minütigen Anruf einleiten, um zu diskutieren die Fallstudie. ”).
Machen Sie es einfach, schnell zu antworten
Selbst wenn Ihr Kontakt Hilfe benötigen sollte, hat jemand, der beschäftigt ist, keine Zeit, eine verschlungene E-Mail zu durchsuchen oder eine lange, weitläufige Voicemail abzuhören. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Nachricht rationalisieren und es ihm oder ihr einfach machen, schnell zu reagieren, indem Sie die folgenden Taktiken anwenden.
Haben Sie eine informative Betreffzeile
Verwenden Sie Ihre Betreffzeile, um Ihren Bedarf sofort anzuzeigen und dem Empfänger zu helfen, Ihre Anfrage zu priorisieren. Das Beginnen mit „Zur Überprüfung“, „Feedback erforderlich“ oder „Bitte bis Dienstag antworten“ ist eine schnelle Möglichkeit, Ihre Erwartungen von Anfang an klar zu machen.
Komm auf den Punkt
Verbringen Sie nicht viel Zeit in Ihrer Nachricht mit nicht relevanten Informationen oder Feinheiten. Seien Sie höflich und sagen Sie kurz: "Hoffe, dass Sie heute Morgen gut behandelt werden". Machen Sie sich dann mit der Einführung und dem Grund für die Zufriedenheit des Empfängers vertraut. Halten Sie dies auch einfach (z. B. „Ihr Kunde X und ich arbeiten zusammen an Y, und ich wurde informiert, dass Sie der beste Ansprechpartner für Z sind“).
Geben Sie Fristen für Aufträge
Um zu verhindern, dass Ihre E-Mail oder Voicemail in den Stapel „Wann immer ich dazu komme“ verschoben wird, stellen Sie bestimmte Fragen oder geben Sie Aktionselemente an und geben Sie einen Zeitplan an, wann Sie eine Antwort bevorzugen. Bei bestimmten Projekten und Kunden habe ich Erfolg mit der Aussage: „Bitte geben Sie Ihr Feedback bis Freitag. Zu diesem Zeitpunkt aktualisiere ich dieses Dokument und sende es zur Überprüfung an den Rest des Teams. “Es ist eine nette Möglichkeit zu implizieren:„ Wenn Sie es nicht rechtzeitig erreichen, haben Sie in dieser Angelegenheit Ihr Mitspracherecht verloren . "
Geben Sie eine Empfehlung ab
Wenn Sie eine Antwort auf eine Frage oder eine Lösung für ein Problem suchen, geben Sie immer ein paar verschiedene Optionen und Ihre Empfehlung an. Auf diese Weise muss die Person, mit der Sie sich in Verbindung setzen, weniger darüber nachdenken und kann schnell mit "Ja, Ihre Empfehlung ist in Ordnung" oder "Gehen wir mit Option 1" antworten.
Smart nachverfolgen
Sie haben es dem Empfänger also leicht gemacht, zu antworten, und Sie erhalten immer noch keine Antwort. Was jetzt? Es ist Zeit für das Follow-up. Es kann schwierig sein, das Gleichgewicht zu halten, wenn man hilfreich und nervig ist, aber es ist möglich, wenn man der richtigen Kommunikationslinie folgt.
Nehmen Sie sich nach Ihrer ersten E-Mail eine kurze Zeit, die entsprechend Ihrer Frist sinnvoll ist. Diese E-Mail sollte Ihre Original-E-Mail mit einem kurzen Satz oben enthalten, der Sie an die ursprüngliche Anfrage und den Termin erinnert. Bringen Sie auch alle erforderlichen Materialien wieder an.
Eine zweite E-Mail und Sie erhalten noch keine Antwort? Zeit für einen Anruf. (Warten Sie nach dem Senden der Folge-E-Mail mindestens 24 Stunden, es sei denn, Sie benötigen unbedingt etwas früher.) Seien Sie kurz, ob Sie die Person anrufen oder eine Voicemail hinterlassen. Erinnern Sie ihn oder sie an die ursprüngliche E-Mail, wer Sie sind und was Sie brauchen.
Egal, wie Sie weitermachen, gehen Sie immer mit dem nächsten Schritt in Ihren Händen - "Ich werde morgen weitermachen" oder "Wenn ich bis zum Ende des Tages keine Antwort von Ihnen bekomme, werde ich es sein." Das restliche Feedback des Teams einfließen lassen und an den Kunden senden. “
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Versuche, die Person zu kontaktieren, nachverfolgen. Die Bezugnahme auf diese Versuche kann Ihre Dringlichkeit anzeigen und sich als nützlich erweisen, wenn Sie gezwungen sind, eine Sicherungskopie einzuspielen, um Hilfe zu leisten.
Ziehen Sie die großen Waffen heraus
Wenn Sie in diesem Fall mehrere Male erfolglos versucht haben, mit jemandem in Kontakt zu treten, versuchen Sie, andere Parteien auf Ihre Anforderungen hin zu kopieren. Antworten Sie (erneut) auf Ihre ursprüngliche E-Mail und fügen Sie Folgendes hinzu: „Ich wollte nur in die unten stehende E-Mail einchecken. Hatten Sie die Gelegenheit, …? “Und kopieren Sie Ihren Chef, den Kunden oder denjenigen, von dem Sie glauben, dass er ihn anspornt. Es ist nicht meine Lieblingsbeschäftigung, und Sie können den Empfänger ein wenig irritieren, aber es wird Ihnen auf jeden Fall zur Not eine Antwort geben.
Als letzte Möglichkeit können Sie einen anderen Kontakt suchen, der Ihre Frage beantworten kann, oder den ursprünglichen Empfänger zur Beantwortung drängen. Dies kann ein interner Kontakt sein, zu dem Sie eine gute Beziehung haben, oder jemand mit mehr Macht. Vorsichtsmaßnahme: Wenn Sie in dieser Situation nach etwas greifen, möchten Sie dem ursprünglichen Kontakt niemals die Schuld geben. Stellen Sie es stattdessen so ein: "Ich muss das so schnell wie möglich in Gang bringen - können Sie mir helfen?"
Wer hätte gedacht, dass eine E-Mail oder Voicemail so kompliziert sein kann? Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, besteht fast immer die Notwendigkeit, mit anderen in Kontakt zu treten, und leider wird es immer langsame Kontakte geben. Mit diesen Tipps sollten Sie jedoch in der Lage sein, die erforderlichen Antworten rechtzeitig (oder zumindest zu einem bestimmten Zeitpunkt) zu erhalten. Jetzt geh raus und hol ein paar Antworten!
