Heben Sie Ihre Hand, wenn Sie sich in einer der folgenden Situationen bei der Arbeit befunden haben:
- Ein Meeting, das überläuft und Sie dazu zwingt, entweder zu spät zu Ihrem nächsten Meeting zu erscheinen, ein Projekt nicht rechtzeitig abzuschließen oder ein After-Work-Event zu verpassen.
- Ein Meeting, das so unorganisiert ist, dass Sie sich denken, was ist gerade passiert?
- Eine Besprechung, die eine reine Zeitverschwendung darstellt.
Sehe ich alle Hände in der Luft? Dachte es mir. Jedes einzelne dieser Probleme könnte mit einer einfachen Sache gelöst werden: einer Sitzungsagenda .
Was ist das für ein magisches Konzept, fragst du? Ein Dokument, das die folgenden Elemente abdeckt:
- Was Sie vorbereiten oder zum Meeting mitbringen müssen
- Wer ist da?
- Warum Sie sich treffen und welche Ziele Sie erreichen möchten
- Worüber Sie sprechen, wer über was spricht und wie viel Zeit jedes Thema in Anspruch nimmt, um zu diskutieren
- Alle weiteren Schritte, die Sie nach dem Meeting ausführen möchten
Sie haben so etwas wahrscheinlich schon einmal benutzt, aber auf eine weniger formelle Art und Weise. Sie haben beispielsweise den Abschnitt Notizen in Ihrer Kalendereinladung ausgefüllt, um den Nutzern mitzuteilen, auf welche Dokumente sie verweisen sollen. Oder Sie haben eine E-Mail gesendet, in der Sie kurz den Punkt des Dienstag-Meetings umreißen, zu dem Sie gerade das gesamte Unternehmen eingeladen haben.
Ein genaueres, konkretes Layout für genau das, was Ihre Besprechung sein sollte und wird, kann so unglaublich nützlich sein. Zum einen ist es eine wichtige Dokumentation: Wenn Sie schriftlich festhalten, worüber Sie gesprochen haben und welche Entscheidungen Sie getroffen haben, können Sie sich auf etwas beziehen, falls jemand (einschließlich Ihres Chefs) Ihre zukünftigen Entscheidungen in Frage stellt.
Und zum anderen hilft es selbst den nervösesten Gruppen, organisiert und konzentriert zu bleiben und sie gleichzeitig zur Rechenschaft zu ziehen. Die Teilnehmer können sich auf das Gespräch vorbereiten, was bedeutet, dass Sie Ihre begrenzte Zeit effizient nutzen können, sich sicher fühlen können, dass das Meeting produktiv war und Sie die nächsten Schritte leichter identifizieren können.
Zum Glück haben wir eine Agenda-Vorlage erstellt, die Sie jetzt ausfüllen können. So sparen Sie Zeit beim Verfassen Ihrer eigenen Agenda . Öffnen Sie einfach das Dokument, machen Sie eine Kopie und lassen Sie sie von Ihrem Teamleiter ausfüllen.
Nachdem Sie es ausgefüllt haben, senden Sie es an alle Beteiligten, wenn Sie Ihr Meeting planen. (Es kann ratsam sein, eine Notiz mit der Aufschrift " Bitte überprüfen Sie die Tagesordnung" beizufügen, bevor wir uns am treffen. )
Eine Agenda ist für nahezu jede Art von Besprechung hilfreich. Beim Einchecken bietet es Transparenz und Zeit für die Vorbereitung von Nachfragen, bei Kundenbesprechungen zeigt es die Führung, bei Gruppen-Brainstormings sorgt es dafür, dass Sie nicht abgelenkt werden, und für alle zeigt es, dass Sie ihre Zeit schätzen.
Jeder gewinnt!
