Bei richtiger Ausführung können virtuelle Videokonferenzen - insbesondere Google Hangouts - entfernte Teams zusammenbringen, sicherstellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden, und es allen ermöglichen, ohne die gedämpfte Konferenzraumatmosphäre mitzumachen (wer es nicht mag, auf der Couch zu chillen) für ein Treffen?).
Aber wann falsch gemacht? Google Hangouts können eine enorme Zeitverschwendung sein, ganz zu schweigen von extrem ablenkenden und umständlichen Situationen (15-Sekunden-Pausen machen niemals Spaß).
Möchten Sie einen effizienten und erfolgreichen Google Hangout, der nicht alle verrückt macht? Hier sind ein paar wichtige Dinge zu beachten.
1. Planen Sie wie bei jedem anderen Meeting
Nur weil Sie für ein Meeting nicht physisch im Büro sein müssen, können Sie die Vorbereitungen im Allgemeinen nicht abkühlen. Schließlich möchten Sie, dass Ihre Besprechung so schnell (und schmerzhaft) wie möglich ausgeführt wird.
Bedeutung: Machen Sie einen Spielplan. Wenn Sie den Hangout leiten, senden Sie zuvor eine kurze Agenda an alle, damit diese wissen, was sie zu erwarten und vorzubereiten haben. Wenn Sie das Meeting nicht leiten, schlagen Sie der betreffenden Person vor, eine kurze E-Mail mit den wichtigsten Gesprächsthemen zu senden. Ich habe einmal in einer virtuellen Besprechung gesessen, in der die Person, die die Besprechung durchführt, vergessen hat, einem anderen Mitarbeiter vorher zu sagen, dass er ein bestimmtes (und wichtiges) Dokument suchen soll, sodass diese Person während der Besprechung 20 Minuten lang in ihrem Posteingang nach diesem Dokument gesucht hat. Weisen Sie den Rest von uns darauf hin, dass wir unbeholfen an unseren Computern sitzen und nicht wissen, was zu tun ist.
Sie können diese Zeitverschwendung jedoch ganz einfach vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass jeder im Voraus weiß, was er mitbringen soll, und bereit ist, mitzumachen, sobald er sich anmeldet.
Ein kleiner Profi-Tipp: Verwenden Sie die Chat-Funktion von Google Hangout auf der rechten Seite des Bildschirms, um schnell eine Agenda aufzuschreiben, auf die sich jeder beziehen kann. Es muss nicht detailliert sein, kann aber als Hinweis dienen, um alle auf dem Laufenden und konzentriert zu halten.
2. Besprechen Sie das Format im Voraus
Google Hangouts sind möglicherweise umständlicher als persönliche Besprechungen. Wenn Sie und eine Gruppe von Personen physisch in einem Raum sitzen, ist es einfach, körperliche Hinweise zu erfassen, um herauszufinden, wer als Nächstes spricht oder wie sich das Meeting im Allgemeinen anfühlt. Aber wenn Sie an einem Computerbildschirm sitzen und nichts außer dem Gesicht einer Person sehen können? Es ist ziemlich viel schwieriger.
Auch hier kann ein Großteil der Unannehmlichkeiten reduziert werden, wenn jeder das Format der Besprechung im Voraus kennt. Wird eine Person viel mehr reden als alle anderen? Bitten Sie andere Besprechungsmitglieder, mit stummgeschalteten Mikrofonen in den Hangout zu kommen. Ist die Sitzung ein Roundtable-Brainstorming? Teilen Sie den Leuten mit, in welcher Reihenfolge sie präsentiert werden sollen, damit Sie sich nicht mit jedem unterhalten müssen, der über einander spricht, oder mit den langen, unangenehmen Pausen. (Das sind die schlimmsten.)
3. Nutzen Sie die Google Hangout Apps
Vielen Menschen ist nicht bewusst, dass einige Symbole in einer Besprechung lebensrettend sein können, insbesondere, wenn Sie versuchen, sie so schnell wie möglich in Gang zu bringen.
Siehst du das kleine Mikrofonsymbol? Das ist eine Stummschaltfläche. Verwenden Sie es, wenn Ihre Umgebung laut ist oder wenn Sie etwas tippen, während andere sprechen. Es ist eine große Höflichkeit für die anderen Personen in Ihrem Hangout.
Wenn Sie sich in einer Besprechung befinden, in der Sie alle gleichzeitig versuchen, ein Dokument oder eine Webseite anzuzeigen, verwenden Sie die Bildschirmaufnahmeoption von Google Hangout. Ich war in zu vielen Google Hangouts, in denen eine Menge Leute versuchen, auf ihren eigenen Computern auf dieselbe Webseite zuzugreifen (und daher den Hangout nicht wirklich zu beachten). In diesen Situationen ist dies ein Glücksfall.
Google hat auch eine Menge anderer Apps speziell für Hangout. Sehen Sie also nach, welche für Ihr Team am besten geeignet sind. Angefangen von einem virtuellen Whiteboard, auf das Ihre Mitarbeiter für ein Brainstorming zurückgreifen können, bis hin zu einer seltsamen kleinen App, die jedem Schnurrbart und lustige Hüte bietet, finden Sie alles, was Sie brauchen, um Ihren Hangout produktiver und unterhaltsamer zu gestalten.
Insgesamt können Google Hangout-Besprechungen genauso effektiv sein (wenn nicht sogar effektiver) als persönliche Besprechungen. Sie brauchen nur ein bisschen Übung und Planung im Voraus. Aber wenn Sie alle auf die gleiche Seite bringen können, wird es ein reibungsloses, unangenehmes Segeln sein.
