Egal, ob Sie versuchen, Ihren neuen Chef zu beeindrucken oder eine Beförderung anzustreben, es kann schwierig sein, zu mehr Arbeit Nein zu sagen. Schließlich möchten Sie, dass jeder Ihre fleißige, herausfordernde und für alles gewappnete Haltung sieht. Leider ist jedes neue Projekt, das Sie übernehmen möchten, mit einer bevorstehenden Frist verbunden - und bevor Sie es wissen, können Sie sich kaum noch über Wasser halten.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Projekte allmählich ins Wanken geraten oder Sie einfach nicht das Beste geben können, weil Sie zu dünn sind, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Situation zu klären, bevor Ihre To-Do-Liste das Beste aus Ihnen herausholt. Hier sind einige Möglichkeiten, um eine überwältigende Arbeitsbelastung zu bewältigen und wieder auf Kurs zu kommen.
1. Erstellen Sie einen Zeitplan
Behalten Sie einen Gesamtzeitplan für alle Ihre Endtermine bei, indem Sie einen Kalender in iCal oder Google Kalender einrichten oder einen netten Planer verwenden (ich mag die Einrichtung von Moleskines wöchentlichen Notizbüchern). Wenn Sie alles an einem Ort sehen, können Sie Ihre Zeit priorisieren, da Sie bereits Tage und Wochen im Voraus genau wissen, was auf Sie zukommt.
Aber hören Sie nicht damit auf - der Trick, Ihre Zeit zu organisieren, besteht darin, Ihre Projekte in Mini-Ziele aufzuteilen, die leichter zu erreichen sind. Kleine, erreichbare Ziele helfen Ihnen, schwierige Projekte zu meistern und auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Wenn Sie beispielsweise eine große Arbeitsveranstaltung planen, müssen Sie eine Reihe von Gruppen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros koordinieren. Anstatt eine große Frist für das Datum der Veranstaltung festzulegen, sollten Sie diese in den Wochen vor der Veranstaltung in kleinere Aufgaben einteilen, z. B. sicherstellen, dass Ihr Caterer Ihr Menü hat, die richtige Anzahl von Teilnehmern festlegen und Handouts prüfen und ausdrucken. Das Erreichen dieser Minitore auf dem Weg stellt sicher, dass nichts bis zur letzten Minute übrig bleibt.
2. Bleiben Sie wachsam
Das Einrichten Ihres Master-Zeitplans ist nur die halbe Miete - die andere Hälfte nutzt ihn tatsächlich. Wenn Sie es nicht gewohnt sind, Ihren Kalender täglich zu überprüfen, müssen Sie möglicherweise einen kleinen Schritt in die richtige Richtung tun. Nachdem Sie also die Fristen für sich selbst festgelegt haben, legen Sie auch einige Warnungen fest. Ein Popup auf Ihrem Computer oder Telefon kann eine schnelle Erinnerung an die bevorstehenden Ereignisse sein (sehen Sie sich Apps wie 2Do, Wunderlist und Todoist an) oder, wenn Sie einen Papierplaner verwenden, visuelle Warnungen mit Post-Its einrichten, die Sie daran erinnern von dem, was in der kommenden Woche passiert.
Diese Warnmeldungen können Kontrollpunkte für große Fristen enthalten (z. B. können Sie auf halbem Weg zum Fälligkeitsdatum Ihres Projekts einen Alarm einstellen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Vorgesetzten auffordern, einen Entwurf Ihres Berichts zu überprüfen) oder nur allgemeine tägliche Erinnerungen (Richten Sie beispielsweise Warnungen für Montag und Mittwoch ein, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, bevor Ihnen am Ende der Arbeitswoche die Zeit ausgeht.)
3. Organisieren Sie es
Wenn Sie gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, kann Ihr Posteingang schnell zu einem überwältigenden Informationsgewirr werden. Und während Sie den Fluss von E-Mails nicht stoppen können, können Sie Ihre Aufgaben zumindest organisiert und getrennt halten.
Fügen Sie Ihrem Posteingang Ordner und Farbcodes hinzu, damit Sie wichtige Informationen bei Bedarf finden können. Erstellen Sie zum Beispiel einen separaten Ordner für jede bestimmte Aufgabe, an der Sie arbeiten. Auf diese Weise können Sie ganz einfach nach Konversationen oder Dateien suchen, die Sie benötigen.
Um noch einen Schritt weiter zu gehen, können Sie in Outlook sogar eine Regel einrichten, mit der E-Mails von bestimmten Adressen oder mit bestimmten Ausdrücken in der Betreffzeile an die von Ihnen erstellten Ordner gesendet werden. Google Mail macht dasselbe, wenn Sie einen Filter einrichten. Mit beiden Methoden können Sie Ihren Posteingang vorsortieren, sodass Sie keine wertvolle Zeit für das Durchsuchen des Chaos aufwenden müssen!
4. Holen Sie sich kleine Sachen aus dem Weg
Sind Sie für sich wiederholende Berichte oder Tabellen verantwortlich, die wöchentlich oder monatlich veröffentlicht werden müssen? Um Zeit und Energie zu sparen (und wertvollen Speicherplatz auf Ihrer bereits überfüllten Aufgabenliste freizugeben), erstellen Sie für jeden Bericht eine Vorlage, anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen.
Erhalten Sie ständig E-Mails mit ähnlichen Fragen? Erstellen Sie in Google Mail vorgefertigte Antworten oder speichern Sie ein Word-Dokument mit Antworten auf häufig auftretende Probleme (z. B. Verwendung Ihrer FTP-Site, Kontaktaufnahme mit dem Kundendienst oder Termine für bevorstehende Messen) auf Ihrem Desktop. Wenn Sie etwas haben, aus dem Sie leicht ausschneiden und einfügen können, ist die Beantwortung von Routine-E-Mails weniger zeitaufwändig.
Wenn Sie die kleinen Dinge frühzeitig erledigen und sie so rational wie möglich gestalten, haben Sie mehr Platz für die Arbeit an komplexen Projekten.
5. Bleiben Sie auf dem Laufenden
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, bevor Sie abends abreisen, um sich Ihren Zeitplan anzusehen und ihn mit Ihrem täglichen Fortschritt zu aktualisieren (auch wenn Sie nur diese Woche machen, ist das eine große Hilfe!). Haben Sie eine Aufgabe nicht ganz erledigt? Verschieben Sie es auf den nächsten Tag oder den nächsten Zeitblock, den Sie für dieses bestimmte Projekt geplant haben. Es ist auch hilfreich, an jedem Tag (oder sogar nur einmal pro Woche) etwas Freizeit einzuplanen, damit Sie flexibler sein können, wenn Sie ein Miniziel nicht erreichen und Ihren Zeitplan neu ordnen müssen.
Wenn Sie jeden Tag im Auge behalten, was Sie tun, können Sie sich nicht nur überfordert fühlen, sondern auch einschätzen, wie viel Zeit Sie wirklich für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe benötigen. Und wenn Sie das wissen, werden Sie genau bestimmen, wie viel Sie in Zukunft übernehmen können!
6. Sprechen Sie über das Teilen
Wenn Sie feststellen, dass einige Ihrer Miniziele nicht erreicht werden, weil nicht genügend Zeit zur Verfügung steht, weil andere Projekte Vorrang haben oder weil neue Verantwortlichkeiten immer wieder auf Ihrem Schreibtisch landen, ist es möglicherweise Zeit, mit Ihnen zu sprechen Vorgesetzter über die Neuverteilung eines Teils Ihrer Arbeit.
Dies ist ein weiterer Grund, warum ein detaillierter Zeitplan für Ihre Projekte nach Tag und Woche geplant werden muss: Wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, was in welchem Zeitraum getan werden muss, kann Ihr Chef leicht erkennen, was auf Ihrem Teller steht. Anschließend können Sie gemeinsam festlegen, was am wichtigsten ist, um auf Ihrer unmittelbaren Aufgabenliste zu bleiben, und was zurückgeschoben oder an eine andere Person delegiert werden kann.
Ja, es kann schwierig sein, loszulassen, aber es ist immer wichtiger, die Arbeitsbelastung mit dem Rest Ihres Teams zu teilen und Ihre Fristen einzuhalten, als zu beweisen, dass Sie mit all dem fertig werden und es nicht ganz schaffen.
Schließlich, wenn Sie das Gefühl haben, es zu verlieren, atmen Sie tief durch. Denken Sie daran, bei der Kontrolle geht es darum, sich selbst zu organisieren und ehrlich zu sein, was Sie tun können.
