Da E-Mails in den meisten Büros die Hauptkommunikationsform sind, wählen wir unsere geschriebenen Wörter nicht immer so sorgfältig aus, wie wir sollten. Besonders wenn wir versuchen, schnell durch einen vollen Posteingang zu kommen oder Nachrichten zwischen Besprechungen auf unseren Telefonen zu beantworten, ist es leicht ärgerlich, aggressiv oder einfach nur unhöflich, ohne es zu merken. Mit nur wenigen eingegebenen (oder weggelassenen) Wörtern kann eine schnelle E-Mail von einer freundlichen Nachricht zu einer totalen Katastrophe werden.
Nun, es ist Zeit für eine E-Mail-Intervention. Hier sind einige der häufigsten Fehler am Arbeitsplatz, die wir unbewusst machen - und einige Strategien zur schnellen Behebung, um sie in Zukunft zu vermeiden.
1.
Haben Sie jemals eine E-Mail mit nur einem Betreff erhalten? Ich habe gesehen, dass Sie telefoniert haben - rufen Sie mich an, wenn Sie eine Chance haben, oder Wo ist Ihr Monatsabschlussbericht? Ja - und Sie fanden es wahrscheinlich abstoßend, nervig oder beides. Denken Sie daran, ob Sie ein Mitarbeiter oder ein Manager sind, E-Mail und SMS sind nicht dasselbe - und werden es auch nie sein. Und eine E-Mail mit einem Betreff, der wie ein Text geschrieben ist, wird immer die gleiche Nachricht senden: Sie sind meine Zeit nicht wert.
Schnellkorrektur: Wir alle haben verrückte Tage im Büro, an denen Sie nur mit einem Kollegen oder einem direkten Mitarbeiter Kontakt aufnehmen müssen, ohne einen Roman zu schreiben. Also nicht. Verwenden Sie einen Betreff mit einem oder zwei Wörtern wie Besprechung oder Monatsende mit ein oder zwei kurzen Zeilen in Ihrer Nachricht:
Dieser Ansatz wird immer und für immer die zusätzlichen 15 Sekunden Ihrer Zeit wert sein.
2.
Wenn Sie über ein wichtiges Projekt oder einen wichtigen Bericht per E-Mail diskutieren, vollständige Wörter in allen Hauptstädten ausschreiben ( ich benötige Ihre Zustimmung bis zum Ende von heute ) und vollständige Sätze hervorheben, fetten oder unterstreichen, kann dies als Absenken empfunden werden an Ihre Kollegen.
Ich habe einmal mit jemandem zusammengearbeitet, der mir E-Mails mit NEEDS APPROVAL in Rot und Großbuchstaben in den Nachrichten oder mit vollständigen Absätzen in Gelb gesendet hat. Sie versuchte, informativ zu sein und wichtige Details zu nennen - aber ihre Herangehensweise erwies sich als übermäßig aggressiv.
Schnellkorrektur: Verwenden Sie fette oder kursive Überschriften oder Aufzählungszeichen, um die wichtigen Projekte oder Punkte, die Sie erstellen, hervorzuheben - und behalten Sie die Formatierung auf einige Wörter bei, nicht auf ganze Absätze. Wenn Sie befürchten, dass Ihr Leser eine E-Mail scannt und dringende Elemente übersieht, stellen Sie sicher, dass Sie einen informativen E-Mail-Betreff verwenden, z. B. Projekte, deren Genehmigung am Ende des Tages fällig ist. Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihre E-Mails schnell und präzise sind. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass der Empfänger alle erforderlichen Informationen erhält.
3.
Wenn Sie einem Kollegen eine E-Mail mit einem hilfreichen Hinweis oder einem Detail senden, das in einer vorherigen Nachricht übersehen wurde, klicken Sie auf "Allen antworten". Freundliche Beiträge oder Ratschläge können als herablassend oder wettbewerbsfähig empfunden werden, insbesondere wenn der Manager der Person ausgewählt wird. (Jemandes Chef per E-Mail mit einer Korrektur zu kopieren ist im Grunde dasselbe wie ihre konstruktive Kritik zu üben, während ihr Chef genau dort steht - es wird von genau niemandem geschätzt.)
Schnelle Fehlerbehebung: Wenn Sie einen Vorschlag für den Absender haben, senden Sie ihm eine E-Mail, idealerweise in einem anderen Thread, damit nicht versehentlich die Meldung "Allen antworten" angezeigt wird. Noch besser : Nehmen Sie den Hörer ab! Ein kurzer Anruf macht es einfach, die Details zu klären - ohne das Risiko, jemanden zu beleidigen.
4.
Ich weiß, wenn Sie schnell genug Zeit haben und Ihren Posteingang durchsuchen, kann es wie ein unnötiger Schritt erscheinen, Danke, Ihr Name , abzutippen , besonders wenn Ihre E-Mail-Signatur da ist. Nun, mach es trotzdem. Das Beenden einer E-Mail ohne Ihren Namen entspricht dem Verlassen eines Gesprächs, ohne sich zu verabschieden. Du siehst gehetzt und schlampig aus und es ist unhöflich.
Schnellkorrektur: Fügen Sie Ihrer Markensignatur Thanks und Ihren Namen hinzu und richten Sie diese so ein, dass Ihre E-Mail automatisch ausgefüllt wird, wenn Sie auf Senden klicken. Eine freundliche, professionelle Abmeldung wird jedes Mal durchgeführt - ohne dass Sie etwas tun müssen.
5.
Das Senden von E-Mails, die Ihr Manager nicht sehen soll, kann Sie in eine professionelle Bindung versetzen, wenn die E-Mail weitergeleitet wird. Und ja, das sollte selbstverständlich sein, aber es passiert immer noch. Eine Freundin von mir hat mit einer Frau zusammengearbeitet, die sich in einer E-Mail-Kette über sie beschwert hat, und weißt du was? Diese E-Mail landete schließlich in ihrem Posteingang.
Denken Sie auch daran, dass die E-Mail-Adresse des Unternehmens Eigentum des Unternehmens ist und als fair gilt, wenn die Personalabteilung entscheidet, dass sie Zugriff auf Ihr Konto benötigt. Ehrliche Ratschläge an einen Kollegen, Beschwerden über Ihre Mitarbeiter oder Einzelheiten zu Ihren Wochenendplänen sollten niemals Ihren Postausgang verlassen.
Schnellkorrektur: Seien Sie der absolute Profi und tun Sie so, als wäre Ihr Chef in jeder E-Mail, die Sie senden, bcc'ed. Ende der Geschichte.
