Haben Sie jemals einen dieser Tage erlebt, an denen Sie nach neun vollen Stunden im Büro immer noch keinen wichtigen Punkt von Ihrer To-Do-Liste gestrichen haben? Wenn Sie das Gefühl haben, Sie könnten produktiv sein - wenn Sie nur in einer stillen, ablenkungsfreien Box arbeiten und nicht alle 30 Sekunden von E-Mails, Telefonanrufen und Kollegen vorbeischauen würden?
Aber das ist natürlich nicht der Fall. Die meisten von uns jungen Berufstätigen sitzen in kleinen, überfüllten Kabinen, umgeben von Dutzenden anderer junger Berufstätiger in kleinen, überfüllten Kabinen, und sind gespickt mit den fortwährenden digitalen Ablenkungen unserer Telefone, Computer und Brombeeren.
Es ist kaum die beste Arbeitsumgebung. Wie können wir also die Ablenkungen im Büro ausschalten, uns anschnallen und die Dinge tatsächlich erledigen? Hier sind sechs einfache Lösungen.
1. Öffnen Sie die E-Mail-Kette
Nur weil Sie jeden Tag Unmengen von E-Mails erhalten, müssen Sie nicht an Outlook (oder Entourage oder Gmail) gebunden sein. Wenn Ihre E-Mails ständig auf dem Bildschirm angezeigt werden, kann dies die Produktivität beeinträchtigen.
Eine einfache Änderung: Lassen Sie Ihre E-Mail nicht den ganzen Tag auf Ihrem Monitor geöffnet. Deaktivieren Sie stattdessen alle Ihre Warnungen und versuchen Sie gemeinsam, Nachrichten nur zu festgelegten Zeiten zu überprüfen (ich überprüfe meine etwa einmal pro Stunde). Wenn Sie dadurch nervös werden - wenn Ihr Chef häufig E-Mails verschickt oder Sie einen Client haben, der wirklich sofortige Antworten benötigt -, können Sie festlegen, wie Outlook Sie benachrichtigt, damit nur die großen Dinge Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
2. Greifen Sie nicht zum Telefon
Nur weil es klingelt, heißt das nicht, dass Sie es beantworten müssen. Wenn Sie eine Stunde Zeit haben, um einen Bericht für Ihren Chef zu erstellen, und Sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer erhalten, lassen Sie ihn an die Voicemail gehen. Es lohnt sich nicht, den Fokus zu unterbrechen, es sei denn, Sie erwarten einen Anruf. Vertrauen Sie mir, wenn es wichtig ist, hinterlässt der Anrufer eine Nachricht und Sie können jederzeit zurückrufen.
Sie ersparen sich auch den Stress, nicht auf einen Anruf vorbereitet zu sein - wenn Sie eine Stunde lang Nummern drängen und ein Veranstaltungsort wegen einer verspäteten Sendung anruft, sind Sie nervöser, wenn Sie abheben, als wenn Sie aufhören, konzentrieren Sie sich erneut und rufen Sie später zurück, nachdem Sie diese Sendungsinformationen aufgespürt haben.
3. Signal an Ihre Mitarbeiter
Die soziale Atmosphäre ist eines der besten Dinge bei der Arbeit in einem Büro - aber es ist auch eines der ablenkendsten. Eine Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, besteht darin, mit Ihren Mitarbeitern ein System einzurichten, damit Sie alle wissen, wann Sie sich nicht gegenseitig belästigen müssen. Dies ist einfach, wenn Sie eine Bürotür haben, die Sie schließen können. Wenn nicht, entwickeln Sie ein eigenes Signal, das besagt: "Bitte unterbrechen Sie mich jetzt nicht."
Es kann so einfach sein, wie Kopfhörer aufzusetzen (auch wenn Sie keine Musik hören) oder Ihr Lieblingszubehör auf den Monitor zu kleben. Denken Sie daran, dass dies nur funktioniert, wenn Sie sich auch den ganzen Tag über zur Verfügung stellen. Manchmal brauchen die Leute Ihre Aufmerksamkeit.
4. Körperlich organisiert sein
Jetzt müssen Sie Ihren Schreibtisch nicht unbedingt papierfrei halten oder Ihre Ordner farblich kennzeichnen. Wenn Sie jedoch organisiert sind - wie auch immer es für Sie funktioniert - und Dinge finden, sind Sie produktiver. (Mein Schreibtisch sieht aus wie eine Schachtel mit Post-It-Notizen, die überall auf der Oberfläche explodiert sind, aber ich schwöre, ich habe ein System!) Niemand verschwendet gerne 10 Minuten damit, nach den Sitzungsprotokollen der letzten Woche zu suchen, wenn Sie tippen sollen Tagesordnung dieser Woche.
Dies ist auch ein Ort, an dem Technologie wirklich helfen kann. Ich finde es viel einfacher, Dinge digital abzulegen, deshalb lege ich Wert darauf, alles zu scannen und auf dem freigegebenen Laufwerk meines Unternehmens zu speichern. Auf diese Weise kann ich, wenn ich mit einem Kunden telefoniere und einen Vertrag noch einmal überprüfen muss, ihn einfach auf meinem Bildschirm anzeigen - ohne sie in der Warteschleife halten zu müssen, während ich in meiner Kabine nach rechts suche Mappe.
5. Lassen Sie sich ablenken!
Die Leute konzentrieren sich oft darauf, Ablenkungen wie Facebook, Online-Shopping-Sites und Streaming-Medien am Arbeitsplatz zu eliminieren. Aber so gerne Ihr Chef Sie acht (oder mehr) Stunden am Tag über Ihre Tastatur gebeugt sieht, um diese Tabelle zu betrachten, wird Sie das nicht produktiver machen.
Tatsächlich hat eine kürzlich durchgeführte Studie gezeigt, dass „das Surfen im Internet müde Arbeitnehmer tatsächlich erfrischen und ihre Produktivität steigern kann, verglichen mit anderen Aktivitäten wie dem Tätigen von persönlichen Anrufen, Texten oder E-Mails, geschweige denn, dass sie überhaupt keine Ruhe haben.“
Also, machen Sie weiter: Verbringen Sie 15 Minuten damit, Ihren Gawker-Klatsch nachzuvollziehen, oder stöbern Sie bei den Neuankömmlingen von JCrew. Die Pause macht Sie umso produktiver, wenn Sie sich wieder auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
6. Führen Sie ein Arbeitsjournal
Stellen Sie abschließend und vor allem fest, wie Sie persönlich am besten arbeiten. Schreiben Sie alles auf, was Sie tagsüber tun und wie lange Sie dafür brauchen - Sie werden wahrscheinlich überrascht sein.
Ich begann ein Arbeitsjournal zu führen, um festzustellen, wie viel von meinem Tag von Verwaltungsaufgaben in Anspruch genommen wurde und wie viel für langfristige Projekte übrig blieb. Aber es zeigte mir auch meine Arbeitsmuster - zum Beispiel, dass ich bei weitem die meiste Arbeit am Nachmittag erledige. Das zu erkennen, hat mir geholfen, einen besseren Zeitplan zu erstellen: Jetzt arbeite ich zu spät, anstatt zu früh zu kommen, und ich kann normalerweise viel mehr Produktivität in meinen Tag stecken.
Es ist nicht immer einfach, die Ablenkungen auszublenden, aber denken Sie nur: Je produktiver Sie jetzt sind, desto schneller gelangen Sie aus der Kabine in ein Büro, in dem Sie die Tür schließen können.
