Konfrontation (insbesondere Arbeitskonfrontation) macht niemandem Spaß. Aber noch unangenehmer als zu versuchen, jemandem etwas Unangenehmes ins Gesicht zu sagen, ist es, diese Gefühle per E-Mail auszudrücken.
Als Mitbegründer einer vollständig virtuellen Organisation mit mehr als 120 Mitarbeitern auf der ganzen Welt hatte ich eine Menge unangenehmer Konfrontations-E-Mails. Was sollten Sie also tun, wenn Sie sich in einer E-Mail-Situation befinden? Hier sind ein paar Tipps.
1. Verwenden Sie keine E-Mails, es sei denn, Sie müssen
Dies sollte selbstverständlich sein, aber es ist wichtig, dass E-Mails niemals vor Ihrer ersten Wahl für die Konfrontationskommunikation gesendet werden. Tatsächlich sollte es nur als letzter Ausweg verwendet werden.
Senden Sie eine Konfrontations-E-Mail nicht an jemanden, es sei denn, Sie haben versucht, auf jede andere Weise erfolglos mit ihm in Kontakt zu treten, oder wenn das Problem so dringend ist, dass er oder sie sofort informiert werden muss und nur verfügbar ist Option ist E-Mail. Konfrontations-E-Mails sollten außerdem nur für kleinere Probleme verwendet werden, nicht für große, lebensverändernde Ereignisse (wie das Abfeuern von Personen; idealerweise zumindest über Skype oder eine Plattform, auf der Sie das Gesicht einer Person sehen können).
Es gibt zwei Hauptgründe für diese Begründung. Erstens ermöglicht die persönliche Interaktion (auch wenn sie über Skype oder Google Hangout erfolgt), dass die andere Person bis zu einem gewissen Grad Mimik und Körpersprache versteht, was Ihnen dabei helfen kann, Ihre Argumente besser zu vermitteln. Zweitens können Wörter in einer E-Mail sehr leicht aus dem Kontext entfernt werden (ebenso wie der Kontext der E-Mail selbst), und Sie möchten nicht, dass eine Situation in die Luft jagt (fordern Sie die andere Person auf, sich bei Ihrem Chef zu beschweren deine E-Mail).
Es wird jedoch definitiv Zeiten geben, in denen Sie E-Mails verwenden müssen, und vertrauen Sie mir, in solchen Situationen ist es besser, per E-Mail zu kommunizieren, als überhaupt nicht.
2. Seien Sie so einfach und spezifisch wie möglich
Der wichtigste Teil beim Schreiben einer E-Mail ist, einfach zu sagen, was Sie sagen möchten. Nehmen Sie Ihren Kommentar oder andere Nebengedanken heraus (dies sollte kein Roman sein) und kommen Sie direkt zur Sache. Ihre gesamte Konfrontations-E-Mail sollte nur aus ein paar Sätzen bestehen, und das Ziel sollte sein, die Kommunikation so schnell wie möglich offline und in das reale Leben zu versetzen.
Was bedeutet das? Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, übergeben Sie nicht alles, was Ihnen in den Sinn kommt, und entschuldigen Sie sich auf keinen Fall für das, was Sie sagen. Sie können dies trotzdem tun, ohne gemein zu sein. Lesen Sie beispielsweise die E-Mail, die ich an einen meiner mitwirkenden Autoren gesendet habe.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Ihren Fall nicht in sechs Sätzen oder weniger erklären können, ist das Thema möglicherweise zu groß und haarig für E-Mails. Schließlich möchten Sie eine heikle Situation nicht minimieren. Eine kurze E-Mail mit Informationen zu versäumten Fristen, Auftragsqualität, Abwesenheit oder Fortschritten ist in Ordnung - aber Sie können sich nur vorstellen, wie schrecklich es wäre, eine E-Mail mit der Aufschrift „Hey, na und, ich wollte Sie nur wissen lassen werden gerade geschrieben. Cool."
3. Bieten Sie an, für den Chat verfügbar zu sein
Ein weiteres Problem, das auftritt, wenn Sie jemanden per E-Mail konfrontieren, ist, dass die Online-Kommunikation sehr einseitig ist. Jemand anderes kann Ihnen nicht sofort widersprechen. Stattdessen erhalten sie Ihre E-Mail, lesen sie, antworten und so weiter. Daher kann es eine Weile dauern, bis beide Parteien ihre Punkte geäußert haben, und in der Regel wird nicht viel erreicht.
Obwohl Sie die Konfrontation per E-Mail gesendet haben, sollten Sie der anderen Person die Möglichkeit geben, über ein anderes Medium zu antworten. Am Ende eines Briefes steht: "Lassen Sie mich auf jeden Fall wissen, wenn Sie Fragen haben, und wenn Sie dies weiter diskutieren möchten, können wir auf jeden Fall zu Mittag essen oder Skype nutzen."
4. Überlegen Sie, bevor Sie senden
Bevor Sie Ihre E-Mails im Cyberspace versenden, sollten Sie sich überlegen : Wenn meine Vorgesetzten dies sahen, was würden sie von dem halten, was ich sagte? Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Sie eine E-Mail senden, die zu hart ist oder eine andere Stimmung ausstrahlt, als Sie sich erhofft hatten. Wenn Sie glauben, Ihr Chef würde die falsche Nachricht erhalten, wenn er Ihre E-Mail ohne Kontext ansieht, dann ist es Zeit, zum Zeichenbrett zurückzukehren.
Versuchen Sie nach Möglichkeit, Ihre E-Mail einen Tag (oder mindestens ein paar Stunden) vor dem Senden zu schreiben. Wenn Sie Ihre Korrespondenz mitten in Wut schreiben, sollten Sie sich etwas abkühlen, bevor diese andere Person Ihre Nachricht sieht. In der Hitze der Wut werden nicht viele wichtige Entscheidungen getroffen, und Sie möchten mit Sicherheit nicht, dass Ihr Ruf in Frage gestellt wird, weil Sie eine nicht so sorgfältig formulierte E-Mail gesendet haben.
5. Auf die Antwort vorbereitet sein (oder nicht)
Natürlich sind E-Mails eine Einbahnstraße. Stellen Sie sicher, dass Sie auf alle Reaktionen vorbereitet sind, wenn Sie Konfrontationen verschicken. Nehmen Sie sich außerdem etwas Zeit, um zu überlegen, was Sie in verschiedenen Szenarien tun werden, z. B. wenn die Person am anderen Ende nicht reagiert oder Sie 10 Minuten später in die Luft sprengt.
Wenn der Verfasser, an den ich diese E-Mail gesendet habe, nicht innerhalb von drei oder vier Tagen antwortet, sende ich eine Folge-E-Mail mit einer Frist oder einem Ultimatum (etwa: „Wenn ich nicht von Ihnen höre Ich gehe davon aus, dass Sie nicht mehr daran interessiert sind, für The Prospect zu schreiben “). Dies setzt die andere Person etwas mehr unter Druck, zu reagieren.
Wenn Sie eine unhöfliche oder verärgerte Antwort erhalten, nehmen Sie sich etwas Zeit (mindestens ein paar Stunden), bevor Sie antworten. Es kann verlockend sein, sich zu wehren, und es ist auch sehr einfach, eine Nachricht in eine E-Mail-Kriegszone zu verwandeln. Und wieder sollte es Ihr vorrangiges Ziel sein, hinter dem Schutzschild der E-Mail hervorzugehen und die Dinge von Angesicht zu Angesicht zu besprechen.
