Die meisten Leute akzeptieren, dass Besprechungen ein Teil der Arbeit sind - aber das bedeutet nicht, dass sie Spaß daran haben. Wie diese Infografik zeigt, verbringen Manager zwischen 35 und 50% ihrer Zeit mit Besprechungen und bis zu vier Stunden pro Woche mit Statusaktualisierungen. Und die gleichen Chefs betrachten 67% der Meetings als Misserfolge.
Versuchen Sie, ihnen zu entkommen, und sie sind unglaublich wichtig für Ihre Karriere. Meetings sind ein professionelles Stadium - andere sehen dort Ihre Führungsqualitäten. Wie Sie Ihre Argumentation vermitteln, schwierige Fragen beantworten und eine Diskussion ermöglichen, wird in Bänden über Ihre Leistungsfähigkeit gesprochen. Die Leute nutzen diese Zeit, um andere einzuschätzen und zu beurteilen. Auch wenn Sie still sitzen und zuhören, senden Sie eine Nachricht.
Unabhängig von den Gründen, warum sie sich mit Meetings abmühen, wissen erfahrene Profis, dass sie einen Weg finden müssen, um ihre Glaubwürdigkeit zu steigern und auszubauen. Anstatt zu versuchen, sich zurückzuziehen oder sich zurückzuziehen, haben Sie fünf Möglichkeiten, um aus jedem Meeting, an dem Sie teilnehmen, das Beste herauszuholen.
1. Bringen Sie Ihre Stimme früh ins Zimmer
Die Dynamik der Besprechungen wird von den meisten Vokalsprechern frühzeitig festgelegt. Sprechen Sie also in den ersten fünf Minuten, um Selbstvertrauen zu zeigen und Ihre Stimme zu stärken. Sie profitieren nicht nur davon, dass Sie Ihre Ideen veröffentlichen, während alle noch frisch und aufmerksam sind. Auf Ihre Kommentare wird mit größerer Wahrscheinlichkeit auch später Bezug genommen, sodass Sie andere Möglichkeiten haben, um gehört zu werden.
2. Bauen Sie auf die Gedanken anderer
Der Dialog in Besprechungen kann schnell verlaufen, und Ideen werden schnell verworfen. Wenn andere Leute die Punkte, die Sie sagen wollten, annehmen, müssen Sie möglicherweise auf einen wirklich originellen, kreativen Gedanken warten, um das Wort zu ergreifen. Aber das ist eine hohe Messlatte und kann Sie am Rande halten (vielleicht für das gesamte Meeting).
Beachten Sie stattdessen, was andere sagen, und suchen Sie nach allgemeinen Themen, die die Konversation vorantreiben können. Es kann so einfach sein wie zu sagen: "Ich habe drei Leute Produktmodifikationen erwähnen hören, wie könnte das aussehen?" Oder "Wenn wir einen Schritt zurücktreten, ist der einzige Punkt, an dem wir festhalten, die Zeitleiste." Dies kann auch eine hilfreiche Methode sein, um Menschen davon abzuhalten, miteinander zu reden, und sie zu ermutigen, Bereiche zu finden, in denen sie sich einig sind.
3. Stellen Sie leistungsstarke Fragen
Eine verbreitete Kritik an Meetings ist, dass sie zu viel reden und nicht genug zuhören. Wenn die Leute sich zu sehr darauf konzentrieren, eine Flut von Ideen herauszubekommen, können Sie sich abheben, indem Sie die Gruppe dazu ermutigen, einander zuzuhören. Dies ist eine Rolle, die selten gespielt, aber gebraucht und geschätzt wird - sie zeigt Selbstvertrauen, dass jeder innehält und nachdenklich ist.
Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, leistungsstarke Fragen zu stellen. Dies sind eher "wie" und "was" Fragen als "warum". Weil sie die Menschen nicht in die Defensive treiben oder sich auf Tatsachen einlassen, ermutigen sie die Menschen, sich zu öffnen und expansiv zu denken.
Zum Beispiel können Sie fragen:
- Was ist der wichtigste Aspekt dieser Entscheidung?
- Wie werden wir den Erfolg messen?
- Was unterscheidet diesen Vorschlag von dem, was wir zuvor versucht haben?
- Welche Themen tauchen für Sie auf?
4. Seien Sie vorbereitet (aber bleiben Sie flexibel)
Wenn Sie sich auf Besprechungen vorbereiten, kommen Sie sofort aus einer Position der Stärke. Das kann bedeuten, dass Sie die Agenda durchlesen, im Voraus recherchieren oder sich vorher Ideen einfallen lassen.
Die meisten von uns wissen, dass es uns helfen wird, Vertrauen zu zeigen, wenn wir Glaubwürdigkeit aufbauen wollen, wenn wir unsere Gedanken im Voraus zusammen haben. Wir müssen jedoch auch die Variabilität der Besprechungen berücksichtigen. Bei all unseren Vorbereitungen ist es tatsächlich wahrscheinlicher, dass die Dinge mit so vielen beteiligten Personen und Faktoren nicht genau wie geplant verlaufen (Zeitmangel, Technologie funktioniert nicht, wichtige Akteure nicht auftauchen).
Sie sollten sich also sowohl auf das Meeting vorbereiten als auch flexibel sein.
Wenn Sie zum Beispiel 15 Minuten Zeit haben, um zu präsentieren, bereiten Sie sowohl eine vollständige als auch eine komprimierte Präsentation vor, falls Ihre Zeit knapp wird. Wenn Sie Hintergrundinformationen zum Besprechungsthema recherchieren, recherchieren Sie auch tangentiale Themen, die möglicherweise auftreten. Wenn das Thema, das Sie ansprechen möchten, unter die Tabelle geworfen wird, fragen Sie, ob Sie die Teilnehmer separat ansprechen können, um weitere Diskussionen zu führen.
Wenn Sie vorbereitet sind, zeigt sich Ihr strategisches Denken, und Flexibilität zeigt, dass Sie schnell auf den Beinen sind - beides Schlüsselmerkmale eines großartigen Führers.
5. Betonen Sie die nächsten Schritte
Die mit Abstand größte Beschwerde, die ich in meiner Coaching-Arbeit über Meetings höre, ist, dass nichts von ihnen passiert. Sicher, jeder weiß, dass er mit der Verteilung von Verantwortlichkeiten enden sollte, aber nur wenige tun dies tatsächlich. Da wir möchten, dass unsere Besprechungszeit tatsächlich nützlich ist, ist es hilfreich, wenn jemand die Initiative ergreift, um nach den nächsten Schritten und Aufgaben zu fragen, bevor er sie beendet.
Wenn Sie das Meeting leiten, ist dies ganz einfach. Wenn Sie nur ein Teilnehmer sind, kann es schwieriger sein.
Lass dich nicht davon aufhalten. Es zeigt, dass die Führung sagt: „Mir ist nicht klar, was die nächsten Schritte für jeden von uns sind. Es wäre hilfreich, dies zu klären, bevor wir fertig sind. “Sie können gegebenenfalls sogar anbieten, die nächsten Schritte für die Gruppe zu protokollieren, was Ihnen eine zusätzliche Gelegenheit zum Sprechen für das nächste Meeting bietet.
Während Sie sich vielleicht nie auf ein bevorstehendes Meeting freuen, werden Sie sich wertvoller (und produktiver) fühlen, wenn Sie sie als Gelegenheit nutzen, um mehr als Führungskraft herauszufinden.
