Nach einem aufregenden Monat mit Ausflügen aus der Stadt, Arbeitsereignissen und familiären Problemen bemerkte ich, dass ich Probleme hatte, meinen summenden Geist zu beruhigen. Mein Fokus blieb im Discokugel-Modus hängen und wurde zu einem Kaleidoskop aus funkelnden Stücken gebeugt. Infolgedessen war ich nicht in der Lage, meine Prioritäten zu präzisieren - und gab stattdessen dem Aufschieben nach.
Als ich eines Tages die Beantwortung von geschäftlichen E-Mails aufgeschoben hatte, indem ich meinen Spucktisch mit Papieren, Quittungen und Geräten aufgeräumt hatte, dachte ich darüber nach, wie mein mentaler Desktop auch eine Reinigung vertragen könnte. Es ist leicht zu erkennen, dass ein unordentlicher Arbeitsbereich die Produktivität beeinträchtigt, aber ich vergesse oft, dass ein unordentlicher Verstand dasselbe tun kann.
Sie sehen, Ihr Gehirn ist nicht dafür gebaut, seine Aufmerksamkeit in zu viele Richtungen zu teilen. Es muss etwas organisiert und ruhig sein, damit Sie in der Lage sind, Informationen in die richtigen mentalen Ordner zu filtern und tatsächlich Dinge zu erledigen. Und um Ihr Gehirn in diesen idealen Zustand zu versetzen, müssen Sie Platz schaffen, indem Sie geistige Unordnung beseitigen.
Wenn Sie sich also ein wenig verwirrt fühlen, verwenden Sie zunächst diese fünf Tipps, um Ihre Gedanken, Sorgen und Aufgaben zu organisieren. Sie gewinnen schnell etwas freien Raum, der Ihnen hilft, sich zu erfrischen, sich neu zu konzentrieren und Ihr Gehirn wieder auf den richtigen Weg zu bringen.
1. Listmania
Listen sind wie der Container Store für den Verstand - sie helfen Ihnen dabei, Ihre mentale Unordnung auf tausend verschiedene Arten zu unterteilen. Klingt einfach, ja, aber das Hinzufügen einiger Listen zu Ihrem Leben funktioniert wirklich.
Erstens, wenn Sie etwas auf einer To-Do-Liste parken, haben Sie wertvollen geistigen Raum frei, da Sie sich keine Gedanken mehr machen müssen, wenn eine nervende Aufgabe auf Ihrer Liste steht. Mit all Ihren Aufgaben, die an einem Ort organisiert sind, können Sie strategisch entscheiden, was Sie als Nächstes tun möchten, anstatt am Sitz Ihrer Hose vorbeizufliegen. (Sehen Sie sich einige meiner Lieblingstipps an, um Ihre Aufgabenliste zu maximieren.)
Eine To-Do-Liste allein bringt Sie jedoch nur so weit (dazu später mehr). Um einen Schritt weiter zu gehen, erstellen Sie zusätzlich zu Ihrer Aufgabenliste oder basierend auf dieser eine Prioritätsliste. Dies ist eine tägliche Liste Ihrer zwei oder drei Hauptprioritäten (es ist wichtig, sie so kurz wie möglich zu halten, um nicht nur eine weitere allgemeine Aufgabenliste zu erstellen), um sicherzustellen, dass Sie bei wichtigen Aufgaben Fortschritte erzielen. Hier legen Sie den Einfluss fest, der Ihrer Meinung nach dringend ist. Wenn Sie aktiv etwas als Priorität identifizieren, werden Sie sich eher darauf konzentrieren wie auf einen Laserstrahl durch die Unordnung, anstatt ihn auf einen anderen Tag zu verschieben.
Und schließlich (keine Sorge, nur noch eine!) Erstellen Sie eine Fertigliste, um alles aufzuzeichnen, was Sie im Laufe des Tages erreicht haben. Wenn Sie das Gefühl haben, sich in der Hektik zu verirren, können Sie sich ansehen, was Sie getan haben. Dies gibt Ihnen einen Motivationsschub und gibt Ihnen einen neuen Fokus, um weiterzuarbeiten.
2. Weg automatisieren
Trotzdem ein Wort der Vorsicht: Wenn Ihre To-Do-Liste mit kleinen, sich wiederholenden Aufgaben überfüllt ist, ist es einfach, sich auf das einzulassen, was zuerst auftaucht, anstatt auf das, was eigentlich am wichtigsten ist. Um einige dieser weniger dringenden Aufgaben auszuschließen, können Sie einen Automatisierungsdienst wie Zapier nutzen, mit dem Sie sich wiederholende Arbeitsaufgaben an einen persönlichen Internet-Assistenten delegieren können.
Als Teil meiner Arbeit muss ich beispielsweise die Stellplätze und Gast-Blogger im Auge behalten. Daher habe ich ein "ZAP" eingerichtet, um bestimmte Arten von E-Mails automatisch in einem separaten Evernote-Notizbuch zu speichern. Auf diese Weise muss ich keine Zeit in meinem Posteingang verschwenden, wenn ich potenzielle Posts sortieren muss. Weitere beliebte „Zaps“ sind das automatische Hinzufügen von Eventbrite-Teilnehmern zu MailChimp und das automatische Planen von Social Media-Posts über Buffer.
Das Schöne an dieser Art der automatischen Delegierung ist, dass Sie sie einfach festlegen und vergessen können. Anstatt den Arbeitsablauf mit kleinen Aufgaben zu unterbrechen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, das Ihre volle Aufmerksamkeit und Aufmerksamkeit erfordert.
3. Umfassen Sie die Junk-Schublade
Die Müllschublade ist ein Laster und eine Notwendigkeit für Zuhause und Büro, in dem Sie zerknitterte Notizen, möglicherweise leere Batterien und alle möglichen Kleinigkeiten verstauen, die kein richtiges Zuhause haben.
Überraschenderweise kann diese Strategie auch für Ihren Verstand von Nutzen sein: Anstatt ständig geistige Unordnung anzusammeln, sollten Sie eine digitale „Müllschublade“ erstellen. Beginnen Sie, indem Sie Ihre Gedanken mit einem Tool wie Evernote auf einer elektronischen Seite ablegen. Auf diese Weise können Sie alle Ihre brillanten Ideen, Notizen, Listen und gespeicherten Artikel, die kein anderes Zuhause haben, an einem digitalen Ort ablegen. Auf diese Weise können Sie wertvollen geistigen Raum räumen, ohne Papier und Notizbücher in Ihre eigentliche Müllschublade zu legen .
Und keine Sorge - mit einem schnellen Durchsuchen des „Mülls“ (dh einer schnellen Suche) finden Sie problemlos alles, was Sie benötigen.
4. Verwalten Sie Ihren Posteingang
Ich bin kein Inbox Zero-Assistent, aber ich weiß, dass ich mehr erledige, wenn ich nicht jedes Mal zurückschrecken muss, wenn ich meine E-Mail öffne. Wenn Sie wissen, dass Ihr Posteingang nicht überfüllt ist, können Sie viel mentalen Stress sparen, sodass Sie sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren können. So ersparen Sie sich das langsame Ertrinken von Betreffzeile zu Betreffzeile, indem Sie einen Frühjahrsputz für den Posteingang durchführen.
Melden Sie sich zunächst von Werbe-E-Mails ab (die Sie nie öffnen), und deaktivieren Sie die Verstopfungsbenachrichtigungen von LinkedIn und Facebook. Filtern Sie anschließend verschiedene Arten nicht benötigter E-Mails und leiten Sie sie in bestimmte Bereiche Ihres Posteingangs ein, damit Sie sie bei Bedarf zur Hand haben. Sie müssen sie jedoch nicht bei jeder Anmeldung erneut anzeigen.
Ich benutze auch gerne Programme wie Boomerang oder Followup.cc, um E-Mails zu planen und Erinnerungen zu senden, damit ich mich in meiner Freizeit mit E-Mails befassen kann.
5. Denken Sie darüber nach
Wenn Sie eine endlose Liste von Dingen haben, die Sie erledigen müssen, ist es oft kontraproduktiv, Zeit mit Nachdenken zu verbringen - mehr Gedanken tragen nur zur mentalen Unordnung bei, oder? Aber meiner Erfahrung nach wird das Chaos nur noch schlimmer, wenn Sie ohne Zeit zum Nachdenken weitermachen.
Wenn Sie regelmäßig überprüfen, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben, erhalten Sie einen Einblick, wie Sie zu Ihrem derzeitigen Zustand gekommen sind, wie Sie strategisch vorankommen und wie Sie im Allgemeinen am besten arbeiten.
Nehmen Sie sich also Zeit für leises Nachdenken oder Aufzeichnen. Denken Sie darüber nach (oder notieren Sie sich), was Sie überfordert, warum ein bestimmtes Projekt nicht läuft oder wann Sie tagsüber am produktivsten sind. Wenn Sie Ihre zoomenden Gedanken auspacken und artikulieren, anstatt sich wie ein einziger großer Ausruf zu fühlen ( Argh! Und Blergh! Sind für mich üblich), können Sie genau bestimmen, was Sie tun müssen, um voranzukommen.
Denken Sie daran, Ihr Geisteszustand ist mit der Qualität Ihrer Arbeit und Ihrer Entspannung verbunden. Also, lassen Sie die Aufmerksamkeitsspanne der Discokugel hinter sich, atmen Sie tief ein und machen Sie ein bisschen geistige Aufräumarbeiten. Am Ende werden Sie sich wieder mit Ihren wahren Prioritäten in Verbindung setzen.
