Auch wenn Sie nicht in der IT arbeiten, arbeiten Sie mit ziemlicher Sicherheit auf die eine oder andere Weise mit Technologie - erstellen Sie Tabellenkalkulationen, aktualisieren Sie Webseiten, überprüfen Sie Kundeninformationen aus Datenbanken oder lesen Sie einfach nur E-Mails. Und wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, funktioniert die Technologie nicht immer so, wie Sie es möchten, oder noch schlimmer, so, wie es sollte. Das bedeutet, dass Sie manchmal mit Ihrem Tech-Team zusammenarbeiten müssen, um Probleme zu lösen.
Wie jedoch jeder weiß, der an einer dieser Interaktionen teilgenommen hat, funktioniert dies nicht immer reibungslos. Um sicherzustellen, dass Sie die Hilfe erhalten, die Sie benötigen, und dass die technischen Experten Ihnen immer gerne behilflich sind, finden Sie hier praktische Tipps für die Kommunikation mit dem Team auf eine Weise, die für beide Seiten gut funktioniert.
1. Ein Notfall
Beispiel: "Die Seite ist nicht erreichbar!"
Ihre digitale Welt stürzt ab oder nur der Server Ihres Unternehmens stürzt ab. Was auch immer die Krise ist, Sie müssen sich sofort mit Ihrem Technikteam in Verbindung setzen - aber ohne in Panik zu geraten, auszuflippen und Schreibtische umzudrehen. Nein, Sie müssen dies auf die richtige Weise tun, weil es so wichtig ist. Das bedeutet, dass Sie die Fakten so schnell und klar wie möglich an das Tech-Team übermitteln müssen.
Bevor Sie diese E-Mail jedoch in Großbuchstaben versenden oder an einem Sonntagmorgen einen Entwickler anrufen, sollten Sie Folgendes beachten: Stellen Sie sicher, dass die Situation wirklich „Leben oder Tod“ ist. Für die meisten Unternehmen ist „Leben und Tod“ das Endergebnis . Mit anderen Worten, ist es ein Problem, das Sie, Ihre Kollegen oder Ihr Unternehmen daran hindert, Kunden ordnungsgemäß zu bedienen? Ja? Fortfahren. Nein? Tief durchatmen.
Nicht sicher, was als Notfall angesehen wird? Fragen Sie Ihren Chef, ob es eine Richtlinie gibt, und befolgen Sie in diesem Fall das festgelegte Verfahren für den Fall, dass das Schlimmste passiert. Wenn beides nicht vorhanden ist, vereinbaren Sie einen kurzen Chat mit Ihrem technischen Manager oder leitenden Entwickler über die Möglichkeit, ein System einzurichten. Es steht zu vermuten, dass das IT-Team nicht nur Ihr Interesse schätzt, sondern auch froh ist, dass dies in Zukunft zu weniger Fehlalarmen führen wird. (Sogar Technikbegeisterte fürchten einen Notfall um 23 Uhr am Server.)
2. Interne Fehler
Beispiel: "Wenn ich auf die Schaltfläche 'Weiter' klicke, werde ich nicht zur nächsten Seite weitergeleitet."
Dieses Mal ist das Problem keine Bedrohung für das Geschäft, aber es ist eine irritierende Panne, die es schwierig macht, Aufgaben zu erledigen. Möglicherweise können Sie Ihren Tag fortsetzen, indem Sie den Fehler umgehen, aber Sie sollten ihn nicht einfach ignorieren.
Auch hier sollten Sie ein festgelegtes Protokoll für die Berichterstellung befolgen. (Wenn Sie zu Nummer eins zurückkehren, können Sie beim Einrichten eines Berichtssystems behilflich sein, falls noch keines vorhanden ist.) Denken Sie beim Einreichen Ihres Berichts daran, so viele relevante Informationen wie möglich anzugeben.
Ein Traumbericht würde folgendes beinhalten:
- Was du versucht hast zu tun
- Was ist passiert, als du es getan hast?
- Das von Ihnen verwendete Gerät und Betriebssystem
- Beliebige Software
- Ein Screenshot des Problems
Das Ausschreiben dieser Informationen mag zwar mühsam sein, hilft dem Technikteam jedoch dabei, das Problem schneller zu diagnostizieren. Möchten Sie Bonuspunkte (und Ihre Probleme werden schneller gelöst)? Frischen Sie Ihre technischen Begriffe auf, um über den Fehler zu sprechen. Das erspart allen Beteiligten viel Rätselraten.
3. Ein dringendes Update
Beispiel: "Der Kunde benötigt eine aktualisierte EOD-Homepage."
Kehren Sie zu Crisis Central zurück. Aber dieses Mal bist du derjenige, der den Ansturm einleitet. Das bedeutet, dass Sie besonders sensibel gegenüber Ihren IT-Mitarbeitern sein müssen. Seien Sie sich ganz klar darüber, was getan werden muss. Wenn Sie Hilfe bei mehreren Aufgaben benötigen, teilen Sie dem Team die Priorität der einzelnen Aufgaben mit, für den Fall, dass nicht alle Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden können.
Anstatt zu fordern, dass das Tech-Team alles fallen lässt, um Ihnen zu dienen, fragen Sie, wie viel Zeit sie für die Durchführung der Änderung für erforderlich halten. Wenn es nicht so schnell geht, wie Sie es möchten, sollten Sie die Dringlichkeit der Aufgabe bekräftigen (denken Sie an das Fazit?) Und klarstellen, dass Sie hier sind, um sie so schnell wie möglich zu erledigen.
Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass dies nicht immer möglich ist, nur weil Sie etwas benötigen. Gehen Sie immer davon aus, dass das Tech-Team vor Ihrer Ankunft mit einer dringenden Aufgabe an einem anderen Projekt (oder zwei oder drei) mit einer Deadline gearbeitet hat.
Ja, Sie müssen wahrscheinlich rechtmäßig sofort etwas tun, aber gibt es eine vorübergehende oder schnelle Lösung (wie das Korrigieren von Tippfehlern und defekten Links), die für den Moment funktionieren würde? Wenn ja, mach damit weiter. Richten Sie dann eine Zeitleiste für den Rest des Projekts ein, die für alle Beteiligten funktioniert.
4. Ein (kleiner) Vorschlag
Beispiel: „Wir sollten den Lesern die Möglichkeit geben, über ihre Facebook-Profile Kommentare zu unserem Blog abzugeben.“
Haben Sie eine clevere Idee, die Ihrer Meinung nach die App oder Website Ihres Unternehmens verbessern könnte? Sie könnten auf etwas sein. Das heißt aber nicht, dass Sie zum Technikteam eilen und Lob für Ihre Idee erwarten sollten. Stattdessen müssen Sie klug und respektvoll damit umgehen.
Teilen Sie den Entwicklern oder Designern mit, warum Ihre Idee Ihrer Meinung nach eine Umsetzung wert ist („Unser Marketing-Team hat nur einige Statistiken darüber veröffentlicht, wie aktiv unsere Kunden auf Facebook sind, und ich denke, dies könnte uns dabei helfen, das Engagement auf der Website zu verbessern“). Beachten Sie jedoch gleichzeitig die Zeit- und Geldbeschränkungen, mit denen jeder konfrontiert ist. Und denken Sie daran, das Wissen und die Meinung Ihrer IT-Experten zu respektieren. Erwägen Sie die Verwendung von "könnte" anstelle von "sollte", um zu vermeiden, dass Sie bereits die richtigen Antworten kennen.
Wenn diese Art von Ideen ein fester Bestandteil Ihrer Arbeit sind, lernen Sie etwas über Entwicklung oder Design. Selbst einige Grundkenntnisse helfen Ihnen dabei, nützlichere und realistischere Vorschläge zu machen.
5. Eine große Idee
Beispiel: „Wie wäre es mit einer Neugestaltung der gesamten Homepage?“
Manchmal möchte man die Dinge aufrütteln. Und Ihre Einsichten als Außenseiter können (manchmal) genau das sein, was erforderlich ist, um die Strategie oder Marke Ihres Unternehmens aufzufrischen.
Aber lassen Sie sich nicht von Ihrem revolutionären Drang mitreißen. Auch hier müssen Sie Ihrem Design- oder Entwicklungsteam mitteilen, warum Sie glauben, dass die Änderung erforderlich ist. Und da es sich um eine umfassende Überarbeitung handelt, sollten Sie bereit sein, die Kosten und die Zeit zu rechtfertigen, die erforderlich sind, um dies zu erreichen.
Sie können die Idee ansprechender klingen lassen, wenn Sie einen Weg finden, um zu helfen. Vielleicht können Sie ein Beta-Tester sein. Oder Sie können eine Kopie schreiben. Oder Sie können dem Technikteam Ihren Praktikanten zur Verfügung stellen, um einige (einfachere) Aspekte des Prozesses zu untersuchen. Jeder Weg, den Sie einschlagen können, entlastet Sie, was bedeutet, dass Ihre große Idee schneller Wirklichkeit werden kann.
Ganz gleich, ob es sich um eine zeitkritische Aufgabe oder nur um einen kreativen Verbesserungsvorschlag handelt: Wenn Sie wissen, wie Sie sich an Ihr Technologieteam wenden können, wenn Sie Hilfe benötigen, werden sowohl Ihre Arbeit erleichtert als auch die Zusammenarbeit aller Beteiligten erleichtert. Dies führt im Idealfall zu weniger verwirrenden E-Mails Stress für alle.
