Lassen Sie mich Ihnen eine Geschichte erzählen: Es war einmal ein sehr wichtiges Datum für einen Mitarbeiter nach der Arbeit. Sie wollten gerade ihren Monitor ausschalten und ihren Mantel anziehen, als ihr Kollege anhielt und nach „zwei Sekunden“ ihrer Zeit fragte. Der Angestellte sagte, warum nicht, sie könnten zwei Sekunden sparen. Und diese „zwei Sekunden“ wurden zu einer halbstündigen Besprechung, die mehrere Schritte umfasste. Der Mitarbeiter entschuldigte sich verzweifelt für sein spätes Erscheinen.
Sicher, ich habe diese spezielle Geschichte erfunden, aber sie ist nicht weit von der Realität entfernt. Tatsächlich passiert dies die ganze Zeit in meinem Büro - und auch außerhalb des Büros.
Das Problem ist die Art und Weise, wie wir über Zeit sprechen. Wir denken gerne, dass unsere Anfragen kurz und einfach sind oder wenig Aufwand erfordern. Da wir jedoch nie genau wissen, wie viel Zeit wir für etwas benötigen, dauert alles in der Regel länger als erwartet.
Wenn Sie also pünktlich von der Arbeit abreisen möchten (und Ihren Zeitplan im Allgemeinen besser verwalten möchten), müssen Sie aufhören, die Leute davonkommen zu lassen, indem Sie Ihnen Folgendes sagen:
1. "Ich brauche das bis zum Ende des Tages"
Fragen Sie drei Personen in Ihrem Büro, was "Tagesende" für sie bedeutet. Hatten sie die gleiche Antwort?
Ich habe das mit meinen Kollegen gemacht und die folgenden drei Antworten erhalten:
- 17.00 Uhr (eine Stunde bevor Sie die Arbeit verlassen)
- 18.00 Uhr (wenn Sie tatsächlich die Arbeit verlassen)
- 12 Uhr (wenn der Tag physisch endet)
Der Punkt ist, wenn jemand dir sagt, dass du ihm bis zum Ende des Tages etwas bringen sollst, könnte das alles bedeuten.
Follow-up mit
Hier kann eine einfache Anweisung auf derselben Seite Wunder bewirken: "Ich definiere das Ende des Tages als 17.00 Uhr. Funktioniert das für Sie?"
2. "Können Sie mir das so schnell wie möglich geben?"
Auch hier kann ASAP für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen haben. Es impliziert Dringlichkeit - und doch verwenden wir es oft, wenn etwas wirklich nicht so dringend ist.
Follow-up mit
Erinnern Sie die Person daran, dass Sie nicht nur untätig auf Brände warten, indem Sie erwähnen, wie dies zu Ihren Prioritäten passt. Wenn es wirklich so schnell wie möglich ist, vertrauen Sie darauf, dass sie es Ihnen mitteilen.
Versuchen Sie: „Nach meinem Zeitplan kann ich Ihnen dies bis Mittwoch, 10.00 Uhr, mitteilen. Wenn Sie denken, dass Sie es früher brauchen, kann ich das tun! Aber ich muss meine Prioritäten neu festlegen, um dies zu erreichen. “
3. "Dies dauert nur zwei Sekunden"
Seien wir ehrlich: Es dauert nicht zwei Sekunden, bis etwas erledigt ist. Selbst das Niesen dauert länger.
Follow-up mit
Etwas in der Art von: "Wenn es sich also wirklich um ein schnelles Gespräch handelt, kann ich es jetzt haben - aber wenn nicht, kann es warten?"
4. "Kurze Frage an Sie …"
Wenn Sie meine Geschichte oben lesen, wissen Sie, dass schnelle Fragen selten schnell sind.
Follow-up mit
Fragen Sie sie genau wie oben, wie lange es dauern könnte, bis ihre Frage beantwortet ist.
5. "Ich bin fünf Minuten zu spät dran, sorry"
Möglicherweise kommt diese Person nicht in genau fünf Minuten an.
Follow-up mit
Machen Sie sich ein Bild davon, wo sie sich befinden und ob es sich lohnt, darauf zu warten: „Wir möchten, dass dieses Meeting bis 16:00 Uhr beendet ist. Wo sind Sie derzeit und sollten wir ohne Sie beginnen und Sie später einholen?“
Das geht auch in beide Richtungen. Wenn Sie sich in dieser Sprache ertappen, zwingen Sie sich, dies zu klären. Denn je realistischer wir über Zeit sprechen, desto besser können wir alle zusammenarbeiten, um die Erwartungen des jeweils anderen zu erfüllen.
