In den letzten Monaten habe ich versucht, den Zeitplan meiner Organisation für 2015 zusammenzustellen. Das Wichtigste, was ich tun musste, war sicherzustellen, dass ich wusste, wann alle unsere Veranstaltungen stattfinden. Bevor ich sie jedoch in meinen Kalender eintragen konnte, musste ich erst ein Gefühl dafür bekommen, welche Ereignisse ich wirklich planen musste.
Für gemeinnützige Organisationen sind die von Ihnen veranstalteten Veranstaltungen die wichtigste Art und Weise, wie Ihre Community mit Ihrer Organisation interagiert. Deshalb ist es wichtig, dass sie Sie gut vertreten. Ein hastig zusammengewürfeltes Ereignis sieht so aus - und lässt es so aussehen, als wäre Ihre Organisation inkompetent. Um sicherzustellen, dass Sie die bestmöglichen Events veranstalten, ist es wichtig, dass Sie Ihren Events Priorität einräumen und sie so effektiv wie möglich planen.
In den letzten mehr als zehn Jahren, in denen ich für gemeinnützige Organisationen gearbeitet habe, habe ich vier wichtige Fragen entwickelt, die ich mir stellen muss, bevor ich mich für eine Veranstaltung entscheide.
1. Was braucht unsere Organisation von dieser Veranstaltung?
Warum erwägen Sie eigentlich, diese Veranstaltung überhaupt zu veranstalten? Versuchen Sie, Geld zu sammeln? Wenn ja, wie viel? Versuchen Sie neue Unterstützer zu treffen oder neue Verbindungen zu knüpfen? Wenn es sich nicht um eine Spendenaktion handelt, versuchen Sie vielleicht, neue Kunden zu gewinnen oder die Mitarbeiter, die bereits Teil Ihrer Organisation sind, über eine neue Initiative zu informieren.
Wenn diese Veranstaltung nichts für dich tut, warum tust du es dann? Sie müssen feststellen, welchen Anteil Ihre Organisation an den Ergebnissen des Ereignisses hat, bevor Sie Zeit und Ressourcen dafür einsetzen. Dies hilft Ihnen auch dabei, das Ereignis im Kontext all Ihrer anderen Aktivitäten zu priorisieren.
2. Was brauchen Ihre Gäste von dieser Veranstaltung?
Obwohl Sie zuerst Ihre Bedürfnisse berücksichtigen sollten, geht es bei der Veranstaltung eigentlich um Ihre Gäste. Damit Sie Ihre Ziele erreichen (die Sie anhand der obigen Frage umrissen haben), müssen Sie die Teilnehmer dazu verleiten, auf die richtige Weise mit Ihnen zu interagieren.
Sprechen Sie mit früheren und potenziellen Gästen darüber, was sie an Ihren Veranstaltungen mögen und was sie in Zukunft möchten. Mögen sie es, sich als „Insider“ zu fühlen oder öffentlich für ihre Großzügigkeit anerkannt zu werden? Einige könnten sagen, dass sie laute, lebhafte Ereignisse mögen; andere bevorzugen vielleicht eine mildere Nacht. Ein Bonusvorteil dieser Strategie ist, dass die von Ihnen interviewten Personen auf jeden Fall sehen möchten, wie Sie ihre Ratschläge bei Ihrer nächsten Veranstaltung befolgt haben.
3. Wie machen wir das?
Jetzt, da Sie ein Gefühl dafür haben, was Ihre Gäste brauchen werden, müssen Sie darüber nachdenken, wie Sie ihnen geben können, was sie wollen. Wenn Ihre Gäste beispielsweise ein besseres Verständnis für Ihr Programm benötigen, möchten Sie vielleicht, dass ein Kunde auf der Veranstaltung über seine Erfahrungen mit dem jeweiligen Programm spricht, oder Sie zeigen ein Video und verteilen Lesematerial über Ihr Modell. Oder wenn Sie ein großes Spendenziel und ein lebenslustiges Publikum haben, ist eine Live-Auktion der richtige Weg.
Da dies nur eine Übersicht ist, müssen Sie sich nicht zu sehr mit den Details befassen oder sich noch vollständig auf etwas festlegen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie nicht in der Lage sind, eine Veranstaltung zu organisieren, die den Anforderungen Ihrer Organisation und Ihrer Gäste entspricht, sollten Sie dies jetzt herausfinden. Sie müssen die Idee nicht unbedingt ausrangieren, aber diese Frage hilft Ihnen herauszufinden, ob Sie die Größe verringern oder zusätzliche Hilfe einstellen müssen.
4. Wie unterscheidet sich dieses Ereignis von anderen Ereignissen?
Es gibt nichts Schlimmeres, als zweimal in einem Jahr zur selben Veranstaltung zu gehen - und nichts könnte für den Gastgeber teurer sein. Wenn Sie im selben Jahr ein Mittagessen, ein Abendessen und einen Golfausflug für dieselbe Spendergruppe planen, können Sie mit einer Müdigkeit der Spender und einem Rückgang der Kapitalrenditen rechnen. Planen Sie stattdessen ein großes Blowout-Event für diese Spender und ein kleineres Event für Ihre potenziellen oder besten Freiwilligen.
In Aktion
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Beispielstrategie für eine Veranstaltung, die ich kürzlich anhand dieser vier Fragen zusammengestellt habe:
Was brauchen wir?
- Sammeln Sie 50.000 USD
- Werte fünf Spender auf
- Gewinnen Sie 10 neue Spender, drei mit einem Preisgeld von 5.000 USD oder mehr
- Neue Kapitalkampagne einführen
Was brauchen die Gäste?
- Zuversichtlich sein, dass ihr Geld mit Bedacht angelegt wird
- Eine Chance, das Programm aus erster Hand zu sehen
- Begründung, mehr zu geben - über den Ticketpreis hinaus
Wie machen wir das?
- Bitten Sie den Vorstand, neue Spender einzuladen
- Richten Sie Lunchpakete mit aktuellen Spendern ein, um ein Upgrade durchzuführen
- Laden Sie einen Programmteilnehmer zum Sprechen ein
- Stelle einen neuen Designer zum Einladen und Programmieren ein
- Ziehen Sie sie gut ein - erwägen Sie, lokale Köche zu fragen
- Richten Sie die Text-to-Give-Funktion ein
- Stelle eine Band ein
- Erhöhen Sie die Berichterstattung in der Presse
Wie unterscheidet sich dieses Ereignis?
- Unser einziges Abendessen
- Einzige Veranstaltung, die sich an unsere Hauptspender richtet (60er bis 70er Jahre, meistens Rentner, meistens ehemalige oder aktuelle Freiwillige)
- Einzige Veranstaltung, an der in der Regel alle Vorstandsmitglieder teilnehmen
- In der Regel für das Frühjahr geplant, gleichzeitig mit dem Abschluss des Kunden
Die Planung von Veranstaltungen kann eine anstrengende und zeitaufwendige Aufgabe sein - vor allem, wenn Ihre Veranstaltungen tatsächlich Ihre Ziele erreichen. Wenn Sie sich jedoch diese vier Fragen stellen, können Sie Ihre Veranstaltungen besser planen und feststellen, welche für Ihre Organisation wirklich notwendig und sinnvoll sind.
