Lieben Sie nicht einfach Tools, Verknüpfungen oder Hacks, mit denen Sie Dinge schneller oder effizienter erledigen können? Wer möchte schon mehr Zeit damit verbringen, etwas zu tun, als Sie unbedingt brauchen?
In diesem Sinne sind hier drei großartige Akronyme für den Arbeitsplatz aufgeführt, die Sie kennen sollten. Alle bieten Frameworks, mit denen Sie sich auf den Punkt konzentrieren können, unabhängig davon, woran Sie gerade arbeiten.
1. OHIO: Nur einmal anfassen
Wie oft öffnen Sie eine E-Mail, um sie erneut zu lesen? Vielleicht drei oder vier mal?
Das ist eine super unproduktive Arbeit, es sei denn, Sie denken gründlich darüber nach. Angesichts der Tatsache, dass Experten sagen, dass nur 20% unserer E-Mails für unsere Arbeit von entscheidender Bedeutung sind, verschlimmert ein mehrmaliges Berühren die Situation nur noch mehr.
Stattdessen hat OHIO! Öffne es einmal und mache etwas damit. (Dies funktioniert übrigens auch für Papierkram, eingehende E-Mails oder alles andere.) Probieren Sie diese praktischen Tipps von Getting Things Done aus, um E-Mails oder Papierpost effektiver zu verarbeiten.
- Brauchst du es nicht Lösche es!
- Wenn Sie es behalten möchten, aber nicht sofort Maßnahmen ergreifen müssen, legen Sie es ab.
- Wenn Sie sofort darauf reagieren können - denken Sie an die Nachrichten, deren Beantwortung weniger als zwei Minuten dauert -, tun Sie dies.
- Für Nachrichten mit echtem Arbeitsinhalt müssen Sie Prioritäten setzen und Zeit darauf verwenden, sie in einem "Aktions" -Ordner ablegen und dann zurückkehren, wenn Sie bereit sind, fokussierte Arbeiten in diesem Bereich auszuführen.
2. FIOSP: Fakten, Problem, Ziel, Strategie, Plan
Vor vielen Jahren teilte mir ein Mentor diesen Prozess mit und ich benutze ihn die ganze Zeit, um Probleme zu lösen oder Probleme zu beheben. Es ist eine große Hilfe, um meine Gedanken zu organisieren und einen Aktionsplan zusammenzustellen, egal ob ich an meinem eigenen Projekt arbeite oder mit einem Team zusammenarbeite.
Versuchen Sie Folgendes, wenn Sie das nächste Mal mit einer Arbeitskrise konfrontiert sind, die Sie so schnell wie möglich lösen müssen:
Tatsache
Beginnen Sie, indem Sie Ihre Fakten klarstellen. Sie könnten versucht sein, zu Annahmen, Beobachtungen oder Meinungen zu gehen, Lösungen zu finden oder sogar die Wurzel des Problems zu tadeln. Bei der Fehlerbehebung müssen Ihre Lösungen jedoch in die tatsächlichen Gegebenheiten eingebettet sein.
Angenommen, Sie versuchen, das Problem eines Kunden zu lösen, der mit dem von Ihrem Unternehmen angebotenen Callcenter-Service unzufrieden ist. Hier sind die Fakten:
Die Antwortzeiten im Call Center betragen 60% der Anrufe, die innerhalb von zwei Minuten beantwortet wurden. Laut Vertrag müssen wir 80% der Anrufe innerhalb von zwei Minuten beantworten.
Problem
Sobald Sie den Sachverhalt geklärt haben, geben Sie den Sachverhalt an. Vermeiden Sie erneut Schuldzuweisungen und sehen Sie sich die Implikationen der Fakten an:
Der Kunde ist mit Beschwerden von Mitarbeitern über unseren Service überflutet, wodurch unsere zukünftigen Verträge mit ihnen gefährdet werden. Darüber hinaus kostet die Nichteinhaltung des Vertrags unser Unternehmen 1.000 USD pro Tag an Bußgeldern.
Zielsetzung
Hier wird klar, was genau Ihr Ziel in der Situation ist. Es wird dazu beitragen, die Lücken zwischen den Fakten und den Zielen zu identifizieren.
Unser Ziel ist es, 80% aller Anrufe innerhalb von zwei Minuten gemäß Vertrag zu beantworten, den aktuellen Rückstand zu beseitigen und die anfallenden Bußgelder zu stoppen.
Strategie
Jetzt treten Sie einen Schritt zurück und schauen sich das Gesamtbild an: Wie passen die Probleme mit den Fakten zusammen - und was müssen die richtigen Korrekturmaßnahmen sein?
Unsere Strategie besteht darin, die schlechte Leistung zu beheben, indem geschultes Reservepersonal eingestellt wird, die Callcenter-Öffnungszeiten diese Woche um zwei Stunden täglich verlängert werden und bei Bedarf Anrufe an ein gut ausgebildetes Überlaufcenter gesendet werden.
Planen
Sobald Sie Ihre Strategie identifiziert haben, sind dies die taktischen Schritte, die Sie unternehmen werden, um sie umzusetzen. Hier können Sie Aufgaben und Zeitleisten nach Bedarf zuweisen.
Kontoverwaltung
- Überprüfen Sie den Korrekturmaßnahmenplan mit dem Kunden bis zum heutigen Geschäftsschluss.
- Stellen Sie Kundenaktualisierungen alle 24 Stunden zur Verfügung, bis die Service-Levels wieder den Anforderungen entsprechen.
Operationen
- Passen Sie die Systeme an, damit COB heute zwei zusätzliche Betriebsstunden ausführen kann.
- Rufen Sie bis Dienstag drei zusätzliche Vollzeitkräfte an.
Legal
- Überprüfung der Auswirkungen eines Vertragsverstoßes und Bewertung der bisherigen Schäden.
Mit diesem Framework können Sie schnell und einfach von Kopfschmerzen zur Lösung übergehen und Ihr Team zu einem produktiveren Gespräch über das Lösen von Arbeitsplatzdilemmata führen.
3. BRAN: Vorteile, Risiken, Alternativen, nichts
Nein, ich spreche hier nicht vom Müsli! Es ist eine Abkürzung für die Bewertung von Vor- und Nachteilen sowie der Auswirkungen auf die Entscheidungsfindung.
Angenommen, Ihre Abteilung versucht zu entscheiden, ob ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden soll, der bei Social-Media-Kampagnen hilft.
Schauen wir uns BRAN an.
Leistungen
- Steigern Sie die Impressionen und die Markenbekanntheit, indem Sie eine konsistente Präsenz in den fünf wichtigsten Social-Media-Standorten schaffen, die unser Publikum nutzt.
- Erweitern Sie unsere Mailingliste.
- Erhöhen Sie die Website-Aufrufe.
- Halten Sie uns auf dem neuesten Stand der Social Media-Märkte.
Risiken
- Es ist schwierig, den ROI in Social Media-Kampagnen zu messen. Woher wissen wir, ob es funktioniert?
- Fügt eine Anzahl von Mitarbeitern und Ausgaben hinzu, die mit einer neuen Einstellung verbunden sind.
- Wir sind uns nicht sicher, ob das Bewusstsein für soziale Marken zum Kunden- oder Umsatzwachstum beitragen wird.
Alternativen
- Weisen Sie vorhandenen Mitarbeitern in kleinerem Umfang soziale Medien zu und messen Sie die Ergebnisse.
- Finden Sie einen kostengünstigen Praktikanten, um das Konzept über den Sommer hinweg zu beweisen.
- Teilen Sie die Kosten eines Social-Media-Managers mit anderen Abteilungen in der Organisation.
Nichts
- Setzen Sie den Status Quo mit den aktuellen Marketingbemühungen fort, fügen Sie weder die Anzahl der Mitarbeiter noch den Umfang hinzu, und nehmen Sie keine Änderungen vor, um das Stück Social Media zu vergrößern.
Denken Sie daran, Sie haben immer die Möglichkeit, nichts zu tun. Manchmal ist „noch nicht“ eine ausreichend gute Antwort, bis Sie mehr Informationen, mehr Finanzmittel oder eine klarere Leistungserklärung erhalten.
Der Arbeitsplatz kann häufig komplex sein, aber die Verwendung von Frameworks und Tools kann dabei helfen, einen Teil dieser Komplexität zu überwinden - und zu Lösungen und Entscheidungen zu gelangen, die Ihnen und Ihrer Arbeit besser dienen!
