E-Mail ist, wie jede Form der Kommunikation, eine persönliche Sache. Wie Sie alles überprüfen, verwalten und versenden, vom Einzeiler bis zum elektronischen Postfach, ist oft eine Mischung aus Vorlieben und Gewohnheiten.
Abgesehen davon gibt es ein paar Regeln, die wir alle befolgen sollten, um unsere E-Mail-Kommunikation, unsere Produktivität und unsere Zeit optimal zu nutzen. Lesen Sie weiter, um drei häufig auftretende Fehler im Posteingang zu erfahren, wie sie Sie bei der Arbeit verletzen und wie Sie Änderungen an einer besseren E-Mail-Verwaltung vornehmen können.
Fehler 1: E-Mails in Ihrem Posteingang belassen
Ich beginne mit dem umstrittensten: Lassen Sie alle Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang. Ich weiß, Sie denken, es ist egal, ob Sie E-Mails in Ihrem Posteingang belassen, nachdem Sie sie bearbeitet haben, oder nicht, aber Ihr Gehirn scheint sich zu unterscheiden. Eine Studie des Princeton Neuroscience Institute aus dem Jahr 2011 stellte fest, dass "wenn Ihre Umgebung überfüllt ist, das Chaos Ihre Konzentrationsfähigkeit einschränkt". Dies gilt auch für Ihre virtuelle Umgebung. Je mehr E-Mails Sie sehen - auch solche, die keine Rolle mehr spielen -, desto mehr Zeit wird Ihr Gehirn unbewusst damit verbringen, über sie nachzudenken.
Die Forschung legt nahe, dass Sie weniger abgelenkt, produktiver und besser in der Lage sind, Informationen zu verarbeiten, wenn Sie die Unordnung im Posteingang reduzieren. Wenn das kein guter Grund ist, diese 3.679 alten E-Mails in Ihrem Posteingang aufzubewahren, weiß ich nicht, was das ist.
So nehmen Sie die Änderung vor
Verwenden Sie Ihren Posteingang nur für neue E-Mails. Wenn Sie mit einer E-Mail fertig sind, sollte diese archiviert, abgelegt oder gelöscht werden (siehe unten, wann). Sie können jederzeit nach E-Mails suchen, die Sie später benötigen.
Fehler 2: Löschen, wann archiviert oder abgelegt werden soll (und umgekehrt)
Jetzt, da Sie Ihren Posteingang nur für neue E-Mails verwenden (Hurra!), Lautet die Frage: Was sollen Sie mit all den E-Mails tun, mit denen Sie fertig sind?
Die Optionen sind a) Löschen oder b) Datei im entsprechenden Ordner (oder Archivieren für Google Mail-Benutzer). Viele Menschen machen den Fehler, zu weit in die Extreme zu gehen: entweder alle Nachrichten löschen oder alle behalten. Die Wahrheit ist, ein gesundes Gleichgewicht ist die beste Lösung. Das Horten von E-Mails, die Sie nicht benötigen, trägt zur Erhöhung des Speicherkontingents in Ihrem E-Mail-Konto bei und erschwert das Auffinden der E-Mails, die Sie bei der Suche aufbewahren wollten. Und zu viel löschen? Sie könnten wie mein Freund enden, der eine Flugbestätigungs-E-Mail gelöscht und fast seinen Flug verpasst hat.
So nehmen Sie die Änderung vor
Wenn Sie mit einer E-Mail fertig sind, überlegen Sie sich zwei Sekunden, ob Sie in Zukunft möglicherweise wieder darauf zugreifen möchten. Wenn nein: Zeit zum Löschen. Wenn ja: Archivieren oder ablegen!
Fehler 3: Verwenden Ihres Posteingangs als Aufgabenliste
Für Leute, die To-Do-Listen nicht mögen, ist es eine einfache Lösung (oder so, wie sie denken), ihren Posteingang als einen zu verwenden. Wenn es um Standardaufgaben im Zusammenhang mit E-Mails wie "Antworten auf Jerrys E-Mail zu Besprechungszeiten" geht, denke ich, dass diese Leute nicht mehr weiterkommen. Diese Aufgaben sollten überhaupt nicht auf einer Aufgabenliste stehen, sondern nur im Rahmen des normalen Geschäftsablaufs beantwortet werden.
Aber für echte Aufgaben, wie "Angebot für neuen Kunden erstellen" oder "Büromiete zahlen", empfehle ich dringend, ein für Sie geeignetes Aufgabenlistensystem zu finden und dabei zu bleiben. Warum? Denn wenn Sie die wichtigsten Aufgaben jeden Tag erledigen möchten, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Aufgabenliste zu priorisieren und zu fokussieren. Indem Sie Ihren Posteingang als Aufgabenliste verwenden, können Sie Ihre Zeit anderen Personen überlassen. Mit jeder neuen E-Mail kommt eine neue Aufgabe, ob es Ihnen gefällt oder nicht. Wenn Sie jedoch bewusst eine Aufgabe zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen müssen, können Sie feststellen, ob Sie dies jetzt wirklich tun sollten, anstatt andere Aufgaben zu erledigen.
Immer noch nicht überzeugt? Auch dafür sprechen Jill Duffy, Leo Babauta und Jesse Garner hervorragende Argumente.
So nehmen Sie die Änderung vor
Durchsuchen Sie Ihren Posteingang und ziehen Sie alle umsetzbaren Aufgaben heraus. Wenn dies das einzige war, das diese E-Mail für den Posteingang geeignet machte, können Sie sie jetzt archivieren, archivieren oder löschen. Und wenn Sie wirklich darauf bestehen, Ihren Posteingang als Aufgabenliste zu verwenden, probieren Sie Mailbox aus, eine App, mit der Sie E-Mails in Aufgaben verwandeln und aus Ihrem Posteingang entfernen können.
