LinkedIn veröffentlichte letztes Jahr eine Umfrage, die ergab, dass unsere professionellen Aufgabenlisten dringend überarbeitet werden müssen. Es stellt sich heraus, dass wir nicht so gut darin sind, die Dinge zu tun, von denen wir sagen, dass wir sie tun müssen. Tatsächlich gaben fast 90% der Fachkräfte an, dass sie am Ende eines durchschnittlichen Arbeitstages nicht in der Lage sind, alle Aufgaben zu erledigen, die auf ihrer Aufgabenliste stehen.
Wenn Sie es satt haben, jeden Tag die gleichen Aufgaben zu erledigen, ist es an der Zeit, dies zu ändern. Hier sind fünf Tricks, um Ihre Produktivität zu steigern und sich selbst dabei zu helfen, Ihre Liste zu durchlaufen.
1. Führen Sie eine einzelne Aufgabenliste für die Arbeit
Um ehrlich zu sein: Wenn Sie sich einen vollständigen Überblick über alles verschaffen möchten, was Sie gerade für die Arbeit tun müssen, können Sie wahrscheinlich nicht alles auf einer einzigen Liste finden. Stattdessen haben Sie ein paar Post-its hier, einen gespeicherten Entwurf in Ihrer E-Mail, Stickies oder Textdateien auf Ihrem Computer und möglicherweise eine oder zwei Apps auf Ihrem Telefon.
Und während es im Allgemeinen eine gute Praxis ist, Arbeit und Spiel zu trennen, ist es ein Muss, einen einzigen Ort für Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben zu haben. Wählen Sie also die Methode Ihrer Wahl und beginnen Sie mit der Konsolidierung. Dies kann überall sein: eine handschriftliche Liste in Ihrem vertrauenswürdigen Planer, ein Dokument, das Sie auf Ihrem Desktop aufbewahren, oder eine App auf Ihrem Telefon .
Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie Ihre Liste von überall aus erweitern können. Wenn Sie also eine Desktop-App verwenden, möchten Sie ein System einrichten, mit dem Aufgaben erfasst werden, die außerhalb Ihres Computers anfallen, z. B. Aufgaben, die Sie erhalten während in einer Besprechung. Ich persönlich schreibe diese gerne auf Haftnotizen und lösche oder werfe sie dann, wenn ich sie in die Master-Liste übernommen habe.
2. Befolgen Sie die 1-3-5-Regel
Nachdem Sie nun eine umfassende Liste aller Aufgaben haben, die Sie jemals für die Arbeit erledigen müssen, sollten Sie eine tägliche Aufgabenliste definieren. Nehmen Sie an einem bestimmten Tag an, dass Sie nur ein großes, drei mittlere und fünf kleine Ziel erreichen können. (Hinweis: Wenn Sie einen Großteil Ihres Tages in Besprechungen verbringen, müssen Sie dies möglicherweise ein wenig korrigieren.) Nehmen Sie sich vor dem Verlassen der Arbeit ein paar Minuten Zeit, um Ihre 1-3-5 für den nächsten Tag zu definieren, damit Sie bereit sind am Morgen auf den Boden rennen. Wenn Sie an einer Position arbeiten, an der jeder Tag viele unerwartete Aufgaben bringt, lassen Sie ein mittleres und zwei kleine Aufgaben leer, um sich auf die Last-Minute-Anfragen Ihres Chefs vorzubereiten.
Ja, ich weiß, es kann schwierig sein, Ihre Aufgabenliste auf 1-3-5 zu beschränken - aber es ist wichtig, Prioritäten zu setzen. Ob es Ihnen gefällt oder nicht, Sie haben nur so viele Stunden am Tag und Sie werden nur eine begrenzte Anzahl von Dingen erledigen. Wenn Sie sich zwingen, eine 1-3-5-Liste zu wählen, bedeutet dies, dass die Dinge, die Sie erledigen, die Dinge sind, für die Sie sich entschieden haben - und nicht das, was gerade geschehen ist.
Eine solche Vorausplanung bedeutet auch, dass Sie fundiertere Gespräche mit Ihrem Vorgesetzten führen können, wenn er oder sie etwas Neues auf Sie zukommen lässt, das sofort erledigt werden muss - sowie die Tools, mit denen Sie Ihre anderen Aufgaben neu priorisieren können. Wenn Ihnen beispielsweise eine Überraschungspräsentation in den Schoß fällt, versuchen Sie Folgendes: "Sicher, das kann ich Ihnen bis 15.00 Uhr mitteilen, aber die Q1-Berichte werden erst morgen fertig sein, da ich geplant habe, heute daran zu arbeiten . "
Schauen Sie sich unsere 1-3-5 To-Do-Liste an!
3. Führen Sie vor dem Mittagessen eine wichtige Aufgabe aus (Ihre Lieblingsaufgabe, wenn möglich)
Ich gebe zu, dass dieses für mich hart ist, aber es funktioniert. Nehmen Sie eine Ihrer großen oder mittleren Aufgaben an und erledigen Sie sie morgens als Erstes, bevor Sie eine E-Mail senden, selbst wenn Sie können. Es gibt kein besseres Gefühl, als vor dem Mittagessen eine schwere Aufgabe zu erledigen. Der Autor Brian Tracy nennt das nach dem berühmten Zitat von Mark Twain "Fress deinen Frosch": "Iss morgens als erstes einen lebenden Frosch und für den Rest des Tages wird dir nichts Schlimmeres passieren."
Meine Mitbegründerin Kathryn definiert ihre "Frösche" oft am Abend, um sich auf den nächsten Tag vorzubereiten. Damit ist sie darauf vorbereitet, sie am Morgen in Angriff zu nehmen, und es verhindert, dass sie viele Tage lang weniger angenehme Aufgaben erledigt.
4. Verwenden Sie Ihren Kalender als Aufgabenliste
Wenn Sie feststellen, dass Sie immer überschätzen, wie viel Sie an einem Tag erledigen können, sollten Sie Ihre Aufgaben genau wie bei einer Besprechung in Ihren Kalender eintragen. Planen Sie Ihre täglichen Aufgaben nicht auf einer Liste, sondern lassen Sie ihnen jeweils genügend Zeit. Das Senden Ihrer W2-Bestätigungsinformationen an HR kann 15 Minuten dauern, während die Vorbereitung der Q1-Strategie für Ihr Team einige Stunden dauern kann. Das Wichtigste ist, realistisch zu sein.
Stellen Sie bei dieser Vorgehensweise auch sicher, dass Sie die Zeit in Ihrem Kalender blockieren, um E-Mails, Brainstorming oder andere wichtige, aber nicht zustellbare Aufgaben nachzuholen. Versuchen Sie beispielsweise, eine Stunde am Morgen und eine Stunde am Nachmittag zu blockieren, um Ihren Posteingang zu durchsuchen. Nehmen Sie sich dann keine Zeit, um zu versuchen, E-Mails in dem Moment zu bearbeiten, in dem sie eingehen, in dem Sie wirklich geplant hatten, zu arbeiten auf etwas anderes.
5. Reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungen, um die Produktionszeit zu erhöhen
Schließlich, wenn Sie feststellen, dass Sie wirklich nicht das schaffen, was Sie glauben, dass Sie in einem Tag in der Lage sein sollten, trotz aller obigen Ratschläge - überlegen Sie, ob Sie unter Meeting-Itis leiden könnten.
Wie der Ökonom John Kenneth Galbraith einmal sagte: "Treffen sind unverzichtbar, wenn Sie nichts tun wollen." Tatsächlich kamen mehrere Umfragen zu dem Thema zu ähnlichen Ergebnissen, dass etwa ein Viertel bis die Hälfte der in Besprechungen verbrachten Zeit eine Verschwendung ist, ganz zu schweigen davon, dass Sie Ihre anderen Aufgaben nicht im Sitzen erledigen können runterreden mit jemand anderem.
Die Lösung: Begrenzen Sie Ihre Meetings. Überlegen Sie vor dem Planen einer Besprechung, ob dies durch einen E-Mail- oder Telefonanruf oder durch einen kurzen Besuch in einem Büro behoben werden kann. Wenn eine Besprechung erforderlich ist, listen Sie die wichtigsten Tagesordnungspunkte auf, um die erforderlichen Teilnehmer und die kürzeste Zeit zu ermitteln, die Sie einplanen können. Und ja, es ist völlig in Ordnung, ein 20-minütiges Meeting zu planen, ohne auf 30 runden zu müssen! Wenn Sie Besprechungen haben müssen, versuchen Sie, diese zu gruppieren, damit Sie während des Tages lange ununterbrochene Zeiträume haben, in denen die eigentliche Arbeit erledigt werden kann.
Ja, Reorganisation und Vorausplanung sind beides, was im Voraus zu tun ist. Denken Sie jedoch daran, wie glücklich Sie sind, wenn Sie tatsächlich einen ganzen Tag lang eine Aufgabenliste durchgestrichen haben. Also organisieren Sie sich, erledigen Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort, minimieren Sie Ihre Ablenkungen und erobern Sie diese (eintägige) Liste!
