Wie oft war dieses Gespräch schon unterbrochen?
Offensichtlich ist es eine äußerst frustrierende Situation. Wie sollten Sie die Dutzende von E-Mails durchgehen, die Sie in den letzten Stunden erhalten haben, um die eine wichtige Nachricht zu finden, deren Aufgabe unmittelbar bevorsteht? Und wenn Sie E-Mails auf clevere Weise verwenden - nur ein paar Mal am Tag in Ihrem Posteingang -, haben Sie die Nachricht möglicherweise noch nicht einmal gesehen!
Es ist ein weit verbreitetes Dilemma, das wahrscheinlich irgendwann (wenn auch nicht regelmäßig) bei jedem Mitarbeiter aufgetreten ist. Es stellt sich auch die wichtige Frage, in welcher Form die Kommunikation für Echtzeitanforderungen und Aufgaben geeignet ist, die in den kommenden Tagen nur erledigt werden müssen.
Cyrus Stoller, ein Programmierer, hat ein System, das Sie unter Ihren Mitarbeitern implementieren sollten, um diese Frage der Office-Kommunikationsetikette zu lösen. Die Aufteilung ist ziemlich einfach:
- Wenn Sie innerhalb von 30 Minuten etwas erledigen müssen, rufen Sie die Person an.
- Wenn Sie innerhalb von zwei Stunden etwas erledigen müssen, senden Sie der Person eine SMS .
- Wenn Sie innerhalb des Arbeitstages etwas erledigen müssen, benachrichtigen Sie die Person.
- Wenn Sie in den nächsten Tagen etwas erledigen müssen, senden Sie der Person eine E-Mail .
Während die tatsächliche Aufteilung abhängig von der Funktionsweise Ihres Büros variieren kann (zum Beispiel in einem kleinen Büro ist es möglicherweise sinnvoll, nur an einem Schreibtisch vorbeizuschauen, anstatt anzurufen), ist Stoller der Schlüssel: E-Mail sollte nicht die Standardeinstellung sein Kommunikationsmittel, um alles zu vermitteln, was bekannt sein oder in Echtzeit bearbeitet werden muss.
Natürlich ist dieses System für Sie in der Zusammenarbeit mit engen Kollegen und Kunden recht einfach zu implementieren, aber wie bringen Sie andere Leute im Büro dazu, mitzuspielen? Hier sind ein paar Dinge, die Sie ausprobieren sollten:
- Richten Sie einen E-Mail-Auto-Responder ein, mit dem Sie erfahren, wie Sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen können, wenn die Angelegenheit innerhalb der nächsten ein oder zwei Stunden erledigt werden muss.
- Wenn Sie auf E-Mails stoßen, in denen Sie nach Maßnahmen in Echtzeit gefragt werden, erinnern Sie Ihre Mitarbeiter höflich daran, dass Sie diese Nachricht lieber per Telefonanruf oder SMS weitergeleitet hätten, da Sie die E-Mail möglicherweise nicht rechtzeitig erhalten, wenn ein anderer Notfall eintritt.
- Wenn Sie eine Managementrolle innehaben, setzen Sie Maßstäbe im gesamten Büro. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter offen darüber sprechen, wie andere mit ihnen kommunizieren sollen, wenn etwas getan werden muss, anstatt dass alle davon ausgehen, dass E-Mails in Ordnung sind.
Erinnern Sie abschließend alle daran, dass ein System wie dieses wirklich eine Win-Win-Situation ist. Niemand ist an seinen Posteingang gekettet, und eine dringende Aufgabe wird nie wieder rückgängig gemacht.
