Es gibt unzählige Tipps, wie Sie produktiver werden können - von Regeln zur Steigerung der Effizienz bis hin zu Details, die wir berücksichtigen sollten, um Arbeitszeit und mehr zu sparen.
Aber welche dieser Tipps sind tatsächlich erprobt und welche sind nur Lärm?
In einem Monat habe ich vier allgemeine Produktivitäts-Tipps (plus einen unterhaltsamen Bonus-Trick) ausprobiert und mit der Zeiterfassungssoftware DeskTime gemessen, wie sie sich tatsächlich auf meine Produktivität ausgewirkt hat. Nach diesem kleinen Experiment könnten einige der beliebtesten Tipps etwas überbewertet sein, während andere anscheinend über magische Kräfte verfügen, die Ihnen dabei helfen, Dinge zu erledigen.
Folgendes habe ich gelernt - und wie Sie es auf Ihr eigenes Berufsleben anwenden können.
Tipp 1: Stoppen Sie das Multitasking
Die Hauptidee dieser Methode besteht darin, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren und zu vermeiden, dass mehrere Dinge gleichzeitig ausgeführt werden. Studien und Experimente haben gezeigt, dass unser Verstand am besten funktioniert, wenn wir uns auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren, wie Daniel Patrick Forrester anlässlich der Bloomberg Businessweek feststellte. Er merkt jedoch auch an, dass dieser Ansatz für einzelne Aufgaben nicht selbstverständlich ist und wir uns oft anstrengen müssen, um das Multitasking zu beenden.
Wie ist es gelaufen?
Gleich am ersten Tag entdeckte ich den Hauptnachteil dieser Methode: Sie führt zu einer Neigung zum Perfektionismus. Infolgedessen können Sie viel Zeit mit Details verschwenden, was Ihre langfristige Produktivität beeinträchtigen kann.
Zwei weitere Nachteile dieser Methode wurden später in dieser Woche herausgefiltert.
Erstens mag es einfach klingen, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, aber das ist es nicht. Sie können alle Registerkarten Ihres Laptops schließen und nur die zugehörige Aufgabe offen lassen, aber Sie können nicht dasselbe mit Ihrem Verstand tun - alle anderen Dinge, die erledigt werden müssen, bleiben im Hintergrund.
Zweitens bedeutet diese Methode im äußersten Sinne einen vollständigen Ausschluss aller anderen Aufgaben für einen ganzen Tag, was langweilig werden kann. Für mich ist vernünftiges Multitasking das, was dem Arbeitsalltag Dynamik verleiht und mir hilft, interessiert zu bleiben.
Wirkungsgrad: 77%
Persönliche Zufriedenheit: 2/5
Fazit: Wenn Sie sich dem Multitasking nicht entziehen können, führen Sie verschiedene Aufgaben gleichzeitig aus. Versuchen Sie einfach nicht, zu viel auf einmal zu tun - Studien zeigen, dass Ihr Gehirn dadurch schrumpfen kann, und Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass dies geschieht.
Tipp 2: Machen Sie häufige Pausen
Die Hauptidee dabei ist, dass Sie durch das Einlegen von Pausen im Laufe des Tages wieder entspannt und mit Energie arbeiten und so mehr erledigen können. Studien deuten darauf hin, dass es eine Vielzahl optimaler Arbeitsunterbrechungsverhältnisse gibt. Letztendlich ist es jedoch unerheblich, ob Sie die 52:17-Regel einhalten oder alle 90 Minuten eine Pause einlegen, solange Sie Ihren Schreibtisch ein paarmal verlassen ein Tag.
Wie ist es gelaufen?
Am Montag lief alles wie geplant; Ich brach häufig ab und beendete eine anständige Menge von Aufgaben, die auf meiner To-Do-Liste standen.
Aber dann kam der zweite Tag und ich fühlte, dass ich mich zwingen musste, den Schreibtisch zu verlassen. Außerdem wurde es nach diesen Zwangspausen immer schwieriger, wieder auf die Strecke zu kommen. Nachdem ich auch in den folgenden Tagen das gleiche Problem hatte, änderte ich schließlich den gesamten Ansatz: Anstatt mich zu zwingen, jede Stunde zu pausieren, machte ich jedes Mal eine Pause, wenn ich eine Aufgabe erledigte oder mich einfach festgefahren fühlte. Infolgedessen gab es Zeiten, in denen ich drei Pausen in einer Stunde machte, und Zeiten, in denen ich einen fünfstündigen „Arbeitsmarathon“ ohne Pause absolvierte. Aber es hat funktioniert; Ich ließ die Dinge einzeln erledigen, ohne mich überarbeitet zu fühlen, und das war wirklich wichtig.
Wirkungsgrad: 75%
Persönliche Zufriedenheit: 4/5
Fazit: Machen Sie eine Pause, wann immer Sie sie brauchen, und nicht, wann Sie sollen.
Tipp 3: Erstellen Sie eine Aufgabenliste mit verwaltbaren Aufgaben
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Aufgabenliste zu erstellen. Die Idee dieser speziellen Liste besteht darin, jede Aufgabe in die umsetzbaren Schritte zu unterteilen, die Sie ausführen müssen, um Ihre Projekte fertigzustellen. Produktivitätsguru David Allen schlägt vor, jedes Element in Ihrer Liste mit einem Verb zu beginnen, um Ihre Absichten konkreter zu machen. Anstatt einfach "Kundenbericht" in Ihre Liste aufzunehmen, müssen Sie die betroffenen Aktionselemente detailliert angeben: Daten erfassen, Daten analysieren, Bericht schreiben usw.
Dann müssen Sie diese Aufgaben in einer Weise zuweisen, die tatsächlich machbar ist. "Eine tägliche Aufgabenliste sollte aus kleinen Aufgaben bestehen, die nicht länger als ein paar Stunden dauern", schreibt Cody Wheeler für Lifehack .
Wie ist es gelaufen?
Das Gute an dieser Methode ist, dass Sie sich produktiv fühlen. Die Länge meiner To-Do-Liste wurde immer kürzer und es fühlte sich sehr motivierend an. Außerdem hat mich diese Methode auch auf die kleineren Dinge aufmerksam gemacht, die ich im Rahmen des gesamten Projekts getan habe, z. B. das Durchsuchen von Literatur nach einem Blog-Beitrag, was normalerweise viel Zeit in Anspruch nimmt, aber nicht für jeden sofortige Ergebnisse liefert.
Obwohl die Aufteilung der Aufgaben in ausführbare Schritte wahrscheinlich die effektivste Methode ist, die ich ausprobiert habe, sollten Sie Ihre Liste dennoch mit Bedacht erstellen. Sie können nicht jede Kleinigkeit mit einbeziehen, die Sie planen, auch wenn dies für den Abschluss des Projekts erforderlich ist. Dadurch wird Ihre Liste unnötig lang.
Wirkungsgrad: 80%
Persönliche Zufriedenheit: 5/5
Fazit: Reduzieren Sie Ihre Liste auf maximal sechs oder sieben spezifische, ausführbare Aufgaben pro Tag. Einzelne Aufgaben, deren Ausführung weniger als 10 Minuten dauert, sind für die Liste nicht geeignet.
Tipp 4: Beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe
Die Idee dieser Methode ist es, mit der wichtigsten Aufgabe des Tages zu beginnen, wenn Sie die volle mentale Energie haben, und dann im Laufe des Tages viele einfachere Aufgaben zu erledigen, und Sie werden müder. In einem Artikel für Fast Company schlägt Rachel Gillett vor:
„Identifizieren Sie die Aufgaben, die wichtig sind und Ihre geistigen Fähigkeiten erfordern, die Sie bis zum Ende des Tages aufschieben, wenn Ihre geistigen Reserven niedrig sind. Wenn Sie diese Aufgaben identifiziert haben, ordnen Sie Ihre Routine neu, sodass Sie die erste Stunde des Tages ununterbrochen daran arbeiten können. ''
Wie ist es gelaufen?
Für mich lief das nicht ganz so, wie es Gillett beschrieben hat. Morgens brauche ich einfach etwas Zeit, um in den Arbeitsfluss einzusteigen. Ich konnte einige alltägliche Aufgaben erledigen, aber definitiv nichts, was "meine vollen geistigen Fähigkeiten erforderte". Also kämpfte ich eineinhalb Tage mit dieser Methode, bis ich aufgab, um endlich Dinge zu erledigen.
Wirkungsgrad: 66%
Persönliche Zufriedenheit: 1/5
Fazit: Ermitteln Sie Ihre Produktivitätsspitzen (DeskTime verfügt zu diesem Zweck über eine „Produktivitätsskala“) und planen Sie dann Ihre vorrangigen Aufgaben in dieser Zeit. Es muss nicht das Erste am Morgen sein - nur wann immer Ihre Hauptsendezeit ist.
Bonus-Tipp: 2 Biere für Kreativität
In einer Studie der University of Chicago stellten Forscher fest, dass ein leichter Rausch Ihre Produktivität bei kreativen Aufgaben steigern kann. Während Kaffee nachweislich hilft, einfache Aufgaben zu erledigen, wurde ein Blutalkoholgehalt von 0, 07 (das entspricht zwei Bieren) nachgewiesen, um kreative Aufgaben zu unterstützen.
Wie ist es gelaufen?
Wochenlang habe ich es aufgeschoben, einen Artikel zu schreiben - ich konnte einfach nicht in den Fluss kommen. Also habe ich eines Nachmittags auf dieses letzte Experiment zurückgegriffen. Ich trank das erste Bier ganz aus, ging dann zurück zu meinem Computer, um zu arbeiten und nebenbei das zweite zu trinken.
Das erste Bier wirkte Wunder; Sofort flossen Worte, Ideen wurden herausgebracht und die Seiten füllten sich schnell. Es schien, als hätte das Bier meine Selbstkritik ausgeschaltet und die Tür für mein kreatives Schreiben geöffnet.
Das zweite Bier war jedoch ein Fehler; Während ich daran nippte, löste sich meine Fähigkeit, mich zu konzentrieren, schnell auf.
Effizienz: Nun, es hat die Arbeit erledigt, oder?
Persönliche Zufriedenheit: 5/5
Fazit: Ein Bier zu trinken hat großartige Dinge bewirkt, um Ideen auf Papier zu bringen. Erwarten Sie jedoch nicht, dass Sie danach etwas wirklich produktives machen können. Ein Bier hätte für meine Toleranz völlig gereicht.
