Ich bin ein Profi darin, Posteingang Null zu erreichen. Trotzdem bin ich noch nicht weit oben und erhalte nur eine Handvoll E-Mails pro Stunde.
Aber wenn Sie anfangen, die Reihen zu erklimmen, wird diese Benachrichtigungsnummer immer größer. Und was noch wichtiger ist, die Anzahl der anderen Aufgaben, die Sie übernehmen. Grundsätzlich rücken E-Mails an den unteren Rand der Liste "Dinge, die Sie tun müssen", weil dies erforderlich ist.
Dies verhindert jedoch nicht, dass sich Nachrichten häufen. Während viele Leute Apps und Hacks verwenden, um den Datenfluss zu verwalten, verfolgt CEO Tom Patterson einen anderen Ansatz. Laut einem der am höchsten bewerteten LinkedIn-Artikel des Jahres hat er dieses Problem mithilfe einer OOO-Nachricht gelöst, während er im Büro ist :
Ziemlich schlau, oder? Als Manager konnte er sich auf das Wesentliche konzentrieren und gleichzeitig sein Team ermutigen, seine eigenen Probleme zu lösen. Betty Liu, eine der führenden LinkedIn-Influencer und Autorinnen des Artikels, fasst zusammen, warum dieser Ansatz so gut funktioniert:
„Angelegenheiten, die dringend zu sein schienen, wurden von selbst geklärt, ohne dass mehr als 200 E-Mails über ein" Allen antworten "-Gelände flogen. Dinge, die wirklich dringend waren, rechtfertigten Anrufe. Und wenn Toms Leute wussten, dass er nur für wirklich wichtige Angelegenheiten unterbrochen werden sollte, nahmen sie es auf sich, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen. Nichts davon wäre passiert, wenn Tom die ganze Zeit über per E-Mail erreichbar gewesen wäre und sich um jedes Detail gekümmert hätte. “
Vor diesem Hintergrund sind Sie wahrscheinlich kein CEO - was bedeutet, dass diese Technik möglicherweise nicht für Sie funktioniert und sogar einige Personen über und unter Ihnen verärgert. Dies deutet jedoch darauf hin, dass Sie OOO-Nachrichten auch als Hilfestellung verwenden können.
Wenn Sie beispielsweise in den Urlaub fahren möchten, können Sie Ihre OOO-Nachricht einen Tag früher einrichten, um unnötiges Hin- und Her zu vermeiden. Sie können auch eine automatische Antwort erstellen, die jedes Wochenende ausgelöst wird, um Ihren Chef darin zu schulen, nach der Arbeitszeit weniger Nachrichten zu senden. Oder Sie können es eines Nachmittags für Ihr internes Team verwenden, wenn Sie versuchen, ein großes Projekt abzuschließen, und keine Zeit haben, auf nicht dringende Angelegenheiten zu reagieren.
Es sieht aus wie das:
Ich verbringe diesen Nachmittag damit, den vierteljährlichen Datenbericht fertigzustellen. Um es rechtzeitig zu erledigen (und es für alle guten Leute gut aussehen zu lassen), beantworte ich heute zwischen 13.00 und 18.00 Uhr nur dringende E-Mails. Danach komme ich auf alle zurück. Danke für Ihr Verständnis!
Mein Punkt? Sie müssen kein CEO sein, um die Kontrolle über Ihren Posteingang zu übernehmen. Sie müssen nur bereit sein, einen für Sie (und Ihr Team) sinnvollen Ansatz zu finden.
