Es gibt viele talentierte Verwaltungsassistenten. Ich habe viele Menschen getroffen, sowohl Männer als auch Frauen, die als Assistenten der Geschäftsführung, Büroleiter oder Verwaltungskoordinatoren Karriere gemacht haben und ihre Talente in Sachen Veranstaltungsplanung, Projektmanagement und Kundenbetreuung zu einer gut bezahlten Karriere ausgebaut haben. Diese Art von Arbeit ist wichtig und hält Unternehmen am Laufen.
Ich bin jedoch kein Verwaltungsassistent - und ich bin auch nicht besonders talentiert in diesen Verwaltungsaufgaben. Ich bin großartig mit Kunden, aber wenn es darum geht, die Reise und den Transport mehrerer Personen zu koordinieren, bin ich nicht Ihr Mädchen. Ich bin freundlich, aber meine Stimme, ähnlich der eines 10-Jährigen, eignet sich nicht für ein professionelles Telefonverhalten. Ich weiß natürlich nicht, wie viele Pfund Kartoffelsalat für ein Mittagessen für 20 Personen zu bestellen sind. Tatsächlich habe ich nie eine große Party geplant - meine Mutter hat meine gesamte Hochzeit geplant.
Und doch wurde oft angenommen, dass ich administrative Aufgaben bei der Arbeit übernehmen würde - Notizen machen, Mittagessen bestellen, Kopien anfertigen -, weil ich die einzige Frau bin, die an einem Projekt beteiligt ist. Viele berufstätige Frauen haben ähnliche Erfahrungen mit mir geteilt. Tatsächlich sagte mir eine ehemalige Kollegin der Verlags- und Medienbranche kürzlich, dass ihre männlichen Kollegen es für selbstverständlich hielten, Einladungen zum Kalender zu versenden, Besprechungsräume zu buchen und Notizen für ein abteilungsübergreifendes Projekt zu machen. Sie ist Senior Director und verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung, die die ihrer Kollegen übertreffen oder übertreffen.
Noch beunruhigender ist die Annahme, dass Frauen irgendwie besser dafür gerüstet sind als ihre männlichen Kollegen. Obwohl wir so große Fortschritte gemacht haben, können einige (natürlich nicht alle) unserer älteren männlichen Kollegen nicht die Überzeugung erschüttern, dass wir Mädels einfach besser in der Lage sind, Notizen zu machen und Einladungen zu versenden.
Ich zögere, eine Anleitung zum Umgang mit dieser Situation zu schreiben, da die Verantwortung für die Umkehrung kultureller Traditionen nicht nur auf ein Geschlecht fallen sollte. Aber wenn Sie wie ich sind, haben Sie Arbeit zu erledigen (tatsächliche Arbeit, die Arbeit, für die Sie bezahlt werden) und müssen dieses Problem im Keim ersticken, wenn es passiert. In Anbetracht dessen, dass dies kurzfristige Lösungen für ein Problem sind, dessen Behebung mehr als ein paar Werktage in Anspruch nehmen wird, hat sich für mich Folgendes bewährt.
1. Fragen Sie sich: Ist dies ein "All Hands on Deck" -Moment oder ist dies unangemessen?
Es macht mir nichts aus, in einer Situation "alle Hände an Deck" einzusteigen. Zum Beispiel arbeite ich zurzeit für ein kleines Startup und habe aufgrund der Größe und des Budgets des Unternehmens Verantwortlichkeiten in Bezug auf Betrieb, Finanzen und Personal übernommen, die normalerweise von niemandem im Marketing verlangt würden. Ich halte diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten nicht für unangemessen, sondern für die Lage des Landes in der Startup-Welt.
Wenn Sie auf der anderen Seite feststellen, dass Ihre Teammitglieder Sie wiederholt (anstelle von anderen Fachleuten mit gleicher Leistungsfähigkeit und insbesondere von männlichen Kollegen) auffordern, sich um administrative Aufgaben zu kümmern, die nicht mit Ihrer Position zusammenhängen, z. B. um Bestellungen oder Mittagessen einnehmen - fahren Sie mit Punkt 2 fort.
2. Legen Sie keinen Präzedenzfall fest
In einer meiner ersten Positionen außerhalb der Graduiertenschule bot ich an, am ersten Tag das Mittagessen für meinen Chef abzuholen. Ich habe versucht, nett zu sein, aber ich habe unwissentlich einen gefährlichen Präzedenzfall geschaffen: Danach bat er mich, ihn die ganze Zeit zum Mittagessen zu bringen.
Es ist nichts Falsches daran, freundlich und hilfsbereit zu sein, aber es gibt viele Möglichkeiten, die Bereitschaft zum Ausdruck zu bringen, über die Pflicht hinauszugehen, abgesehen davon, persönliche Besorgungen zu erledigen oder aufzuspringen, wenn jemand etwas FedExed braucht. Lerne aus meinem Fehler und denke lange und gründlich nach, bevor du diesen Weg einschlägst.
Tatsächlich können Sie auch den Präzedenzfall festlegen, den Sie nicht möchten: Wenn Sie einem Projektteam angehören, dem keine Verwaltungsperson zugewiesen ist, nehmen Sie sich in der ersten Planungsbesprechung Zeit, um direkt die Frage zu beantworten, wer das tun wird kümmert sich darum, Meetings zu organisieren, Dokumente zu drucken und so weiter. Empfehlen Sie von Anfang an, dass diese Aufgaben unter allen aufgeteilt werden oder dass sich die Teammitglieder abwechseln.
3. Bringen Sie ihnen das Angeln bei
Das Ziel des freiwilligen Engagements für administrative Aufgaben sollte darin bestehen, Ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zur Erledigung von Aufgaben zu demonstrieren und nicht zu zeigen, dass Sie nur für andere Menschen arbeiten. In diesem Sinne, wenn Sie feststellen, dass Kollegen Sie wiederholt zum Scannen, Faxen, Kopieren oder Planen von Besprechungen auffordern, sagen Sie einfach: „Lassen Sie sich zeigen, wie das geht, damit Sie mich nicht immer wieder fragen müssen. Es ist wirklich einfach. “Und führen Sie sie dann durch den Prozess.
Dies wird sowohl die Person davon abhalten, erneut um diesen Gefallen zu bitten, als auch das alberne Gefühl von "Ich bin nur so hilflos und schlecht mit Technologie, ist das nicht süß?", Das diese Anfragen oft begleitet, lindern. Sie und ich wissen beide, dass für solche Aufgaben keine magischen Kräfte erforderlich sind, nur ein paar Minuten Zeit. Apropos Zeit:
4. Stehen Sie für Ihre wertvolle Zeit auf
Wenn Sie ein Kollege bittet, einen Stapel von 40-seitigen Dokumenten zu kopieren und zu sortieren, bittet er Sie, Zeit für eine Aufgabe aufzuwenden, die viele Menschen erledigen könnten, anstatt an Ihren eigentlichen Projekten zu arbeiten, die vermutlich nur Sie selbst erledigen können.
Büroarbeiten sind wichtig, aber das heißt nicht, dass man sich tagtäglich darum kümmern muss. Sie haben noch einen anderen Job zu erledigen, und wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen, kann dies nachteilige Auswirkungen haben. Wenn Ihre Leistung leidet, weil Sie zu viel Zeit für Verwaltungsaufgaben aufgewendet haben, wird dies von Ihrem Manager als Unfähigkeit angesehen, Prioritäten zu setzen. Sie können auch eine Nachricht senden, dass Sie tatsächlich betriebsbezogene Arbeit bevorzugen . Denken Sie stattdessen daran, dass jede „optionale“ Verantwortung eine Gelegenheit sein sollte, Ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen, sich professionell zu entwickeln oder Ihrem Manager zu zeigen, dass Sie bewusst über Ihre Zukunft im Unternehmen nachdenken.
Ich kann gar nicht genug betonen, dass die administrative Arbeit nichts herabsetzt. Wenn Sie jedoch keine Administratorrolle innehaben, gibt es keinen Grund, dass Ihre Kollegen verlangen oder annehmen sollten, dass Sie der Standardadministrator sind, nur weil Sie die einzige Frau im Konferenzraum sind. Steh auf und mach dich wieder an die Arbeit.
