Wenn ich an den Frühjahrsputz denke, denke ich an meinen Kleiderschrank - und wie viel ich wirklich, wirklich durchgehen muss: Um die Sachen auszuräumen, die ich die ganze Saison nicht getragen habe, finde ich eine gute, abgelegene Stelle für Dinge, die ich nicht sehr oft trage, und organisiere den Rest in ein System, das Sinn macht.
Aber ich werde ehrlich sein: Wenn ich den Bereich meines Lebens angehen will, der das größte Durcheinander ist, sollte ich meine E-Mail wirklich aufräumen.
Klingt bekannt? Ich denke so. Deshalb habe ich in diesem Jahr ein paar Tipps für das Räumen Ihres Schranks und für das Anwenden dieser Tipps auf Ihren Posteingang entwickelt.
1. Entfernen Sie die Rückteile
Wenn es um E-Mails geht, bekommen die neueren immer die Aufmerksamkeit. Wenn Sie also im Frühjahr putzen wollen, beginnen Sie am besten mit Ihren ältesten ungelesenen Nachrichten. Selbst wenn Sie nur die drei ältesten E-Mails beantworten, haben Sie das Gefühl, Fortschritte gemacht zu haben, denn diese haben sich verstaubt (und müssen wirklich entweder beantwortet oder archiviert werden).
2. Entwirren und einige Dinge rausschmeißen
Genau wie bei Ihrem Kleiderschrank sind Sie mit Ihrem Posteingang zufriedener, wenn er nur das enthält, was Sie benötigen. Tatsächlich zeigen Studien, dass die Verringerung der Anzahl der täglichen E-Mails, die Sie erhalten, einen echten Einfluss auf Ihr Zeitmanagement und Ihren Stresslevel hat.
Nehmen Sie also diese ersten Frühlingswochen als Ausrede, um herauszufinden, was Sie nicht mehr benötigen. Newsletter, die Sie nie gelesen haben, Benachrichtigungen von Social-Media-Sites, die Sie nicht einmal angesehen haben, Mailinglisten, die für Sie nicht mehr hilfreich sind - all dies ist faires Spiel.
Sie sind sich nicht sicher, wie Sie diese Inbox-Clutterer identifizieren sollen? Versuche dies:
- Suchen Sie nach "Abbestellen" für Oberflächen-Newsletter, bei denen Sie sich abmelden können.
- Suchen Sie in Ihrem Papierkorb nach noch ungelesenen E-Mails. Wenn Sie es gelöscht haben, ohne es anzusehen, brauchen Sie es wahrscheinlich gar nicht.
- Suchen Sie nach "Von: Keine Antwort", um automatisierte E-Mails von Unternehmen zu finden (ich bevorzuge E-Mails von echten Personen).
Melden Sie sich bei jedem Schritt von allem ab, was Sie nicht lesen oder benötigen.
3. Nicht täglich benötigt? Stell es woanders hin
Wenn Sie sich entschieden haben, auf welchen Newslettern und Panlisten Sie definitiv bleiben möchten, sollten Sie bestimmte Ordner (oder so genannte themenbezogene Posteingänge) erstellen, in denen nicht unbedingt erforderliche E-Mails automatisch verschickt werden, anstatt in Ihrem Posteingang angezeigt zu werden.
Indem Sie diese E-Mails nach Typ filtern und sie leicht zugänglich machen, ohne immer vor Ihnen zu stehen, übernehmen Sie die Kontrolle: Sie sehen sich die Angebote auf Fab.com und die neuen Styles bei Banana Republic an, wenn Sie dies wünschen, und nicht, wenn Sie es möchten Entscheide dich, in deinen Posteingang zu kommen. Sie sehen sich neue Twitter-Follower an, wenn Sie entscheiden, dass es Zeit für Ihre Social-Media-Pause ist. Du hast die Idee.
Bevor Sie mit Filtern beginnen, legen Sie Ihre Themen fest. Als ich in meinem Posteingang nach zeitraubenden Tätern suchte, stellte ich fest, dass es sich bei den großen drei um Panlists, Social Media und Newsletter handelte. Erstellen Sie für jede dieser Beschriftungen neue.
Pro-Tipp: Beginnen Sie das Etikett mit einem Sternchen, um es oben auf Ihren Etiketten zu platzieren. Vergessen Sie dabei nicht, diese zu markieren (z. B. "* Social Media" anstelle von "Social Media").
Richten Sie dann Ihre Filter so ein, dass relevante E-Mails direkt in Ihre "themenbezogenen Posteingänge" gelangen. In Google Mail werden folgende Schritte zum Einrichten von Filtern ausgeführt:
- Klicken Sie in Ihrem Suchfeld auf den Abwärtspfeil. Ein Fenster, in dem Sie Ihre Suchkriterien angeben können, wird angezeigt.
- Geben Sie Ihre Suchkriterien ein. Wenn Sie überprüfen möchten, ob Ihre Suche korrekt funktioniert hat, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
- Klicken Sie unten im Suchfenster auf "Filter erstellen".
- Wählen Sie die Aktionen aus, die der Filter ausführen soll. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie beim Erstellen des Filters "Posteingang überspringen (archivieren)" und "Etikett anwenden:" auswählen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter erstellen".
Jetzt gehen alle diese E-Mails von [email protected] direkt in meinen Posteingang mit dem Thema "* Newsletter", um zu überprüfen, ob ich mich im Online-Einkaufsmodus befinde. Ich empfehle Ihnen, die Beschriftungseinstellungen für Ihren Posteingang auf "Show if Unread" (Ungelesen anzeigen) zu setzen, um von dieser Strategie "out of sight, out of mind" (außer Sichtweite, außer Sichtweite) wirklich zu profitieren. Während die obigen Anweisungen speziell für Google Mail gelten, bieten viele andere E-Mail-Systeme ähnliche Funktionen zum Beschriften und Sortieren.
Die Überholung Ihres Posteingangs dauert einige Zeit, aber ich verspreche, es lohnt sich auf jeden Fall. So wie ein sauberer Schrank Ihnen hilft, die Dinge zu finden, nach denen Sie tatsächlich suchen, sorgt ein organisierter Posteingang dafür, dass Sie Zeit und Energie für die E-Mails verwenden, die Sie wirklich lesen müssen.
Alles Gute zum Frühjahrsputz!
: Frühjahrsputz in Ihrer Kabine!
