Von Stiften über Snacks bis hin zu Klatsch und Tratsch im Büro - wenn Sie einen halben Meter von Ihrem Kollegen entfernt sitzen, ist es ein Kinderspiel, alles zu teilen. Um die letzten Details einer Präsentation zu besprechen, die Sie in 30 Minuten zusammen halten, senden Sie ihr eine E-Mail? Mit diesem Bild stimmt etwas nicht.
E-Mails, Telefonkonferenzen, Online-Kalender und Chat-Apps helfen uns, in Kontakt zu bleiben und den Überblick zu behalten, wenn wir weit voneinander entfernt sind. Das Werkzeug ist jedoch nur so effektiv wie die Hand, mit der es bedient wird. Wenn Sie wissen, wann Sie jede der verfügbaren Apps verwenden müssen und wie Sie das Beste aus ihnen herausholen können, ist der Unterschied zwischen verschwendeten Stunden und ausgelieferten Produkten oftmals ausschlaggebend.
Bei Blinkist arbeiten wir daran, das Lesen und Lernen effizienter zu gestalten, daher liegt Rationalisierung in unserer DNA. Als wir bemerkten, dass die Kommunikation auch in unserem kleinen Team ineffizient wurde, begannen wir herauszufinden, was uns davon abhielt, unser Bestes zu geben. Wir haben festgestellt, dass wir durch die Optimierung des Gebrauchs unserer alltäglichen Tools viel mehr erreichen können.
Im Folgenden werden die vier gängigen Tools aufgeführt, die Sie wahrscheinlich auch missbrauchen, und wie Sie Ihr Formular reparieren können.
1. E-Mail
Das Fummeln
So einfach E-Mails auch sein mögen, es gibt viele Möglichkeiten, etwas falsch zu machen: E-Mails als Vehikel für eine lange Debatte und für Ein-Wort-Antworten, die für den Anfang entweder einzeln beantwortet oder weitergeleitet werden können. Und so verlockend es auch ist, Ihre E-Mail-Kette als Ort für ausführliche Auseinandersetzungen mit der Dokumentation zu verwenden, ist E-Mail kein Ort für kritische Diskussionen über Projektdetails. Was Sie in jeder dieser Instanzen tun, ist, Ihre Aktivitäten und die Ihrer Empfänger zu verkomplizieren und zu verzögern.
Die Reparatur
Treffen Sie sich bei wichtigen oder dringenden Aufgaben von Angesicht zu Angesicht, damit Sie Probleme direkt angehen und schneller Antworten erhalten können. Indem Sie dies live tun, schützen Sie nicht nur Ihre eigene Zeit, sondern helfen auch Ihren Mitarbeitern. Wenn jeder weiß, dass dringende Nachrichten niemals per E-Mail eingehen, gibt es keinen Grund, den Posteingang ständig zu aktualisieren, und die Leute können sich stattdessen darauf konzentrieren, die Dinge zu erledigen.
Stellen Sie sich E-Mails als eine Möglichkeit vor, eine Diskussion zu eröffnen oder eine Agenda festzulegen. Wenn Sie sich also mit Ihrem Team zusammensetzen, um die Magie in Gang zu setzen, kann dies geschehen.
2. Telefonkonferenzen
Das Fummeln
Telefonkonferenzen sind wunderschön - Sie können sie jederzeit und überall durchführen -, aber da sie sich zwangloser anfühlen als persönliche Besprechungen, können sie auch Effizienzprobleme verursachen.
Erstens, weil sie sich informell fühlen, können sich zu viele Menschen leicht einschleichen. Das Ergebnis ist, dass Ihr Team in einer Sitzung von zweifelhaftem Nutzen gefangen ist, anstatt sich der kritischen Arbeit zu widmen, die nur sie leisten können.
Zweitens ist es leicht zu übersehen, dass sie, obwohl sie eher lässig wirken, psychisch sehr anstrengend sein können. Telefonkonferenzen erfordern Vorbereitung und intensives Zuhören, was Ihre tägliche Fokussierungsration stark entlastet. Planen Sie einen Termin zu früh am Morgen, um sich auf den Tag zu konzentrieren. Zeichnen Sie es erst nach Stunden ein, und Sie haben es mit einem Tag zu tun, der durch die Erwartung Ihrer Arbeitssitzung in der Latenz festgelegt wird.
Die Reparatur
Denken Sie zunächst daran, dass nicht jeder eingeladen werden muss. Binden Sie stattdessen Personen ein, die über das Projekt informiert sind und wichtige Beiträge leisten. Lassen Sie eine Person in der Besprechung Notizen machen und diese mit dem Rest des Teams teilen, damit sich die anderen auf die Arbeit konzentrieren können.
Und denken Sie daran, Ihre Anrufzeit mit Bedacht zu wählen. Planen Sie Konferenzgespräche nach Möglichkeit nicht gleich morgens oder spät abends. Indem Sie eine Zeit dazwischen finden, behalten Sie Ihren Fokus.
3. Chat
Das Fummeln
Inter-Office-Chat, insbesondere für Unternehmen, die sich auf mehr als einer Etage oder an verschiedenen Standorten befinden, ist ein sehr nützlicher Ersatz für Face-to-Face: Er findet in Echtzeit statt, ermöglicht die sofortige Übertragung von Dateien und erleichtert die Spontaneität. Aber genau wie bei Telefonkonferenzen sind die Vorteile des Chats auch seine Mängel.
Das Hauptproblem bei Office-Chats ist, dass die Leute sich freier fühlen, Fragen ohne Umschweife zu schreiben, weil sie technisch nicht unterbrochen werden - der Empfänger kann immer noch entscheiden, ob er antwortet oder nicht. Die Sache ist, wir sind reaktive Kreaturen und wir haben das Gefühl, dass wir aufhören müssen, was wir tun, und uns um die Leute kümmern müssen, die uns anpingen. Auch wenn Ihre Absicht, per Chat in Kontakt zu treten, unauffällig sein soll, haben Sie wenig Kontrolle darüber, ob die Arbeit Ihres Kollegen unterbrochen wird. Wenn sie eine Nachrichtenbenachrichtigung sieht, wird sie wahrscheinlich nachsehen. Auch wenn sie nicht direkt antwortet, wird ein Teil ihres Fokus jetzt von Ihrer Bemerkung oder Frage abgelenkt.
Die Reparatur
Im Allgemeinen sollte der Chat nur für kurze Fragen verwendet werden, die Sie davon abhalten, mit Ihrer Arbeit fortzufahren, oder um eine Zeit mit einem Kollegen einzurichten, um über ein größeres Problem zu sprechen. Alles andere, schreiben Sie eine E-Mail, damit Sie Ihre Kollegen nicht stören.
Und wenn Sie zu viele Chats erhalten? Deaktivieren Sie Benachrichtigungen wie bei E-Mails. Bei vielen Chat-Diensten kann ein Benutzer auch "unsichtbar" werden. Dies ist eine gute Möglichkeit, um mitzumachen (insbesondere, wenn Sie Teil eines ständig aktualisierten Gruppen-Chats sind), ohne sich zur Reaktion gezwungen zu fühlen.
4. Kalender
Das Fummeln
Der größte Missbrauch, den Menschen mit ihren Kalendern machen, besteht darin, sie wie To-Do-Listen zu behandeln. Wenn Sie einen Blick in Ihren Kalender werfen und etwas Ähnliches sehen, "Milch abholen" oder "einen Haarschnitt planen", ist es Zeit zu überdenken, wie Sie ihn verwenden.
Ein weiterer Missbrauch des Kalenders besteht darin, die Zeit nicht nur zu organisieren, sondern zu schützen. Wenn Sie mit einem Vorschlag für ein neues Projekt angesprochen werden und Ihr Kalender Ihnen sagt, dass Sie es einpassen können, denken Sie daran, dass dies nicht unbedingt bedeutet, dass Sie es sollten. Es ist wichtig, zuerst einen Blick auf Ihre Ziele und Werte zu werfen.
Die Reparatur
Bewahren Sie Ihren Kalender als heiligen Ort für Besprechungen und Veranstaltungen auf, die entweder an ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit gebunden sind oder an denen andere Personen als Sie beteiligt sind. Sie können Ihre Kalenderpraktiken mit einer To-Do-Liste für Aufgaben wie das Anrufen Ihres Arztes oder das Abholen von Blumen ändern. Es ist immens befriedigend, kleine Aufgaben abzukreuzen, und wenn Sie sie auf eine überschaubare Liste setzen, nehmen sie einen anderen Charakter an - einen, der es Ihnen ermöglicht, sie als Teil wichtiger Ereignisse zu betrachten, anstatt selbst zu Ereignissen zu werden.
Und vergessen Sie nicht, immer neue Möglichkeiten mit Ihrer Rolle und Ihren Zielen in Einklang zu bringen. Alles, was im Hier und Jetzt oder in der von Ihnen gewünschten Zukunft nicht zusammenpasst, steht nicht auf dem Terminkalender.
Mit nur ein paar einfachen Änderungen können Sie die Werkzeuge verwenden, die Ihnen zur Verfügung stehen, um mehr zu tun. Teilen Sie diese Tipps im Büro mit anderen, und Ihr gesamter Arbeitsplatz wird effizienter, bevor Sie es merken!
