Die meisten von uns waren dort: Sie haben acht Millionen Dinge zu erledigen, aber es scheint, als würde nie etwas getan werden. Sie erstellen eine Aufgabenliste nach der anderen, und Sie haben das Gefühl, dass Sie der Liste mehr Elemente hinzufügen , als Sie ankreuzen. Bedeutet das, dass Sie im Zeitmanagement einfach nur schrecklich sind, oder ist es etwas anderes?
Dies ist eine erschreckende (aber seltsam beruhigende) Tatsache: Satte 89% der Leute beenden ihre täglichen Aufgabenlisten nicht regelmäßig. Also keine Sorge, du bist nicht allein!
Ein weiterer Grund, sich keine Sorgen zu machen: Es gibt einfache Strategien, mit denen Sie mehr erledigen und Ihre Aufgabenliste übersichtlicher gestalten können. Hier finden Sie eine Zusammenfassung unserer besten Tipps für die Aufgabenliste - denn es ist an der Zeit, einer der 11% zu werden, die tatsächlich das beenden, was sie vorhaben.
1. Nehmen Sie die 1-3-5-Regel ernst
Im Laufe des Tages ist es leicht, sich in all die kleinen Dinge zu vertiefen, die auftauchen. Sicher, Sie wollten diesen gigantischen Komitee-Bericht, der Sie seit Wochen belastet, unbedingt fertigstellen, aber Sie mussten nur Ihre To-Do-Liste mit 17 weiteren Dingen füllen, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Oder doch?
Hier bietet sich die 1-3-5-Regel an: Wenn Sie ein großes, drei mittlere und fünf kleinere Dinge festlegen, die Sie an diesem Tag erledigen möchten (und ja, das ist im Allgemeinen die Anzahl der Aufgaben, die Sie vernünftigerweise ausführen können) Sie werden sofort wissen, wo Ihre Prioritäten liegen (und worauf Sie warten können). Und wenn das Priorisieren tatsächlich das größte Problem bei der Produktivität ist, können Sie es besser beherrschen.
Wenn Sie in einem Job arbeiten, in dem wirklich Dinge auftauchen und der so schnell wie möglich erledigt werden muss, lassen Sie eines Ihrer Medien und eines oder zwei Ihrer kleinen Zeitnischen jeden Tag offen, um die wichtigsten unmittelbaren Bedürfnisse zu befriedigen.
Um dies noch einfacher zu machen, haben wir eine sehr einfache (und hübsche) Tabelle erstellt, in der Sie Ihre 1-3-5-Elemente zuordnen können. Diese können Sie hier herunterladen.
2. Verwenden Sie die Eisenhower-Methode
Alex Honeysett beschreibt die Eisenhower-Methode sehr gut, aber das Wesentliche ist, dass Sie zunächst zwei Dinge über jede Ihrer Aufgaben verstehen müssen: Wie wichtig ist sie und wie dringend ist sie? Die große Lehre hier ist, dass das, was wichtig ist, nicht immer dringend ist und umgekehrt.
Die Idee, Aufgaben zu priorisieren, kann entmutigend sein (insbesondere, wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Prioritäten liegen sollen). Daher erstellt dieses System ein sehr einfaches Raster, auf dem Ihre Aufgabenliste basiert. Suchen Sie nach den Dingen, die sowohl dringend als auch wichtig sind, und tun Sie diese zuerst. Machen Sie sich keine Sorgen um Dinge, die nur dringend erscheinen, und blockieren Sie bestimmte Zeitblöcke in Ihrem Zeitplan für diejenigen, die wichtig sind, aber nicht in diesem Moment erledigt werden müssen. Und irgendetwas, das Sie bestimmen, ist nicht dringend oder wichtig? Tun Sie alles, um das von Ihrer zu vollen To-Do-Liste zu streichen.
3. Verpflichten Sie sich zu nur einer Aufgabenlisten-App
Eine gute Freundin hat sich einmal bei mir darüber beschwert, dass sie es nie geschafft hat, ihre To-Do-Liste fertigzustellen, und als sie ihren Computer öffnete, sah ich, warum: Sie hatte neun verschiedene Produktivitäts- oder To-Do-Listen Apps laufen gleichzeitig auf ihrem Desktop!
Viele Menschen machen den Fehler zu denken, dass der Begriff „je mehr desto besser“ für Apps gilt (insbesondere für Produktivitäts-Apps), aber für die überwiegende Mehrheit der Menschen nicht. Sie verbringen die Hälfte Ihres Tages damit, sich mit allem zu beschäftigen, und es gibt keine Möglichkeit, die Vor- und Nachteile jeder einzelnen App zu erfahren.
Nehmen Sie sich stattdessen ein wenig Zeit, um Ihre Produktivitäts-App-Optionen durchzusehen (hier finden Sie eine gute Liste, um den Einstieg zu erleichtern), und wählen Sie eine aus, für die Sie sich verpflichten möchten. Laden Sie es herunter, informieren Sie sich über die Funktionen und verpflichten Sie sich einen Monat lang, nur diese App für Ihre Aufgaben zu verwenden. Sie werden schockiert sein, wie viel mehr Sie tun können, wenn Sie nicht die ganze Zeit mit so vielen verschiedenen Dingen zappeln.
4. Überlegen Sie genau, was jedes Aufgabenlistenelement enthält
Sie sollten nicht die gleiche Menge an Gewicht für das Ausfüllen eines Berichts verwenden, für das Sie fünf Stunden benötigen, um eine E-Mail zu schreiben und zu senden, die nur zwei Minuten Ihrer Zeit benötigt. Teilen Sie stattdessen die Schritte auf, die mit jedem Aufgabenlistenelement verbunden sind, bis sie alle ungefähr die gleiche Zeit und Mühe kosten (ein Experte schlägt vor, dass jede Aufgabe nicht länger als 10 Minuten dauern sollte), und betrachten Sie diese als ihre eigenen Aufgaben Elemente auflisten.
Durch die Visualisierung des Arbeitsaufwands ist es einfacher, den Rest Ihrer Aufgabenliste und Ihren Tagesablauf entsprechend zu planen. Wenn Sie nur „Bericht des Ausschusses schreiben“ sagen, wird es möglicherweise einfach, wenn Sie die sechs Schritte aufschreiben, mit denen dies verbunden ist, damit Sie den richtigen Zeitraum blockieren und andere Aufgabenlistenelemente bei Bedarf auf einen späteren Zeitpunkt verschieben können .
5. Erstellen Sie eine "Fertig" -Liste
Ich habe eine Freundin, die sich an eine klassische Aufgabenliste mit Papier und Stift hält, und einer der Gründe, warum sie das so mag, ist, dass sie es liebt, wenn Gegenstände nach einem langen Tag auf einem Blatt Papier durchgestrichen werden. Es gibt ein Erfolgserlebnis, das es bei vielen Aufgabenlisten-Apps nicht gibt.
Das Erstellen einer "Fertig" -Liste (mehr dazu hier) gibt Ihnen nicht nur das gleiche Erfolgserlebnis, wenn Sie auf alles zurückblicken können, was Sie an diesem Tag getan haben, sondern wenn Sie sich die Liste ansehen und feststellen, dass Sie es wirklich sind habe nichts erreicht, es ist auch ein großartiger Weckruf, den Sie neu ausrichten und überdenken müssen, was Sie Ihren Tag damit verbringen.
Denken Sie daran, wenn Sie einen neuen Produktivitäts-Trick ausprobieren, dessen Anpassung einige Zeit in Anspruch nimmt. Wenn die Dinge also nach einem Tag nicht mehr funktionieren, geben Sie nicht auf. Geben Sie mindestens einen Monat lang eine neue Aufgabenliste. Sie werden in kürzester Zeit zur Produktivitätsmaschine!
