Wie oft in der Woche beschweren sich Mitarbeiter, Freunde und Familienmitglieder, wenn sie wünschen, dass der Tag länger dauert? Der Gedanke, jeden Abend vor Einbruch der Dunkelheit alles auf Ihrer To-Do-Liste auszuschalten und hinauszugehen, ist so ziemlich ein Mythos.
Nicht für Cal Newport.
Newport ist ein Professor in Georgetown sowie ein Vater, ein vierfacher Autor, ein häufiger Verleger in seinem Fachgebiet und ein ständiger Blogger. Oh, und er hört immer noch jeden Tag um 17.30 Uhr auf zu arbeiten und arbeitet an den meisten Wochenenden nicht. Er klingt wie ein Superheld, oder?
Es stellt sich heraus, dass fast jeder so produktiv sein kann wie er, indem er von seinen Methoden lernt. Einer der größten Zeitsparer in Newport ist das, was er als „festen Produktivitätsplan“ bezeichnet: Er plant seinen Tag rückwärts, beginnend um 5:30 Uhr und arbeitet sich auf die früheren Stunden vor. Die Hauptidee ist, dass er sich selbst eine bestimmte Zeit zum Arbeiten gibt, seinen Tag genau danach plant und sich dazu zwingt, sich zu konzentrieren.
Wie können Sie einen Rückwärtstermin festlegen? So planen Sie es - und stellen Sie sicher, dass Sie es mit dem richtigen Material füllen.
1. Überspringen Sie die Aufgabenliste und planen Sie alles
Der wichtige Mandant der Backward-Schedule-Methode für die Produktivität besteht darin, auf die To-Do-Liste zu verzichten und stattdessen alles für Ihren Tag zu planen. Warum? Indem Sie Tagesordnungspunkte in Ihren Kalender aufnehmen, können Sie realistischer bestimmen, wie lange sie dauern und wann sie erledigt werden. Sie wissen auch genau, wann Sie Ihren Tag beginnen müssen, um alles unterzubringen.
Ziehen Sie also Ihre alte Aufgabenliste heraus, öffnen Sie Ihren Kalender und erstellen Sie für jedes Element ein Ereignis. Überlegen Sie bei längerfristigen Aufgaben, wie viel Zeit Sie täglich benötigen, um sich methodisch durchzuarbeiten. Wenn neue Aufgaben auftauchen, sollten Sie Zeit für sie in Ihrem Kalender finden, anstatt sie in Ihre endlose Aufgabenliste aufzunehmen.
2. Beginnen Sie mit dem Großen und setzen Sie dann das Kleine ein
Es scheint sehr offensichtlich, aber wie oft verbringst du deinen eigentlichen Arbeitstag damit, E-Mails zu beantworten, dich zu vernetzen und im Allgemeinen nicht auf die tieferen Bereiche deines Jobs zu achten?
Wenn Sie Ihren Zeitplan planen, blockieren Sie zunächst große Zeitblöcke für die wirklich wichtigen Dinge und verwenden Sie dann die verbleibenden Pausen für kleinere Aufgaben. Persönlich habe ich zwischen neun Uhr morgens und fünf Uhr abends aufgehört, geschäftliche E-Mails zu beantworten (nicht dringende Presseanfragen, E-Mails von alten Verbindungen usw.), und ich musste mich stattdessen auf die größeren Tagesordnungspunkte konzentrieren Sich in einem Meer kleinerer Aufgaben verlaufen. E-Mails können jederzeit beantwortet werden. Die Ausarbeitung einer erfolgreichen Content-Strategie kann nicht auf Stunden nach der Arbeit verschoben werden.
3. Befreien Sie sich von Ihrer morgendlichen Tratsch-Sitzung (und anderen Zeitverschwendern)
Newport sagt, er erfülle diesen festen Produktivitätsplan jeden Tag, indem er "rücksichtslos Verpflichtungen auslöscht, Menschen ablehnt, schwer zu erreichen ist und auf dem Weg dorthin nur geringfügig nützliche Aufgaben vergibt".
Klingt aggressiv, aber wenn Sie darüber nachdenken, gibt es wahrscheinlich viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Zeit nicht so gut nutzen, wie Sie es könnten. Anstatt beispielsweise morgens neben der Kaffeekanne oder am späten Nachmittag in der Nähe des Kopiergeräts zu klatschen (wer weiß, wie viel Zeit Sie haben), sollten Sie Ihre Kontakte zu angemesseneren Tageszeiten wie der 30-minütigen Mittagspause pflegen. haben Sie Ihren Zeitplan gesetzt.
Die Planung Ihres Tages von Anfang bis Ende kann unglaublich einschüchternd sein, aber wenn Sie wissen, dass Sie unnötige Aktionen ausführen und realistisch sind, wie viel Zeit alles in Anspruch nehmen wird, wird der Vorgang erheblich vereinfacht - und Sie können das Büro genau dann verlassen, wenn Sie möchten zu.
