Meetings werden schlecht aufgenommen - und das leider aus gutem Grund. Jeden Monat sitzt ein durchschnittlicher Mitarbeiter 31 Stunden in unproduktiven Besprechungen (kein Scherz), und seien wir ehrlich - es ist etwas, in einem Raum mit beigefarbenen Wänden und fluoreszierendem Licht an einem Tisch zu sitzen, das nicht gerade Kreativität anregt.
Die guten Nachrichten? Vorausgesetzt, Sie haben zumindest ein wenig Flexibilität bei der Art und Weise und dem Ort Ihrer Arbeit, gibt es so viele verschiedene Möglichkeiten. Hier im Muse sind wir dafür bekannt, Meetings in Coffeeshops, auf Parkbänken, in anderen Büros oder bei einem Spaziergang um den Block abzuhalten. Und wir haben festgestellt, dass ein kleiner Szenenwechsel unsere Kreativität und Produktivität erheblich steigern kann.
Willst du es versuchen? Mit der folgenden kurzen Checkliste können Sie sicherstellen, dass Ihre Abwesenheitsbesprechungen noch effektiver sind als die Besprechungen im Konferenzraum.
Betrachten Sie Ihre Umgebung
Ja, ein Meeting außerhalb des Campus kann in fast jeder Situation funktionieren, aber nicht alle Veranstaltungsorte sind gleich. Zum Beispiel ist ein geschäftiger Coffeeshop wahrscheinlich nicht der beste Ort, um ernsthafte Gespräche mit Ihrem Chef zu führen, während eine große Gruppe möglicherweise Schwierigkeiten hat, während eines Meetings zu Fuß zu kommunizieren.
Überlegen Sie sich daher sorgfältig den Ton, die Größe und die technologischen Anforderungen des Meetings, das Sie planen. Muss sich die Gruppe setzen? Ist es wichtig, über WLAN oder Steckdosen zu verfügen, oder können Sie Notebooks verwenden? Benötigen Sie Privatsphäre, oder ist es in Ordnung, wenn Leute herumtollen? Wie professionell muss der Ort sein (dh muss es ein richtiges Restaurant sein oder ist ein ungezwungener Coffeeshop in Ordnung)?
Wenn Sie in ein Restaurant oder Café gehen möchten und zu der von Ihnen geplanten Tageszeit noch nie dort waren, sollten Sie einige Tage vorher die Szene ausloten. Sie möchten nicht am selben Tag ankommen und feststellen, dass es keine Tische gibt oder dass es zu laut ist, um andere Leute reden zu hören!
Bereiten Sie Ihre Technik vor
Das hört sich vielleicht nicht intuitiv an, aber entscheiden Sie zuerst, ob Sie überhaupt Geräte für Ihr Meeting benötigen. Abhängig von der Einstellung ist es möglicherweise am sinnvollsten, Notizblöcke und Stifte von jedem Benutzer im Vergleich zu seinen Laptops mitzubringen. Restaurants mit begrenzter Tischfläche eignen sich besser für gute altmodische Schreibgeräte, während Freisprechgeräte wie Mobiltelefone sich hervorragend für Besprechungen im Park eignen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Gerät mitzunehmen, stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Batteriestrom verfügen, um die ganze Zeit zu funktionieren. Stellen Sie eine Erinnerung an Ihr Telefon ein, um Ihre Geräte mindestens eine Stunde vor dem Abflug anzuschließen, oder investieren Sie in ein tragbares Ladegerät, wenn Sie das Anschließen immer wieder vergessen.
Betrachten Sie abschließend die Wi-Fi-Situation. Wenn Sie in ein Café gehen, überprüfen Sie auf Yelp, ob es kostenloses Internet bietet (und scannen Sie die Bewertungen, um festzustellen, ob jemand Beschwerden darüber hat, dass es nicht funktioniert). Wenn Sie in ein anderes Büro wechseln, rufen Sie den Büroleiter im Voraus an, um das Wi-Fi-Kennwort zu erfahren. So müssen Sie nicht erst jemanden fragen, der das Kennwort vor langer Zeit vergessen hat renn und schnapp es dir. Wenn Sie im Freien unterwegs sind und unbedingt eine Internetverbindung benötigen, sollten Sie ein tragbares Mi-Fi-Gerät erwerben oder Ihren Computer für den Zugriff an Ihr Telefon anbinden.
Schauen Sie sich Ihre Agenda an
Überprüfen Sie Ihre Besprechungsziele im Voraus und stellen Sie sicher, dass Sie über die Dokumente oder Informationen verfügen, die Sie für eine erfolgreiche Besprechung benötigen. Wenn Sie einen Laptop oder ein Tablet haben, speichern Sie wichtige Dokumente in einem leicht zu findenden Ordner, für den kein Internetzugang erforderlich ist (nur für den Fall!). Wenn Sie sich draußen in einem Park oder auf einem Spaziergang treffen, können Sie sich per E-Mail Notizen für einen einfachen Telefonzugriff senden (Sie müssen nicht durch ein gesamtes Dokument auf Ihrem winzigen Bildschirm scrollen, während Sie immer noch versuchen, eine Besprechung abzuhalten) oder sich notieren ein paar Notizen vor der Zeit, um Ihr Gedächtnis aufzurütteln.
Sie sollten sich auch überlegen, ob und wie Sie während des Meetings Notizen machen müssen. Wenn Sie einen Laptop oder ein Notizbuch haben, können Sie die Dinge wie im Büro aufschreiben. Wenn Sie jedoch herumlaufen, sollten Sie sich Notizen in einem kleinen Notizbuch machen oder mit Textnotizen versehen das Treffen auf Ihrem Handy. Und wenn Sie wegen der Lage nichts aufschreiben müssen? Machen Sie es sich zur Priorität, sich fünf Minuten lang hinzusetzen, sobald Sie wieder im Büro sind, um etwas Wichtiges aufzuschreiben.
Nachdem Sie einen Plan erstellt haben, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um Ihr Meeting zu visualisieren. Gehen Sie aber selbst und stellen Sie sicher, dass Sie nichts übersehen, was Sie für ein erfolgreiches Abwesenheitsmeeting benötigen. Dann? Raus hier! Sie werden Meetings mehr genießen, bevor Sie es wissen.
