Ratet mal, wie viele E-Mails ein durchschnittlicher Büroangestellter täglich erhält? 121.
Und diese Zahl soll bis 2018 auf 140 steigen.
Fühlen Sie sich nervös und in Panik, wenn Sie nur daran denken? Du bist nicht allein. Diese E-Mail-Flut ermutigt viele Fachleute, den ganzen Tag über - fast zwanghaft - nach E-Mails zu suchen, egal ob sie auf dem Weg zur Arbeit sind, sich gerade in einer Besprechung befinden oder sogar mit einem Kollegen zu Mittag essen. Diese Angewohnheit, Ihren Posteingang zu überprüfen und erneut zu überprüfen, kann wie eine Sucht sein.
Was das noch schlimmer macht, ist die Tatsache, dass neue Untersuchungen, bei denen die Herzfrequenz von E-Mail-Benutzern überwacht wurde, beweisen, dass E-Mails sehr stressig sind. Stress erhöht den Cortisolspiegel, der unter anderem die Verdauung und das Immunsystem Ihres Körpers beeinträchtigt. Das heißt, wenn Sie gestresst sind, sinkt Ihre Energie, Ihr Fokus wird gestreut und Ihre Produktivität sinkt.
Endeffekt? Das obsessive Überprüfen Ihrer E-Mails ist stressig. Stress ist schlecht für Ihre Gesundheit und Ihre Produktivität. Es ist ein beunruhigender Zyklus. Und es muss aufhören.
Aber wie?
Beginnen Sie mit den Grundlagen
Während es sehr verlockend ist, Ihrem Posteingang nur eine weitere Aktualisierung (und dann noch eine und noch eine) zu geben, ist es für Ihre Produktivität und Konzentration wichtig, sich auf eine gesündere Beziehung zu E-Mail zu konzentrieren. (Einige Psychologen könnten dies als „eine Sucht brechen“ bezeichnen. In den meisten Fällen würde ich nicht so weit gehen. Bleiben wir also bei „eine Gewohnheit ändern“.)
Nehmen Sie zunächst kleine Anpassungen in Ihrer täglichen Routine vor, damit Sie Ihre E-Mails stets im Blick behalten:
- Entfernen Sie die Push-Benachrichtigungen von Ihrem Telefon, damit Sie nicht jedes Mal benachrichtigt werden, wenn Sie eine E-Mail erhalten
- Lassen Sie Ihre E-Mail nicht offen, wenn Sie etwas anderes auf Ihrem Computer tun. Es ist in der Tat hilfreich, sich zu bemühen, nur eine Lasche offen zu halten.
- Vereinbaren Sie mit sich selbst, dass Ihr Posteingang nur eine bestimmte Anzahl von Malen pro Stunde oder pro Tag überprüft wird. Dies kann für alle unterschiedlich sein - für einige bedeutet dies, dass alle 15 Minuten E-Mails abgerufen werden. Für andere bedeutet dies unter Umständen eine ein-, zwei- oder fünfmalige Überprüfung pro Tag. Es geht darum, eine tägliche E-Mail-Routine einzurichten, die Ihre Produktivität und Ihr Erfolgserlebnis steigert.
- Wenn Sie sich wirklich konzentrieren müssen und nicht gestört werden möchten, blockieren Sie vorübergehend, dass neue Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt werden (Posteingangspause funktioniert bei mir!).
Solche logistischen Anpassungen können kurzfristig sehr hilfreich sein - es handelt sich um kleine Schritte, die Sie sofort umsetzen können. Produktivitätshacks und Apps werden jedoch keine dauerhaften Veränderungen hervorrufen, bis Sie auch die zugrunde liegenden emotionalen Faktoren ansprechen, die Ihre E-Mail-Besessenheit befeuern.
Gehen Sie zur Wurzel des Problems
Wenn Sie eine negative Angewohnheit dauerhaft ändern möchten, müssen Sie als erstes - und vor allem - feststellen, warum und wie diese Angewohnheit überhaupt entstanden ist.
Um das herauszufinden, stellen Sie sich das nächste Mal, wenn Sie den Drang verspüren, Ihre E-Mails zu lesen, die folgenden vier Fragen:
- Was fühle ich gerade?
- Warum möchte ich meine E-Mails jetzt abrufen?
- Muss ich meine E-Mails jetzt abrufen?
- Muss ich meine E-Mails jetzt wirklich abrufen?
Was sind Ihre wirklichen Motive, auf der Grundlage Ihrer Antworten zu prüfen, zu prüfen und erneut zu prüfen?
Häufige Motivationen, die meine Kunden häufig beschreiben, sind:
- Angst, etwas zu verpassen: "Ich muss den ganzen Tag über meine E-Mails abrufen, sonst kann es sein, dass ich nicht rechtzeitig auf etwas antworte, was dazu führen könnte, dass ich eine Gelegenheit verpasse."
- Sorgen Sie sich darüber, was andere denken: „Wenn ich nicht sofort antworte, kann mein Chef denken, dass ich nicht gewissenhaft bin, dass ich nicht auf der Höhe meiner Arbeit bin oder dass ich einfach den ganzen Tag daneben bin. "
- Ich möchte mich von Langeweile oder Stress ablenken lassen: „Ich bin gelangweilt, überfordert oder gesättigt von dem, was ich tue. E-Mail gibt mir eine Auszeit von dem, was ich tun soll. "
- Eine emotionale Lücke füllen wollen oder eine menschliche Verbindung suchen: „Ich fühle mich ein bisschen einsam. Es tut gut zu wissen, dass mir jemand eine Nachricht geschickt hat. “
Sobald Sie die zugrunde liegende Motivation entdeckt haben, die Sie dazu veranlasst, Ihren Posteingang zu überprüfen, verfügen Sie über einige wichtige Informationen, mit denen Sie Ihre Gewohnheiten ändern können.
Fangen Sie an, neue Entscheidungen zu treffen
Mit diesen Informationen können Sie neue Entscheidungen treffen und Ihre emotionalen Bedürfnisse auf neue Weise erfüllen - ohne sich auf E-Mails als Krücke verlassen zu müssen.
Verlangen Sie zum Beispiel nach dieser menschlichen Verbindung? Stehen Sie einfach während der Mittagspause auf, gehen Sie zu einem freundlichen Mitarbeiter und sagen Sie: "Hallo, wie läuft Ihr Tag?"
Wenn Sie sich gestresst fühlen und eine Ablenkung benötigen, machen Sie eine fünfminütige Pause, um einen interessanten Artikel zu lesen, und machen Sie sich dann wieder an die Arbeit.
Sie haben Angst, etwas zu verpassen? Erinnern Sie sich: „Ich konzentriere mich auf meine Arbeit. Wenn etwas wirklich wichtig ist, wird es in ein oder zwei Stunden noch da sein und auf mich warten. Ich muss mein aktuelles Projekt jetzt nicht stören. “
Wenn Sie befürchten, Ihr Chef könnte nachlassen, wenn Sie nicht sofort auf E-Mails antworten, beruhigen Sie sich: „Mein Chef weiß, dass ich gewissenhaft und gewissenhaft bin. Wenn ich nicht sofort auf eine E-Mail antworte, geht mein Chef davon aus, dass ich mit anderen wichtigen Arbeiten beschäftigt bin - und das ist gut so. “
E-Mails sind nicht von Natur aus gut oder schlecht. Es ist nur ein Werkzeug. Investieren Sie etwas Zeit in die Selbstreflexion und stellen Sie sicher, dass Sie dieses Tool auf eine Weise einsetzen, die Ihre Gesundheit, Produktivität und Karriere unterstützt, anstatt es zu sabotieren.
Ob Sie Ihren Posteingang heute ein, zwei oder 60 Mal prüfen, tun Sie dies aus den richtigen Gründen.
