Es ist ein wunderschöner Sommer-Freitagmorgen, und Sie sind für einen frühen Kurzurlaub aus dem Büro positioniert. Dann checken Sie Ihren Posteingang und zucken zusammen. Vielleicht schwören. Da ist es - der Nachrichtentitel in Rot, das Ausrufezeichen als dringlich. Ihr Traum von einer Happy Hour an einem sonnigen Freitag am Strand verschwindet, wenn Sie die Anfrage lesen, die Sie heute um 16 Uhr brauchen.
Das haben wir alle schon durchgemacht. Die gefürchtete Feuerwehrübung - die Fachsprache für das ungeplante, unerwartete und energiegeladene Eindringen in Ihren friedlichen Freitag. Weil wir ehrlich sind, werden Feuerwehrübungen nie zu einem guten Zeitpunkt durchgeführt, oder?
Diese dringenden Situationen tragen nicht nur dazu bei, dass Sie an einem Freitagnachmittag früh aufbrechen, sondern zerreißen auch häufig den Rest Ihrer To-Do-Liste in Fetzen. Plötzlich haben Sie den ganzen Tag mit einer Feuerwehrübung verbracht, während der Rest Ihrer Verantwortung auf der Strecke blieb. Wie halten Sie es zusammen und bleiben auf dem Laufenden, wenn diese Bomben Ihre Produktivität beeinträchtigen?
Egal wo Sie arbeiten, diese Notfälle werden zweifellos ein Teil des Arbeitslebens sein. Verwenden Sie diese Tipps, um sie aus einer neuen Perspektive zu betrachten, damit Sie sie effizienter durcharbeiten und schneller wiederherstellen können. Vermeiden Sie sie im Idealfall in Zukunft.
Klären Sie die Zuordnung
Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Feuerwehrübung zu durchbrechen und dann zu sagen: "Das ist nicht genau das, was ich wollte."
Wenn Sie sich schnell bewegen, vergessen Sie oft, die Fragen zu stellen, die eine klare Absicht für das liefern, was Sie liefern sollen. Und wenn Ihr Manager in Panik gerät, ist er oder sie möglicherweise auch nicht 100% klar. Gute Fragen zu stellen - wie die folgenden - kann Ihnen viel Zeit sparen:
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Was ist das Problem, das wir lösen wollen? Auf diese Weise können Sie klären, wie das endgültige Ergebnis aussehen soll. Bevor Sie eintauchen, möchten Sie sicher sein, dass Ihre Arbeit das vorliegende Problem angeht.
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Was ist das genaue Ergebnis, das wir liefern müssen? Wird von Ihnen erwartet, dass Sie Folien, eine Tabelle, eine Erzählung oder etwas anderes produzieren?
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Was treibt die Notwendigkeit, es bis 16.00 Uhr abzuschließen? Ihr Chef möchte es vielleicht bis 16 Uhr sehen - obwohl es erst Mitte nächster Woche fällig ist -, damit er oder sie Zeit hat, darüber nachzudenken. In diesem Fall wird möglicherweise ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Timeline neu aushandeln können.
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Welche anderen Möglichkeiten haben wir? Möglicherweise wurden bereits Arbeiten durchgeführt, die umfunktioniert und aktualisiert werden können, anstatt etwas von Grund auf neu zu erstellen.
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Welche zusätzlichen Informationen benötigen wir, um dies zu erreichen? Überlegen Sie sich, wen Sie sonst noch für eine dringende Aufgabe benötigen, und versetzen Sie sie dann in den Standby-Modus. Rufen Sie Megan in der Buchhaltung an und erfahren Sie, dass Sie Nummern benötigen, oder rufen Sie Dorinda im Kundenservice an, um ihr mitzuteilen, dass sie die neuesten Umfragedaten abrufen muss.
- Was sind die Opportunitätskosten, um alle zu dieser Feuerwehrübung zu bewegen? Lassen Sie jemanden wissen, was heute aufgrund dieser Entwicklung von Ihrem Teller fällt. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob die Feuerwehrübung wirklich Ihre Priorität hat oder ob ein anderes Ihrer Projekte Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen sollte.
Verhandeln Sie die Timeline neu
Ich habe einmal für einen Manager gearbeitet, der entschlossen war, zu viel an Führungskräfte zu liefern. Wenn sie drei Tage Zeit hätte, etwas einzureichen, würde sie verlangen, dass wir alles fallen lassen und es in ein paar Stunden erledigen. Während dieser schnelle Turnaround nur dazu gedacht ist, höhere Unternehmen zu beeindrucken, bedeutet er leider auch, dass alle anderen von einer Feuerwehrübung betroffen sind.
Wenn Sie vermuten, dass dies passiert, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Sehen Sie nach, ob Sie die Zeitachse neu aushandeln können, damit sie nicht zu einer vollständigen Produktivitätsschmelze wird, aber dennoch so, dass sie wie ein Rockstar aussieht. Wenn Sie sich nur 24 Stunden mehr leisten können, ist der Bohrer erträglicher und Sie haben dennoch Zeit, sich um Ihre ursprünglich geplanten Arbeiten zu kümmern.
Schießen Sie nicht auf Perfektion, wenn "First Pass" ausreicht
In meiner frühen Karriere waren Feuerwehrübungen ein Mörder, weil ich von der Arbeit besessen war, um sicherzustellen, dass sie absolut perfekt war. Dann - nachdem ich ein paar Runden damit verbracht hatte, es zu überarbeiten - wurde mir klar, dass Feuerbohrer oft nur einen „ersten Durchgang“ oder einen groben ersten Entwurf erfordern.
Bevor Sie mit der Arbeit an einer Brandschutzübung beginnen, überprüfen Sie, wo die Arbeit enden wird, wenn Sie damit fertig sind. Wenn es sich (noch) nicht um eine Führungskraft oder einen Kunden handelt, sollten Sie es sich nicht nehmen lassen und versuchen, es perfekt zu machen. Brandschutzübungen ermöglichen oft einen ersten Durchgang bei etwas, das zu einem späteren Zeitpunkt überarbeitet und perfektioniert werden kann.
Erhol dich schnell
Feuerwehrübungen können Sie von dem abbringen, an dem Sie gearbeitet haben, auch wenn Sie mit dem Notfall fertig sind. Damit Sie schnell wieder auf dem richtigen Weg sind, sollten Sie immer eine sichtbare und aktuelle Aufgabenliste zur Hand haben. Sehen Sie sich Apps wie todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist oder HabitRPG an, je nachdem, wie Sie am besten arbeiten und welche Art von Tablet oder Smartphone Sie verwenden, um die Übersicht über Ihre ausstehenden Aufgaben zu behalten.
Verschieben Sie beim Umgang mit Feuerwehrübungen die Elemente auf Ihrer Liste nach oben oder unten, je nachdem, was Sie noch erledigen müssen. Dies hilft Ihnen, sich trotz Zeitverlust produktiv zu fühlen.
Es ist auch hilfreich, ein paar bewährte Produktivitäts-Hacks in der Gesäßtasche zu haben, damit Sie schnell wieder in Schwung kommen. Verwenden Sie beispielsweise die Pomodoro-Methode, um einen Zeitgeber für 25 Minuten festzulegen und anschließend alle (wesentlichen) E-Mail-Aufgaben zu stapeln. Machen Sie dasselbe für Telefonanrufe und dann für die Vorbereitung der Besprechungen, die Sie nächste Woche haben. Durch das Sammeln und Durchpflügen ähnlicher Aufgaben erlangen Sie trotz der Feuerlöschübungen wieder das Gefühl, Dinge zu erledigen.
Führen Sie eine Nachprüfung durch
Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, was passiert ist und warum, nachdem der bildliche Rauch verschwunden ist, während die Erinnerung aller frisch ist. Hat das Team einen blinden Fleck? War es eine schlechte Planung, die sich in jedermanns Notfall verwandelte? Hätte man das vermeiden können?
Um in Zukunft Brandschutzübungen zu vermeiden, muss Ihr Team genau wissen, was passiert ist, und herausfinden, was Sie tun können, um zu verhindern, dass dies in Zukunft geschieht.
Habe ein Gespräch mit deinem Chef
Wenn es in Ihrem Büro ein einheitliches Muster von Brandübungen gibt, ist es Zeit für ein Gespräch einer anderen Art. Ermutigen Sie Ihren Chef, das Muster zu untersuchen und herauszufinden, was er tun kann, um die Frequenz zu senken.
Seien Sie sachlich und direkt: „Carmen, in den letzten drei Wochen hatten wir sieben Feuerwehrübungen, die das Team von den wichtigsten Prioritäten abgehalten haben. Infolgedessen sind unsere Ergebnisse für das ABC-Projekt zurückgegangen, und das sieht weder für uns noch für Sie gut aus. Was können wir tun, um diese Abhängigkeit von Sofortmaßnahmen zu verringern und einen Teil dieser Arbeit in unseren regulären Plan aufzunehmen? “
Indem Sie auf die Häufigkeit und die Kosten dieser Übungen hinweisen, können Sie möglicherweise ein neues Bewusstsein schaffen. Und wenn Sie eine Strategie zur Wiederherstellung verfolgen, werden Sie nicht das Gefühl haben, den ganzen Tag lang darüber nachgedacht zu haben, was Sie nicht getan haben.
