Gleichzeitig hat E-Mail unser Berufsleben revolutioniert und Kopfschmerzen bereitet.
Auf der revolutionären Seite ist die Fähigkeit, Menschen zeitnahe Nachrichten zu senden - und sie zu jeder Zeit direkt vor die Augen zu bekommen - wunderbar. Wir können andere erreichen, ohne ihre Abendessen zu unterbrechen, sie in der Nacht aufzuwecken oder sie mitten in einer Besprechung, einem Gespräch oder einem anderen Ereignis anhalten zu lassen, um uns zu bestätigen. Gleichzeitig stellen wir jedoch fest, dass unsere Nachrichten wahrscheinlich innerhalb von Minuten oder Stunden nach dem Senden eingehen werden.
Auf der Seite der Kopfschmerzen haben E-Mails jedoch unsere Lebensqualität, die Fähigkeit, Arbeit zu erledigen und - für viele - das Gefühl des Wohlbefindens beeinträchtigt. Studien der letzten Jahre zeigen, dass der durchschnittliche Fachmann bis zu einem Drittel seiner Arbeitswoche kopfüber in einem Posteingang verbringt. Für vielbeschäftigte Fachleute, die es sich nicht leisten können, ein Drittel ihrer Tagesstunden aufzugeben, bedeutet dies häufig auch, dass sie viele Stunden in der Nacht damit verbringen, Nachrichten durchzugehen, nur um aufzuwachen und Dutzende neuer zu finden, die dort warten.
Und nach Monaten oder Jahren dieses Zyklus können Sie sich vorstellen, wie sich die Person am empfangenden Ende Ihrer ach so wichtigen E-Mail möglicherweise nur ein kleines bisschen ärgerlich fühlt, bevor Sie sie überhaupt öffnet.
Wie können Sie dieses Tool zu Ihrem Vorteil nutzen - sei es durch eine aktive Jobsuche oder in Ihrem täglichen Berufsleben -, ohne Trümmer im Posteingang der anderen Partei zu hinterlassen oder sie oder ihn lebendig begraben zu fühlen?
Schritt 1: Fragen Sie sich: "Ist diese Nachricht wichtig genug, um eine E-Mail zu verdienen?"
Lass uns ehrlich sein. Ein angemessener Prozentsatz der von Ihnen gesendeten Notizen (insbesondere die gefürchteten Charmers "Ich glaube, ich gehe voran und CC jeder") mussten wahrscheinlich nicht gesendet werden. Sie hätten über den Schreibtisch Ihres Kollegen springen, einen kurzen Text senden oder herausfinden können, was alles von Ihnen alleine herauskommt.
Fragen Sie sich also, bevor Sie das Land mit Kommunikation besprühen: „Muss dies gesendet werden?“ Und fragen Sie sich gleich danach (vorausgesetzt, Ihre erste Antwort lautet „Ja“): „Ist dies das beste Medium für die Botschaft, die ich benötige? zu vermitteln? "
Wenn ja, fahren Sie fort.
Schritt 2: Nutzen Sie die Betreffzeile
Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachricht positiv aufgenommen wird, lesen Sie sie schnell und beantworten Sie sie, wenn Sie es verdient haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Strategieren Sie direkt vom Betreff aus.
Anstatt in einer kryptischen, überstrapazierten oder langweiligen Betreffzeile (z. B. "Follow-up" oder "Frage" oder "Benötigen Sie Hilfe") nach der Person zu greifen, die Sie begrüßt. Stellen Sie sich Folgendes vor: "Empfohlen von Bill Smith - Rolle des Marketing Managers" oder "Rechtzeitige Anforderung - Unterschrift bis Donnerstagmittag erforderlich". Wenn Ihre Nachricht kurz genug ist, machen Sie die gesamte E-Mail zur Betreffzeile ("Darf ich Ihr Büro ausleihen @ 2 PM Heute? ”)
Angenommen, Ihre E-Mail-Adresse befindet sich in einem Büschel mit mehreren anderen Personen im Posteingang des Empfängers. Eine überzeugende Betreffzeile stellt sicher, dass sie rechtzeitig gelesen (und beantwortet) wird.
Oh, und eine Randnotiz, reservieren Sie die Option "Mark this urgent" für wirklich dringende Situationen. Der schnellste Weg, jemanden zu ärgern, besteht darin, etwas zu „markieren“, das für niemanden außer Ihnen dringend ist.
Schritt 3: Machen Sie es der anderen Partei leicht
Als einer, der jeden Tag mehr als 100 E-Mails erhält, arbeite ich sehr hart daran, das Leben der Menschen, an die ich E-Mails sende, zu vereinfachen. Und ich liebe es wie verrückt, wenn sie das Gleiche für mich tun. Wie können Sie das konkret machen?
Wenn es sich bei Ihrer Notiz eher um einen Informationspunkt als um etwas handelt, auf das Sie eine Antwort erwarten, sollten Sie mit der folgenden Frage beginnen: "Keine Antwort erforderlich - ich wollte Sie nur darüber informieren …"
Dadurch wird auch Ihr Posteingang entlastet, da der andere Teilnehmer nicht gezwungen ist, eine Nachricht mit den Worten "Vielen Dank" oder "Nachricht erhalten" zurückzusenden.
Halten Sie die Sache als nächstes so kurz wie möglich. Gehen Sie durch und prüfen Sie, bevor Sie senden. Ist es prägnant? Können Sie etwas herausschneiden, das nicht lebenswichtig ist? Haben Sie sich Gedanken gemacht und am Ende einen Aufsatz mit 14 Absätzen verfasst? Senden Sie keine lästigen Nachrichten, wenn Sie dieselbe Nachricht mit der Hälfte der Kopie übermitteln können.
Wenn Sie einen oder zwei Punkte haben, die Sie nicht verpassen dürfen, sollten Sie sie in Erwägung ziehen, damit der Prüfer sie sofort sieht. (Pass nur auf dich auf - du willst nicht, dass es so aussieht, als würdest du die Person anschreien.)
Und schließlich arbeiten Sie wie verrückt, um alles, was Sie für die Kommunikation benötigen, in eine E-Mail zu schreiben, nicht in fünf. Gelegentlich: „Hoppla! Ich habe den Eigensinn vergessen! “Oder„ Oh, schieß, eins noch… “Schluckauf heißt menschlich sein. Das routinemäßige Senden von drei oder vier Schnellnachrichten an eine Person - weil Sie Ihre Gedanken nicht gesammelt haben, bevor Sie sich an Ihren Computer gesetzt haben - wird nicht als liebenswert angesehen.
Natürlich sollten Sie es nicht vermeiden, jemandem eine E-Mail zu schicken, aus Angst, dass er sich ärgert, dass Sie es gewagt haben, seinen Posteingang zu füllen. Es ist eines der besten Tools für die Geschäftskommunikation, die wir haben, insbesondere für diejenigen von uns, die mit Menschen in mehreren Zeitzonen arbeiten.
Die Anwendung einer Strategie in Ihrem Ansatz - und die Rücksichtnahme auf den Empfänger - wird Ihnen auf jeden Fall dabei helfen, die Aussagekraft der Nachricht und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine positive Antwort erhalten, zu maximieren.
