Letzte Woche habe ich einen Workshop für ein Team von Angehörigen der Gesundheitsberufe durchgeführt, als dieses ein neues Geschäftsjahr startete. Vor dem Workshop ließ ich die Teilnehmer eine Umfrage über ihre Arbeit durchführen: Was lief gut und wo stießen sie auf Herausforderungen?
Es überrascht nicht, dass einige sehr häufige Themen auftauchten, die wir während unserer gemeinsamen Zeit angesprochen haben. Zu den großen Drei gehörten die Größe ihrer Arbeitsbelastung, die schlechte Kommunikationsqualität und die Schwierigkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten, die sich von ihnen unterscheiden.
Wer kann sich nicht auf diese Herausforderungen am Arbeitsplatz beziehen?
Bei der Erörterung der einzelnen Themen standen sicherlich Tools zur Verfügung, mit deren Hilfe die von uns identifizierten Probleme gelöst werden konnten.
Ich erkannte jedoch auch, dass sie einen Großteil ihres täglichen Arbeitsstresses lindern könnten, wenn sie jeden Tag proaktive Schritte unternehmen, um diese Probleme zu vermeiden. Bonus: Zukünftige Meetings könnten sich auf die Erforschung innovativerer und kreativerer Konzepte konzentrieren.
Zu diesem Zweck gibt es drei Maßnahmen, mit denen Sie in Ihrer Arbeit jeden Tag den Herausforderungen, die viele Teams beschäftigen, einen Schritt voraus sein können. Überlegen Sie sich beim Lesen, wie sich Ihr Arbeitsleben verändern könnte, wenn Sie sich jeden Tag diese drei Leistungsindikatoren ansehen.
1. Prozentsatz der Zeit, die Sie für Ihre drei kritischen Prioritäten verwenden
Fast jeder Kunde, den ich sehe, hat mit einer übergroßen Arbeitsbelastung zu kämpfen. Wenn wir uns jedoch die Zeit nehmen, die Arbeit wirklich zusammenzubrechen, ist dies in der Regel mit viel Zeit- und Energieverschwendung verbunden. Arbeitsvermeidung, Verschleppung, Multitasking und Ablenkung lenken die wichtige Arbeit ab, erhöhen den Stress und lassen jede Arbeitsbelastung größer erscheinen, als sie ist.
Wenn Sie Probleme mit der Arbeitsbelastung haben, müssen Sie jeden Tag eine Übung ausführen: Fügen Sie zwei Spalten auf eine Seite ein. Auf der linken Seite notieren Sie Ihre drei bis fünf größten, wichtigsten und leistungsbeeinflussendsten Prioritäten - Sie wissen, diejenigen, die in Ihrem Jahresrückblick auftauchen, eine Gehaltserhöhung erzielen und die Abteilungsbewertung zum Touchdown machen .
Behalten Sie auf der rechten Seite jeden Tag den Überblick über Ihre eigentliche Arbeit und den Zeitaufwand für jede Aufgabe. Verfolgen Sie dann den Prozentsatz der Zeit, die Sie für Ihre wichtigsten Prioritäten aufwenden, im Vergleich zu allem anderen.
Was fällt dir auf?
Wenn es eine Lücke zwischen Ihren wichtigsten Prioritäten und dem gibt, wofür Sie Ihre Zeit verbringen, leiden Sie wahrscheinlich unter einer Inflation der Arbeitsbelastung. Sie arbeiten an vielen Aufgaben und bleiben spät dran, aber Sie erledigen nicht die wichtigsten Aufgaben.
Wenn Sie andererseits Ihren Prioritäten die richtige Aufmerksamkeit widmen und die weniger kritische Arbeit erst später erledigen (oder rückgängig machen, wenn dies erforderlich ist), wirkt Ihre Arbeitsbelastung realistischer. Bonus: Sie werden sich in diesem Prozess viel fokussierter und versierter fühlen.
Hier ist ein weiterer Tipp: Wenn als Manager jemand zu mir kam und sagte, dass seine Arbeitsbelastung zu hoch sei, möchte ich diese Analyse vor einem weiteren Gespräch sehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die tatsächlichen Faktoren informiert sind, die die Größe des Unternehmens bestimmen, bevor Sie Probleme mit der Arbeitsauslastung an Ihren Manager weitergeben.
2. Prozent Ihrer Kommunikation, die auf den Stil Ihres Zuhörers zugeschnitten ist
Ah, Kommunikation. Ich liebe das Zitat von George Bernard Shaw: „Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.“ Wie richtig ist das?
Schlechte Kommunikation zwischen und unter Teammitgliedern (und Vorgesetzten) macht die Arbeit komplizierter und erschwert alles.
Obwohl es viele Gründe dafür gibt, ist in der Werkstatt eine Hauptursache aufgetaucht, die ich häufig sehe: Wenn Sie kommunizieren, denken Sie oft mehr darüber nach, was Sie zu sagen haben, als darüber, wie die andere Person zu hören braucht es.
Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben. Wir alle haben unterschiedliche Stärken, Arbeitsstile und Persönlichkeiten. Ich neige dazu, ein Fahrer zu sein, was bedeutet, dass ich einen sehr direkten und zielgerichteten Kommunikationsstil habe. Manchmal wurde mir in meiner Karriere gesagt, ich sei "einschüchternd" oder "unnahbar". Kaum zu glauben, ich weiß - ich habe mich auch nie für so gehalten. Aber mein Publikum tat es und das war alles, was zählte.
Als Reaktion darauf lernte ich, meinen Kommunikationsstil und -inhalt auf mein Publikum abzustimmen. Wenn mein Ziel also jemand ist, der sehr beziehungsorientiert ist und sich mit den sozialen Aspekten der Rapportbildung bei der Arbeit befasst, kann sich mein direkter, sachbezogener Stil einschüchternd oder überwältigend anfühlen.
Indem ich meinen Ansatz anpasse - die gleiche Botschaft zu übermitteln, aber langsamer, mit mehr sozialer Anmut und dem Fokus darauf, die Beziehung zu dieser Person zu pflegen - kann diese Person mich besser hören. Dann hören sie tatsächlich zu, anstatt sich eingeschüchtert zu fühlen und defensiv zu werden.
Sie werden effektiver kommunizieren, wenn Sie die Bedürfnisse Ihres Publikums berücksichtigen. Schauen Sie sich die verschiedenen Kommunikationsstile an Ihrem Arbeitsplatz an und sehen Sie, wie Sie Ihre Nachrichten umgestalten können, damit andere das, was Sie sagen, besser erhalten.
Denken Sie daran, es ist nicht Aufgabe Ihres Publikums, Ihre Botschaft zu interpretieren. Es ist Ihre Aufgabe, so zu kommunizieren, dass Ihr Publikum es versteht.
3. Maßnahmen, die Sie ergriffen haben, um Beziehungen an Ihrem Arbeitsplatz zu pflegen
Seien wir ehrlich: Die Art und Weise, wie heute gearbeitet wird, hängt von den Beziehungen ab, die Sie zu Ihren Mitmenschen unterhalten. Wenn Sie keine starken Beziehungen haben, leidet Ihre Arbeit.
Schwache Arbeitsverhältnisse schaffen ein negatives Umfeld. Denken Sie darüber nach: Gehen Sie wahrscheinlich zu jemandem, der Ihnen nicht so wichtig ist? Wie wird die Moral sein, wenn es im Büro schwache oder gleichgültige Beziehungen gibt? Wirst du genauso gerne zur Arbeit gehen?
Unsere Workshopteilnehmer sahen sich den Herausforderungen unterschiedlicher Abteilungen, Kulturen und Generationen gegenüber. Am Arbeitsplatz können Sie sich leicht von diesen Eigenschaften trennen lassen. Oder Sie können darauf hinarbeiten, diese Gräben zu überwinden, indem Sie absichtlich Beziehungen zu denen aufbauen und pflegen, die nicht so sind wie Sie. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Beziehung zu anderen aufzubauen - und es muss nicht schwierig oder zeitaufwändig sein.
Nehmen Sie sich zum Beispiel vor, jede Woche eine Person zum Kaffee zu treffen oder beim Mittagessen mit einer anderen Gruppe zusammenzusitzen. Andere (authentisch) zu ihrer Arbeit beglückwünschen; Senden Sie uns eine Dankeserklärung, wenn dies gerechtfertigt ist.
Und wenn Sie Konflikte zwischen sich und einem anderen Mitarbeiter spüren, vermeiden Sie dies nicht (und machen Sie sich deswegen Sorgen). Laden Sie ihn oder sie in ein Gespräch ein, um Ihre Differenzen zu diskutieren und zu lösen. Das Ergreifen von Maßnahmen zur Pflege von Beziehungen stärkt Ihre Bindung zum Team und stärkt auch Ihr eigenes Selbstbewusstsein.
Jetzt können Sie Ihren Arbeitsalltag mit einem ganz neuen Objektiv beurteilen. Wenn Sie sich auf Prioritäten, die Effektivität Ihrer Kommunikation und die Qualität Ihrer Beziehungen konzentrieren können, werden Sie erstaunliche Ergebnisse erzielen.
