Sie nicken mit, wenn alle um Sie herum darüber sprechen, wie sie Posteingang Null erreichen. Aber ehrlich gesagt hat man nie das Gefühl, dort anzukommen.
Und zu Ihrer Verteidigung, weil Sie Nachrichten erhalten, die langwierige oder nachdenkliche Antworten erfordern. Jemand hat Sie nach Ihrer Meinung gefragt, und Sie möchten sich die Zeit nehmen, diese zu formulieren. Oder es gibt einen fünfseitigen Anhang für Ihre Überprüfung - und Sie müssen ihn daher überprüfen. Oder Sie möchten Ihre Antwort auf eine bestimmte Weise formulieren und möchten warten, bis Sie frisch sind.
Die Standardlösungen für diese Situation alle Art saugen. Sie können den Empfang "bestätigen", aber das klingt sehr förmlich, und es ist nicht abzusehen, wann die andere Person Sie mit einer Notiz anstoßen wird, die grob übersetzt "Und …?" Das mag nicht Ihr Stil sein - und Sie geben immer noch keine spezifische Antwort. Oder Sie können sich einfach Zeit nehmen, aber die andere Person hat sich gewundert und gewartet.
Es gibt einen Trick, in den ich kürzlich geraten bin und der dieses Problem für mich gelöst hat. Ich versuche, innerhalb von 24 Stunden (wenn auch nicht viel früher) mit einer Nachricht zu antworten, die mir etwas Zeit einräumt. Es stellt die andere Person zufrieden, auf der ich mich befinde, gibt mir Zeit, nachzufragen, wann es nach meinem Zeitplan funktioniert, und bringt mich so viel näher an den Posteingang Null. Hier sind drei meiner Favoriten.
1. "Ich melde mich in etwa"
Ich hatte einen ehemaligen Chef, der immer betonte, wie wichtig es ist, mit Erwartungen umzugehen. Durch die Information der Mitarbeiter am Frontend können Sie Verwirrung und Frustration umgehen. Und der beste Weg, dies zu tun, ist - wie das populäre Sprichwort sagt -, zu wenig zu versprechen, zu viel zu liefern.
Wenn Sie einfach eine Woche warten, um zu jemandem zurückzukehren, wird er davon ausgehen, dass Sie es für eine niedrige Priorität halten - und das lässt niemanden sich gut fühlen. Wenn Sie ihm jedoch umgehend zurückschreiben, um zu klären, wann Sie in Kontakt treten werden, war es Ihnen anscheinend sehr wichtig, so schnell wie möglich einen Zeitplan zur Verfügung zu stellen.
Indem Sie eine Erwartung festlegen, wann er eine gründliche Antwort erwarten kann, werden Sie nachdenklich. Und wenn Sie dieses Datum überschreiten, sind Sie nicht mehr die Person, die fünf Tage gebraucht hat, um zu antworten: Sie sind die Person, die gesagt hat, sie würde eine Woche brauchen, aber zwei Tage früher geantwortet hat.
2. „Ich drücke mich gegen eine Frist“
Wenn Sie eine Anfrage aufschieben, möchten die Leute oft wissen, warum. Denken Sie darüber nach: Wenn jemand an Ihrem Schreibtisch vorbeischaut, um ein Brainstorming durchzuführen, wird er wahrscheinlich abgewiesen, wenn Sie "Nein" sagen und sich dann wieder Ihrer Tastatur zuwenden. Aber es ist weniger wahrscheinlich, dass sie beleidigt ist, wenn Sie ihr sagen, dass Sie das nicht können, weil Sie sich gerade auf ein Meeting vorbereiten (oder auf eine andere, absolut gültige Ausrede, wie das Abschließen von Projekten vor Ihrem Urlaub).
Diese Antwort folgt einer ähnlichen Logik. Indem Sie teilen, was sich auf Ihrem Teller befindet, können Sie Ihre Verbindung mit Ihrer Arbeitsbelastung vertraut machen. Sie wird wissen, dass Sie sie nicht ignorieren. Vielmehr bist du beschäftigt und brauchst ein paar Tage, bevor du ihrer E-Mail deine volle Aufmerksamkeit schenken kannst.
Ich habe diesen Ansatz ausprobiert und festgestellt, dass die Leute es zu schätzen wussten, dass ich mir sogar die Zeit genommen habe, in einem so zeitkrisen Zustand zurückzukehren. Anstatt ein oder zwei Tage später frustriert zu sein oder mir erneut eine E-Mail zu schreiben und nach einer Antwort zu suchen, wünschten sie mir viel Glück und sagten mir, ich solle mich bei mir melden, wenn es für mich funktioniert.
3. "Ich möchte das von einem Kollegen ausführen, der nicht im Büro ist"
Dies ist eine weitere Zeile, über die ich gestolpert bin, indem ich einfach die Wahrheit gesagt habe. Der größte Teil meines Teams war vor ein paar Wochen nicht im Büro und so musste ich alle Antworten verschieben, die internes Feedback oder Genehmigung erforderten.
Anstatt zu antworten, als würde ich sie herumrennen, waren die Leute wieder sehr verständnisvoll. Wir hatten alle diese Arbeitstage, an denen uns die Hände gebunden sind, und da Sie uns mitgeteilt haben, dass Sie Ihre Antwort nicht beschleunigen können, gibt es keinen Grund, dass die andere Person Sie unter Druck setzt, zurückzuschreiben.
Das zeitnahe Beantworten von E-Mails lohnt sich für alle Beteiligten. Es hilft Ihnen, Ihren Posteingang zu leeren, und es hilft der anderen Person, die Informationen zu erhalten, die sie oder er benötigt. Und obwohl es nicht immer möglich ist, eine vollständige Antwort zu geben, ist es fast immer möglich, etwas zu sagen. Überspringen Sie also eine halb durchdachte oder überstürzte Antwort und wählen Sie eine Zeile aus, die Ihnen Zeit verschafft. Dadurch fühlt sich Ihr Kontakt wirklich wichtig an und Sie können sich die Zeit nehmen, die Sie für eine gute Arbeit benötigen.
