Jeder war dabei: Sie erhalten eine E-Mail, mit der Sie zwei Dinge erledigen können. Sicher, die andere Person ist eindeutig frustriert oder wütend, aber Sie müssen trotzdem antworten. Was tun? Wie antwortest du?
Während interne Office-Messaging-Dienste und SMS-Dienste mit Sicherheit immer beliebter werden, sind E-Mails nach wie vor das wichtigste und am weitesten verbreitete Kommunikationsinstrument bei der Arbeit. Daher ist Ihre Fähigkeit, sie so professionell wie möglich zu nutzen, von entscheidender Bedeutung. Das heißt, wie Sie in der oben beschriebenen Situation reagieren, kann sich positiv oder negativ auf Ihre Karriere auswirken. Auch wenn Sie denken, Sie antworten nur in einem ähnlichen Ton.
Ja, ich weiß, dass es leichter ist, jederzeit professionell zu bleiben als getan. Das Beantworten von E-Mails bei der Arbeit ist eine Kunst für sich und das Reagieren auf emotionale Nachrichten bringt sie auf eine andere Ebene.
Dieser Leitfaden führt Sie durch Ihre Antwort, damit Sie Konflikte vermeiden und Ihre Arbeit erledigen können.
Schritt 1: Machen Sie eine Pause
Möglicherweise möchten Sie die E-Mail, die Sie erhalten haben, erneut lesen, um sicherzustellen, dass Sie sie richtig verstanden haben - das können Sie -, aber geben Sie die Antwort jetzt noch nicht ein. Ihr Kollege, Chef oder Kunde lässt sich von seinen Gefühlen bestimmen, was er oder sie geschrieben hat. Wiederholen Sie diesen Fehler nicht. Machen Sie eine Pause und lassen Sie Ihr Temperament abkühlen.
Einer der Vorteile des E-Mail-Versands ist, dass Sie nicht sofort antworten müssen. Manchmal ist es angebracht, sich stundenlang Zeit zu nehmen, um eine Antwort zu verfassen! Nutzen Sie es. Auch wenn Sie Anspannung verspüren und die andere Seite auf Ihre Antwort wartet - Sie haben mit Sicherheit einige Minuten Zeit. Stehe von deinem Schreibtisch auf, kühle deinen Geist und nimm einen Snack oder ein Glas Wasser. Dies hilft Ihnen dabei, eine ruckartige Reaktion zu vermeiden.
Schritt 2: Springen Sie nicht zu Schlussfolgerungen
Seien Sie ehrlich: Reagieren Sie so, wie Sie sind, weil Sie zwischen den Zeilen lesen? Wenn Sie mit übermäßig emotionalen E-Mails arbeiten, denken Sie möglicherweise, dass Sie den Ärger oder die Frustration einer Person spüren, die durch den Bildschirm strahlt. Und Sie müssen davon ausgehen, dass mehr dahinter steckt, als nur das, was da ist.
Sie sollten jedoch nicht raten, was die andere Seite wirklich bedeutete. Es ist eine schlechte Idee, die Absichten anderer anhand weniger Sätze zu beurteilen (und zwar durch den Filter Ihres eigenen Gehirns und der Art, wie Sie kommunizieren).
Widerstehen Sie der Versuchung, Schlussfolgerungen zu ziehen. Lesen Sie einfach die Wörter, erhalten Sie die Informationen und bereiten Sie sich auf eine professionelle Antwort vor.
Schritt 3: Fassen Sie sich kurz
Denken Sie vor dem Hintergrund einer möglichen Fehlinterpretation daran, dass es Ihre Aufgabe ist, eine möglichst genaue Antwort zu geben - und nicht mehr. Verzichten Sie auf verschleierte Antworten auf das, was die andere Person möglicherweise gemeint hat.
Strukturieren Sie Ihre E-Mail so, dass sie nur eine Hauptnachricht enthält. Das bedeutet nicht, dass es nur aus einem Satz bestehen sollte, aber wenn jemand Ihre Präsentation kritisiert und nach einer Kopie der von Ihnen zitierten Statistiken fragt, stützen Sie Ihre Antwort auf die Bereitstellung der Statistiken (und nicht auf die Verteidigung Ihrer Anmeldeinformationen) ).
Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Gegenstelle Ihre Antwort liest und sie genau so versteht, wie Sie es meinen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, sich zu verteidigen, nur um zu erfahren, dass Ihr Kollege Sie nicht kritisiert hat. aber dass sie nur ungeschickt ihre Rückmeldung formulierte.
Schritt 4: Seien Sie unkompliziert
Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, Sarkasmus und Ironie in Ihren Arbeits-E-Mails zu vermeiden - insbesondere, wenn sich die Situation bereits heiß anfühlt. Manchmal mag man Witze machen, um Spannungen abzubauen, aber dieser Plan könnte leicht nach hinten losgehen.
Denken Sie daran, dass der Leser Ihre Mimik oder Gesten nicht sehen kann und Sie möglicherweise falsch interpretiert. Bewahren Sie Ihren Witz für persönliche Gespräche auf - und für einen weniger umständlichen Austausch.
Schritt 5: Bitten Sie um Hilfe
Wenn Ihre E-Mail nicht vertraulich ist, bitten Sie um Hilfe. Vielleicht weiß Ihr Kollege besser, wie er mit Ihrem wütenden Chef umgeht, oder Ihr Vorgesetzter kann Ihnen helfen, den richtigen Umgang mit Ihrem verwirrten Kunden zu finden.
Einmal konnte mein Chef eine E-Mail interpretieren, die ich von einem unserer Kunden erhalten hatte, weil er sie sehr gut kannte. Er versicherte mir, dass ich ihre Antwort nicht persönlich nehmen sollte, weil es noch andere Faktoren gab. Danach konnte ich mich beruhigen und eine perfekt passende Antwort schreiben.
Wenn Sie eine verärgerte E-Mail erhalten, seien Sie nicht beleidigt. Menschen senden emotionale Botschaften, wenn sie mit etwas nicht zufrieden sind oder sich enttäuscht oder sogar verwirrt fühlen. Sie sollten unter der Annahme arbeiten, dass dies nichts mit Ihnen persönlich zu tun hat. Das bedeutet, dass Sie sich nicht durch den Ton von Ihrer Arbeit ablenken und professionell reagieren lassen sollten.
