Offene Grundrisse für Büros, die mittlerweile in 70% der US-amerikanischen Arbeitsplätze üblich sind, sollen die Zusammenarbeit, den freien Meinungsaustausch und die Bereitschaft fördern, dass alle Mitarbeiter in allen Reihen zusammenarbeiten.
Das ist großartig, es sei denn, Sie müssen sich wirklich nur hinknien und etwas Arbeit erledigen.
Mein Team von The Muse hat mit einigen Ansätzen experimentiert, um den forschungsbedingten Rückgang von Produktivität und Konzentration in einem offenen Büro zu mildern. Dazu gehören Investitionen in Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, die Schaffung einer „Bibliothek“ für ruhige Arbeitszeiten und regelmäßige Arbeitszeiten Arbeit von zu Hause aus Tage.
Aber wir haben den vielleicht größten Schmerzpunkt, das außerplanmäßige Vorbeischauen, noch nicht gelöst: Leider bedeutet ein gut gemeinter Mitarbeiter, „nur mit einer superschnellen Frage vorbeizuschauen“, für den Durchschnittsarbeiter, eine Unterbrechung der Fokussierung dauert 25 Minuten, um sich zu erholen. In einigen Fällen kann die nur 20-minütige Pause zwischen den Besprechungen schnell von den Prioritäten anderer übernommen werden.
Bis vor kurzem, als drei meiner Mitarbeiter einen Plan hatten. Sie verteilten an jedes Teammitglied ein Stück Klettband, um es an ihrem Monitor und einem kleinen Stück rotem Papier zu befestigen. Und sie kündigten eine neue Regel an: Wenn Sie sich im fokussierten Arbeitsmodus befinden und nicht gestört werden möchten, hängen Sie Ihr kleines Schild auf. Wenn Sie für spontane Chats offen sind, entfernen Sie diese einfach.
Wie hat es funktioniert? Bisher ziemlich gut. „Wie war dein Tag?“, Fragte ich meine Kollegin Ariana diese Woche beiläufig. "Erstaunlich - es ist das erste Mal seit ich hier gearbeitet habe, dass ich alles auf meiner To-Do-Liste habe", antwortete sie. "Diese kleinen Schilder, die nicht stören, waren unglaublich."
Fasziniert fragte ich einige andere. „Seit ich damit angefangen habe, habe ich deutlich mehr Arbeit erledigt“, sagte ein anderer Kollege. "Vor allem in diesen 15-minütigen Zeitfenstern zwischen den Besprechungen ist diese Zeit heilig, und Sie können niemanden zu sich kommen lassen, wenn Sie etwas erledigen möchten."
Wir sind nicht das einzige Team, das dieses Konzept ausprobiert hat. Das Softwareunternehmen 10, 000ft fand das Rot / Grün / Gelb-System seines Büros so effektiv, dass es Karten erstellte, die auch Sie herunterladen und drucken können. Die Produktivitätsexpertin Laura Stack erinnert sich an einen Manager von Coca-Cola, der einen roten Hut aufgesetzt hat, als er nicht gestört werden wollte - eine einfache Änderung, die „wie ein Zauber“ wirkte. Andere Unternehmen investieren in Produkte wie Kuandos Busylight und Luxafor. Digitale Geräte, die mit Ihrem Computer synchronisiert werden, leuchten auf. Sie werden rot angezeigt, wenn Sie „produktive“ Apps verwenden (z. B. Skype, Asana, Word) und grün, wenn Sie zu anderen wechseln (mittags Facebook-Pause, wer?).
Natürlich müssen sich alle an die Regeln halten, damit eines dieser Systeme effektiv ist. Wenn Sie es ausprobieren möchten, müssen Sie Richtlinien für das gesamte Team festlegen: Melden Sie sich an, wenn Sie nicht unterbrochen werden möchten (z. B. bei der Arbeit an einem fokussierten Projekt). Nimm es runter, wenn du offen für spontane Chats bist. Und sei bereit, der Vollstrecker zu sein. "Ich musste alle daran erinnern, dass ich es ernst meine", sagt Maranda Elkin, eine der Rädelsführerinnen des Systems bei The Muse. „Sie müssen jedem in Ihrer Umgebung beibringen, wie Sie vorgehen. Am Anfang finden sie es vielleicht ärgerlich, aber sie werden es verstehen. “
Wenn Sie Probleme mit offenen Büros haben, probieren Sie es doch einfach aus. Diese eine kleine Änderung könnte den Arbeitsplatz für Ihr gesamtes Team ein wenig arbeitsfähiger machen.
