Oh, E-Mail. Egal, ob Sie ein paar Leute, ein großes Team oder nur sich selbst leiten, es kann Ihnen helfen und Ihren Erfolg behindern. Denn wie Sie sicherlich bemerkt haben, ist es in den fünf Minuten zwischen zwei aufeinanderfolgenden Besprechungen umso schwieriger, Nachrichten zu übermitteln, je mehr Menschen mit Ihnen zusammenarbeiten.
Ich kann zwar keinen Zauberstab schwenken und dieses Problem für Sie lösen, aber ich kann Ihnen sagen, dass ich ein System gefunden habe, das für mich als Manager wirklich funktioniert. Alles hängt davon ab, dass Sie ein paar vertrauenswürdige Etiketten in Ihrem Posteingang haben. (Wenn Sie nicht wissen, wie Sie diese verwenden sollen, finden Sie hier eine 101 für Google Mail und Outlook.)
Im Gegensatz zu den Filtern, die ich für die dauerhafte Ablage verwende, sind diese drei vorübergehend und werden nur verwendet, um meine Aufmerksamkeit auf wichtige Dinge zu lenken. Sobald ich die Nachricht adressiere, entferne ich das Etikett und die Datei wie gewohnt.
Also ohne weiteres:
1. "BLOCKER FÜR ANDERE"
Ja, dieser ist in Großbuchstaben. Ich habe sogar die Farbe in meinem Posteingang geändert, um sie rot zu machen. Jeden Morgen gehe ich meinen Posteingang durch, um sicherzustellen, dass ich wichtige Nachrichten gefunden habe, auf die ich antworten muss. (Aka: Ohne meine Antwort können die Leute überhaupt nicht vorankommen.) Indem ich diese spezifisch identifiziere, stelle ich sicher, dass ich schnelle Antworten nicht vor wichtigen Antworten lege.
Am Ende eines jeden Tages stelle ich sicher, dass alle verbleibenden E-Mails mit diesem Tag zuerst bearbeitet werden. Und abgesehen von der seltenen Ausnahme melde ich mich nicht für die Nacht ab, bis das erledigt ist. Das bedeutet nicht nur, dass ich niemanden aufhalte, sondern dass ich jeden Tag damit enden kann, zu wissen, dass die dringendsten Probleme behoben sind.
2. "Der Name von jemandem, mit dem Sie sich regelmäßig treffen"
Ich habe jede Woche ein Einzelgespräch mit jedem meiner direkten Berichte, und während wir in einem Google-Dokument über Dinge, die besprochen werden sollen, eine laufende Agenda führen, habe ich festgestellt, dass manchmal schnelle Fragen oder FYIs durch die Lappen fallen.
Was dies für mich änderte, war die Erstellung eines Etiketts für jede Person mit ihrem Namen, zum Beispiel „Für Lindsay“ und „Für Yusuf“. Während E-Mails über meinen Posteingang eingehen, denke ich, dass dies für sie relevant wäre oder dass ich ein Update möchte am füge ich den tag mit ihrem namen hinzu. Dann kann ich in meinen wöchentlichen Besprechungen schnell nachsehen, ob ich mit ihnen über alles gesprochen habe, bevor wir fertig sind. Sobald diese Mission abgeschlossen ist, entferne ich das Tag.
Während ich dies für meine direkten Berichte verwende, können Sie es für jeden verwenden, mit dem Sie sich regelmäßig treffen, von Ihrem eigenen Manager über das Marketing-Team bis hin zu einem Projektmanager.
3. "Schnellantwort"
Ich habe bereits darüber geschrieben, fand es aber unglaublich hilfreich, eine Liste von E-Mails zu haben, auf die ich in höchstens fünf Minuten antworten kann. Wenn ich auf einen Kaffee in der Schlange stehe, mit der U-Bahn ein paar Stationen fahre oder früh zu einem Meeting komme, habe ich jetzt meine erste Station (ja, vor Twitter oder Instagram), um sicherzustellen, dass ich alle Anfragen bearbeite.
Der beste Teil dieses Labels? Man fühlt sich sehr schnell sehr gut ausgebildet.
Und das war es auch schon, drei einfache Etiketten, die Sie an einem Nachmittag problemlos einrichten können. Haben Sie weitere Tricks für den Posteingang, die Ihnen bei der Verwaltung helfen? Teile sie mit mir auf Twitter @acav!
