Meine am wenigsten bevorzugten Arbeitstage sind die sogenannten „Lila-Stapel“. Mein Unternehmen verwendet Google Kalender und die Farbe für meinen persönlichen Zeitplan ist Lila. An diesen schrecklichen Tagen sehe ich also nichts als Zeitblöcke, die ab 9:30 Uhr blockiert sind bis 18.30 Uhr. Ich frage mich immer: "Wie zum Teufel ist das passiert?"
Ich habe nicht nur das Gefühl, dass ich an diesen Tagen keinen Platz zum Atmen oder Arbeiten habe, sondern befürchte auch, „der Typ“ zu sein, der von einem Meeting früh auf Zehenspitzen gehen und später zusätzliche Zeit aufwenden muss, um herauszufinden, was ich verpasst habe oder wer es zeigt bis spät zu meinem nächsten Treffen, weil das vorherige zu lange lief. (Da ich geschrieben habe, dass ich nie zu spät oder unvorbereitet für Besprechungen bin, halten mich meine Mitarbeiter in Schach!)
"Busyness" ist so ein Trick. Je länger unsere To-Do-Listen sind, desto erfolgreicher sind wir. Es gibt uns das Gefühl, dass wir umso erfolgreicher sind, je mehr wir auf unseren Tellern haben. Aber seit wann gibt es bei einem überfüllten Teller nur noch Krämpfe oder ein Nahrungskoma? Es muss nicht so sein und ich mache eine offene Resolution, um dagegen anzukämpfen.
Meetings enden auf zwei Arten in unseren Kalendern: weil wir sie akzeptieren und weil wir sie erstellen. An diesen Entscheidungspunkten können wir etwas anders vorgehen, um unsere Kalender zurückzunehmen und uns (und unseren Mitarbeitern) Zeit zu geben, um vorbereitet und produktiv zu sein. Hier sind drei Möglichkeiten:
1. Sprechen Sie
Stellen Sie vor dem Senden oder Akzeptieren einer Besprechungseinladung sicher, dass Sie wissen, was damit erreicht werden soll und wie Sie sich vorbereiten sollten. Wenn nicht, sprechen Sie mit dem Veranstalter und prüfen Sie, ob eine bestimmte Tagesordnung vorliegt. Wenn es keinen gibt, bitten Sie ihn, einen zu erstellen (oder noch besser, er hilft freiwillig). Die besten Agenden sind mit Zeitkontingenten spezifisch, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte abgedeckt werden. Wenn Sie nicht genügend Zeit haben, um eine Agenda zu erstellen, helfen Sie dem Veranstalter freiwillig, die Uhr im Auge zu behalten.
Wenn Sie das Meeting organisieren, verwenden Sie eine Agenda, um zu planen, wie lange das Meeting dauern soll. Die Kalendereinladungen von Google sind standardmäßig auf eine Stunde eingestellt. Sie können problemlos auf "Senden" klicken, ohne sie zu verkürzen. Diese Einstellung kann jedoch geändert werden! Sie werden überrascht sein, wie viel Sie in 15, 30 oder 22 Minuten zurücklegen können. Wenn Sie in Abhängigkeit von Ihrer Beziehung zum Organisator feststellen, dass eine Besprechung eine Stunde dauern soll und dies Ihrer Meinung nach nicht der Fall ist (da Sie den Zweck und die erwarteten Ergebnisse verstehen), bitten Sie um eine Verkürzung der Zeit.
Wenn Sie eine Einladung zu einem Meeting angenommen haben, das zur gleichen Zeit endet, zu der ein weiteres Meeting beginnen soll (ernsthaft, wie können wir uns davon überzeugen, dass wir an zwei Orten gleichzeitig sein können?), Teilen Sie dies dem Veranstalter im Voraus mit Sie müssen das Meeting vorzeitig verlassen. Im Idealfall wird der Organisator dadurch ermutigt, die Besprechung zum gewünschten Zeitpunkt zu beenden. Zumindest werden Sie sich wohl fühlen, ohne zu unterbrechen, und der Organisator wird nicht überrascht sein, wenn Sie dies tun. Wenn Sie eine zusätzliche Versicherung wünschen, informieren Sie den Organisator Ihres nächsten Meetings, dass Sie möglicherweise zu spät anreisen.
2. Pad Ihre Zeit
Sobald eine Besprechungszeit bestätigt wurde und Ihr Kalender Platz hat, schützen Sie ihn! Fügen Sie 15 bis 30 Minuten vor und nach dem Meeting mit der Bezeichnung „Übergangszeit“ hinzu. Nutzen Sie die Zeit vor dem Meeting, um Materialien zu überprüfen, eine Toilettenpause einzulegen und vor Beginn am gewünschten Ort anzukommen. Nach dem Meeting ist es eine gute Zeit, um über das Material nachzudenken, solange es noch frisch ist. Es ist vernünftig zu erwarten, dass Mitarbeiter respektvoll mit dem umgehen, was in Ihrem Kalender steht. Sie planen nur, wo es gemeinsame Freizeit gibt. Wenn also eine Besprechung um 15:00 Uhr endet und Sie die Zeit für die anschließende Zusammenfassung blockieren, werden sie wahrscheinlich (hoffentlich?) Nicht überfordert sein, eine neue Besprechung um 15:15 oder 15:30 Uhr zu beginnen.
3. Blockieren Sie Ihre Zeit
Dies ist der heilige Gral der Produktivität: Sie haben Zeit - sogar Tage! - ohne Meetings. BuzzFeed hat Dienstags und Donnerstags für besprechungsfrei erklärt. Können Sie? Es kann eine bewusste Anstrengung der Geschäftsleitung Ihres Unternehmens sein, einen ganzen Tag zu klären. Es lohnt sich jedoch, einen Blick auf Ihre eigenen Arbeitsgewohnheiten zu werfen, um zu sehen, wann Sie Ihre beste Arbeit erledigen. Bist du ein Morgenmensch, oder bekommst du nach 14 Uhr wirklich Anlauf? Untersuchen Sie Ihren Zeitplan und finden Sie heraus, wo Sie nur einmal pro Woche zwei bis vier Stunden blockieren können, um sich auf das Tun oder Machen zu konzentrieren. Sie könnten von Grund auf einen Trend in Ihrem Unternehmen setzen!
Das ist meine Verpflichtung, den Kalender zurückzunehmen! Wer ist mit mir?
