Ich bin nicht sicher, was es heißt, mit mehr als einer Person am Telefon zu sprechen, aber Konferenzgespräche können schnell unangenehm werden. Die Leute lehnen sich zurück und warten darauf, dass andere sprechen (oder sie reden über einander), und es ist oft unklar, wohin das Gespräch als nächstes gehen soll. Schmerzhafte Stille gibt es zuhauf und alle in der Gruppe fragen sich, ob sie ein schlechtes erstes Date haben.
Als Autor in einem Marketing-Team einer Telefongesellschaft bin ich immer bei solchen Anrufen und habe ein paar Tricks gelernt, wie sie reibungsloser funktionieren. Wenn der Gedanke, einen Anruf mit mehr als zwei Personen zu führen, Sie auf Ihrem Sitz zappeln lässt, lesen Sie weiter und wiederholen Sie nach mir: Konferenzgespräche müssen nicht umständlich sein.
Folgen sie den Anführer
Sicher, es geht bei der Telefonkonferenz darum, eine Konferenz abzuhalten, aber die Dinge laufen wie geschmierte Tanker, wenn Sie vor Beginn der Besprechung einen Leiter auswählen. Das bedeutet nicht, dass andere sich nicht einmischen können, aber ein Leiter kann das Gespräch leiten oder bei Bedarf einspringen (z. B. wenn es unangenehm ist, zu schweigen, nachdem ein Verkäufer Preispunkte vorbringt).
Wenn Sie zum Leiter ernannt wurden, legen Sie eine Liste mit Fragen vor, die beantwortet werden müssen. Möchten Sie vor dem Kauf weitere Informationen erhalten? Ist es, die Bedingungen einer Partnerschaft zu regeln? Sie sollten auch eine kurze Agenda erstellen und Punkte notieren, an denen andere im Team die Konversation leiten sollen, und diese vor dem Anruf verteilen, damit jeder weiß, was ihn erwartet. Mehr Erwartungen bedeuten weniger unangenehme Stille.
Holen Sie sich das richtige System (und wissen, wie man es benutzt)
Ein Großteil der Unbeholfenheit bei diesen Anrufen kann von technischen Störungen herrühren („Entschuldigen Sie, alle - versuchen immer noch, das Ding einzurichten!“ „Amy weiß nicht, wie sie anrufen soll - kann jemand helfen?“ „Ist Charlie immer noch da oder ist er abgefallen? ”)
Daher ist es wichtig, ein funktionierendes Telefonsystem zu haben, das Konferenzgespräche unterstützt, und - was noch wichtiger ist - es vor dem Meeting zu testen, damit Sie sicher sind, dass es funktioniert. Und Sie müssen nicht in einem Fortune 500-Unternehmen arbeiten, um eine fortschrittliche und benutzerfreundliche technische Lösung für Ihr Team zu finden. Selbst kleine Unternehmen und Start-ups können kostengünstige VoIP- und virtuelle PBX-Systeme finden, die Konferenzfunktionen unterstützen.
Betrachten Sie Video
Jedes Mal, wenn ich eine Telefonkonferenz habe, wünschte ich, ich könnte die Gesichter der anderen sehen. Nicht, weil ich sie überprüfen möchte (OK, vielleicht mache ich ein bisschen) - sondern weil es sich eher wie ein persönliches Treffen anfühlt. Anstatt zu erraten, ob jemand lächelt oder nicht, können Sie es sehen. Anstatt sich zu fragen, ob jemand abgelenkt ist oder nur nachdenkt, können Sie ihr Gesicht lesen. Ich war kürzlich auf einer Telefonkonferenz mit jemandem, der sich anhörte, als wäre er in seiner Unterwäsche zu Hause, umgeben von einem Berg von Cheez Doodles. War er? Ich weiß nicht - ich wünschte, ich hätte ein Video.
Es gibt unzählige Videolösungen, die weit verbreitet sind, darunter Google Hangouts, Skype und Join.me. Angenommen, Ihre Besprechungsteilnehmer sind nicht in Unterwäsche zu Hause, kann dies die Situation erheblich vereinfachen.
Verwenden Sie Ihre Big Kid Voice
Ich weiß nicht warum, aber die Leute treten bei solchen Anrufen oft in den Hintergrund, weil sie Angst haben, rauszukommen und ihre Meinung zu sagen. Haben Sie aber keine Angst, sich zu äußern - Sie sind zu Telefonkonferenzen eingeladen, weil Ihre Meinung geschätzt wird! Verwenden Sie in der Tat Ihre große Kinderstimme und sprechen Sie laut und sicher, damit jeder Sie hören kann.
Besser noch, stellen Sie sicher, dass auch alle anderen Teilnehmer am Anruf teilnehmen. Wenn jemand eine Weile nichts gesagt hat, bitten Sie ihn oder sie, sich zu überlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder eine Stimme hört (und das Meeting tatsächlich beachtet).
Wenn Sie sagen, dass es umständlich ist, ist es umständlich
Ich bin der festen Überzeugung, dass Situationen nur ungeschickt sind, weil wir sie zulassen. Sicher, manchmal ist Stille unangenehm, aber sie muss uns nicht zur Grimasse ziehen. Nehmen Sie offen an jeder Telefonkonferenz teil und verpflichten Sie sich zu einer unangenehmen Erfahrung! Wenn Sie nicht möchten, dass der Anruf in ein unangenehmes Gebiet wechselt, wird dies garantiert nicht der Fall sein.
Es gibt einen Grund, warum Telefonkonferenzen existieren: Sie sind ein produktiver Weg, eine Gruppe zusammenzubringen, selbst wenn ein Mitglied in Wisconsin und ein anderes in Los Angeles lebt. Stellen Sie sich Telefonkonferenzen nicht nur als notwendiges Übel vor, sondern betrachten Sie sie als eine unterhaltsame Möglichkeit, weit entfernte Kollegen zusammen in einen virtuellen Raum zu locken. Wenn Sie die Unbeholfenheit zappen, können Telefonkonferenzen Spaß machen!
