Audiokonferenzen bieten viele Vorteile für geschäftliche und gesellschaftliche Besprechungen, sie haben jedoch ihre eigenen gemeinsamen Probleme. Wenn sie nicht angesprochen werden, kann dies den Unterschied zwischen einer professionellen, effizienten und effektiven Besprechung und einer kaum verstandenen Telefonkonferenz des armen Mannes bedeuten, die ihre Ziele nicht erreicht. Hier sind sieben häufig auftretende Probleme und deren Behebung.
1. Hintergrundgeräusche
Dies ist jegliches Geräusch, das von einem Teilnehmer außer seiner Stimme kommt, wie z. B. Stühle klappern, Hintergrundgeklapper, Maschinengeräusche, Papierrauschen usw. Diese Geräusche treten meistens bei Teilnehmern auf, die VoIP (Voice over Internet Protocol) verwenden, weil das herkömmliche Telefon Das Mobiltelefon verfügt über dedizierte Mikrofone mit kurzer Reichweite, wohingegen VoIP mit einem gerätetragenden Mikrofon arbeitet, das sinnvoller ist. Ein Beispiel ist das Mikrofon-Array-System in Laptop-Computern. Einige Personen nehmen an Konferenzen teil, wobei sie ihre Geräte freihändig nutzen.
Dies kann nur dadurch behoben werden, dass die Teilnehmer über die von ihnen verursachten Störungen informiert werden. Dies geschieht am besten durch Kommunikation vor der Telefonkonferenz. Als Organisator möchten Sie beispielsweise vor der Sitzung eine E-Mail mit der Etikette der Telefonkonferenz versenden.
2. Echo
Das Echo kann Teil des Hintergrundrauschens sein, aber es ist technischer. Jemand, der an der Telefonkonferenz teilnimmt, hat möglicherweise Probleme mit seinem Telefon. Möglicherweise fehlt zum Beispiel die Echoannullierung. (Lesen Sie mehr darüber, wie Sie aufhören, Echo zu erzeugen.)
Jemand mit Echo wird normalerweise zum Auflegen aufgefordert. Daher ist es wichtig, dass Sie sich bei technischen Problemen mit den Telefonen und anderen Geräten, die in einer Telefonkonferenz verwendet werden, proaktiv bewusst sind.
3. Mangel an Präsenzmanagement
Bei einer Audiokonferenz verwenden Sie nur einen Ihrer Sinne: Ihr Gehör. Sie werden keine Leute sehen, mit denen Sie sprechen oder denen Sie zuhören. Wenn Sie nicht jeden Eintrag im Auge behalten und in Ihrer Telefonkonferenz beenden, werden Sie möglicherweise erst in der Konferenz über die Anwesenheit in Ihrem Publikum informiert.
Dieses Problem bleibt bisher ohne endgültige Lösung. Das erste Tool, das Präsenzmanagement anbietet, ist UberConference, mit dem Sie sehen können, wer gerade spricht, wer hier ist, wer nicht und so weiter. In letzter Zeit sind einige dieser Tools aufgetaucht, einige mit interessanten visuellen Schnittstellen, die Teilnehmer mit Symbolen darstellen. Der beste Weg, um die Anwesenheit der Teilnehmer zu managen, kann immer noch eine einfache Etikette sein: Bitten Sie jede Person, ihr Kommen und Gehen aus Höflichkeitsgründen anzukündigen.
4. Wartemusik
Die Benutzer pflegen normalerweise die Benutzeroberfläche ihres Telefons für den individuellen Gebrauch, jedoch niemals für Telefonkonferenzen. Es mag zwar für jemanden, der sich in der Warteschleife befindet, nett sein, um Musik zu hören, aber es ist ein Ärgernis in einer Telefonkonferenz. Einige Teilnehmer setzen möglicherweise die Konferenz in die Warteschleife, während sie beispielsweise an einem anderen Anruf oder einer anderen Aufgabe teilnehmen, wodurch die Konferenz versehentlich mit rhythmischer Atmosphäre versehen wird. Auch hier lohnt sich eine vorbereitende Kampagne zur Sensibilisierung für Ethik.
5. Mangel an Führung
Wenn eine Gruppe keinen Anführer hat, führt in einigen Fällen das Chaos. Dies ist besonders wahrscheinlich in einer Konferenzumgebung. Eine Person sollte die Diskussion leiten, um sicherzustellen, dass jeder ausreichend Zeit zum Sprechen und die nötige Aufmerksamkeit erhält, und die Dinge wieder auf den richtigen Weg zu bringen, falls es einen abweichenden oder regelrechten Konflikt gibt.
6. Materialien und Dokumente Missmanagement
Viele Konferenzen beziehen sich auf Dokumente, Materialien und Tools. Die falsche Verbreitung solcher Informationen führt dazu, dass einige Teilnehmer an bestimmten Punkten im Dunkeln sind, was zu Desinteresse führt. Achten Sie darauf, die relevanten Informationen und Dokumente lange vor Beginn der Konferenz an alle Teilnehmer zu verteilen.
Ein anderer, besserer Weg ist die Verwendung von Online-Collaboration-Tools, die die Interaktion mit solchen Materialien ermöglichen.
7. Schlechte Anrufqualität
Dies geschieht häufig beim VoIP-Dienst, der von einer Reihe von Faktoren abhängt, darunter Bandbreite, Codecs, Telefone und andere Geräte. Sie können nicht viel dagegen tun, wenn Sie der Konferenzleiter oder Organisator sind. Der Teilnehmer, der unter schlechter Sprachqualität leidet, muss technische Probleme auf seiner Seite angehen.
