Regierung ist berüchtigt für Stagnation. Wenn Wörter wie "Schneide" ausgesprochen werden, beziehen sie sich normalerweise auf den privaten Sektor (oder eine Eiskunstlauf-Rom-Com von Anfang 1990). In einer Branche wie dieser muss man oft aufholen, bevor man innovativ sein kann. (Ich habe dies aus erster Hand erlebt, als ich New Yorks Abteilungen dabei half, Online-Zahlungen zu tätigen - bis weit in das Zeitalter von Amazon hinein.)
Wenn Sie sich jedoch für eine Karriere in der Regierung oder in einer anderen Branche entschieden haben, die sich nur langsam verändert, stehen die Chancen gut, dass Sie im Namen des Fortschritts sind. Meine Aufgabe bei Regierungsoperationen war es, veraltete, ineffiziente Prozesse durch solche zu ersetzen, die besser, schneller und billiger funktionierten. Manchmal gelang es mir, und manchmal scheiterte ich eindeutig. Aber Scheitern ist nichts, wenn nicht ein effektiver Lehrer. Hier sind einige der Lehren, die ich aus dem Streben nach einer effizienteren Regierung gezogen habe, die jedem helfen könnte, angesichts der großen Bürokratie Veränderungen herbeizuführen.
1. Suchen Sie nach besseren Methoden, nicht nach bewährten Methoden
Management Speak hat sogar die Reihen der Regierung infiltriert: "Nutzen wir einen synergetischen Ansatz, um Innovationen in Richtung einer robusten Lösung zu entwickeln!"
Vielleicht ist der Favorit unter einer langen Liste dieser müden Ausdrücke die Idee von Best Practices, ein Satz, der wie ein Cowboy beim Rodeo herumgeworfen wird. Als Projektmanager in der Regierung von New York City bestand ein Teil meiner Aufgabe darin, zu untersuchen, wie andere Regierungen und private Unternehmen einen Teil ihrer Geschäftstätigkeit verwaltet haben, und festzustellen, ob wir durch die Nachahmung ihrer Erfolge etwas gewinnen könnten. Wir veranstalteten zahlreiche Foren und erstellten PowerPoint-Präsentationen, um eine Praxis zu identifizieren, als die beste zu bezeichnen und sie für uns selbst zu übernehmen.
Aber wie mir klar wurde, impliziert die Idee, dass etwas das Beste ist, dass es nicht übertroffen werden kann. Es deutet darauf hin, dass Sie gründlich gesucht haben. Es wird davon ausgegangen, dass die Anwendung eines Prinzips in einer Umgebung genauso gut in einer anderen funktioniert. Die Vorstellung von Best Practices ist auf dem richtigen Weg, aber wenn Sie wirklich Veränderungen bewirken möchten, müssen Sie Ihr Ziel an bessere Praktiken anpassen. Es ist nicht nur Semantik; Es ist eine vollständige Neuformulierung des Ziels.
Bessere Praktiken bedeuten, dass Ihre Arbeit noch lange nicht erledigt ist, wenn die besten Praktiken ermittelt oder umgesetzt wurden. Bessere Praktiken berücksichtigen, dass sich Ihre Praktiken immer weiterentwickeln dürfen, um den Überblick über Ihr Spiel zu behalten - unabhängig davon, ob es sich um Parkpflege, Kriminalitätsreduzierung oder etwas Privateres handelt.
2. Schauen Sie über die Daten hinaus
Der frühere Bürgermeister von New York City, Michael Bloomberg, twitterte einmal: „Wir vertrauen auf Gott. Alle anderen bringen Daten. “Wir leben im Zeitalter datengetriebener Entscheidungen. Und dies ist größtenteils eine positive Entwicklung - alles, was nicht durch Zahlen gestützt wird, ist nur eine Meinung, eine Theorie, die darauf wartet, bewiesen zu werden. Das Problem ist, dass wir Daten oft als Tatsachen behandeln und Zahlen, wie George Washington, als unfähig zu lügen.
Das ist alles andere als wahr. Erstens können dieselben Zahlen verwendet werden, um verschiedene - auch gegensätzliche - Geschichten zu erzählen. Wie haben diejenigen, die das Verbot des Verkaufs von Erfrischungsgetränken über 16 Unzen befürwortet haben, sich dafür ausgesprochen? Zahlen. Und wie haben ihre Gegner ihre gemacht? Indem Sie dieselben Zahlen in einem anderen Kontext verwenden. Mark Twain sagte einmal: „Fakten sind hartnäckig, Statistiken jedoch biegsamer.“ Außerdem ist nicht jeder Regierungsangestellte, der Daten sammelt, ein regulärer Nate Silver. Fehler bei der Datenerfassung und -analyse führen häufig dazu, dass wir falsch interpretieren, welche Zahlen uns möglicherweise mitteilen möchten.
Die Lehre: Ja, Entscheidungen sollten von Daten getrieben werden, aber die ausschließliche Fokussierung auf diese verdeckt einen Teil des Bildes, und es ist wichtig, die kalten, harten Zahlen durch qualitative Forschung zu ergänzen. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie kleine Unternehmen von einer neuen Regelung betroffen sein werden, fragen Sie sie. Mit Tools wie SurveyMonkey kann diese Art der Suche mit begrenzten Ressourcen durchgeführt werden. Es bietet Nuancen, die Daten nicht können, und deutet auf Graustufen zwischen Schwarz und Weiß hin.
3. Buy-in ist der Schlüssel
Sie haben eine Idee, einen Umsetzungsplan und ein Budget. Das ist der einfache Teil. Jetzt müssen Sie die Machthaber davon überzeugen, sich für die Veränderung einzusetzen. Sie können das als Executive Sponsorship bezeichnen, aber es bedeutet wirklich, dass die Personen, die zur Durchsetzung der Änderung befugt sind, voll an Bord sind. Der beste Weg, um diese Art von Buy-in zu erreichen, ist die Präsentation aussagekräftiger geplanter Ergebnisse: Einsparungen bei den Dollars, Eliminierung des Papiers, Erreichung der Kunden durch die neue Initiative. Sie haben sich vielleicht einen Porsche mit Ideen ausgedacht, aber selbst ein Porsche braucht Benzin, um sich einen Zentimeter zu bewegen.
Das Buy-in von oben nach unten ist jedoch nicht die einzige Art, die den Weg für substanzielle Veränderungen ebnet. Denken Sie an alle Menschen, die von dieser Änderung betroffen sein könnten, und versuchen Sie zu vermeiden, dass sie blindlings damit umgehen. Angenommen, Sie implementieren eine neue Technologie, um den Prozess zu beschleunigen, mit dem Angestellte ihre täglichen Aufzeichnungen abschließen. Binden Sie diese Mitarbeiter von Anfang an ein, leiten Sie ihre Frustrationen und Ideen weiter und beziehen Sie sie in angemessenem Umfang in das Endprodukt ein. Eine Gruppe von Menschen, die gehört und in den Veränderungsprozess einbezogen wurden, anstatt sie dazu zwingen zu lassen, nimmt die Veränderung mit größerer Wahrscheinlichkeit in Kauf (und begrüßt sie sogar).
4. Suchen Sie nach Änderungen, die den meisten, aber nicht allen dienen
Hier ist der Teil, in dem ich etwas von dem zurücknehme, was ich oben gesagt habe. Während es wichtig ist, Feedback von einer Vielzahl von Stakeholdern einzuholen, während Sie die Änderung gestalten, die Sie implementieren möchten, kann der Versuch, allen zu gefallen, ein Rezept für den langsamen und schmerzhaften Tod einer ansonsten soliden Idee sein. Überanpassung war ein besonders häufiger Rückschlag bei Technologieprojekten, an denen ich als Projektmanager gearbeitet habe. Da das Team nur die besten Absichten hatte, das bestmögliche Produkt zu entwickeln, gerieten die Anforderungen häufig ins Stocken. Der Aufbau dauerte eine ganze Woche, erfüllte jedoch nur die Anforderungen von 2% der Benutzer.
Manchmal muss man den magischen roten Stift herausziehen und vereinfachen. Denken Sie an das Publikum, das Sie bedienen, und an die wichtigsten Prioritäten, die Sie erreichen möchten. Alles, was Ihnen als Luxus oder als Wunsch einer kleinen Gruppe besonders lauter Menschen auffällt, sollte für den Hackklotz in Betracht gezogen werden. Sie sparen Zeit und Geld. Und letztendlich ist es besser, die Mehrheit zufrieden zu stellen, indem Sie schnell und effektiv Ergebnisse liefern, als alle zu enttäuschen, weil Sie im Detail ertrunken sind.
5. Seien Sie geduldig
Denken Sie schließlich daran, dass ein Regierungswechsel - oder jede andere bürokratische Branche - möglich ist, aber nur langsam. Manchmal muss man warten, bis der politische Wind seine Richtung ändert. Manchmal ist es das Gesetzgebungsverfahren oder ein Vertrag, der im Beschaffungsbüro hängen bleibt.
Eine der erfreulichsten Änderungen, an denen ich mitwirken durfte, war das Online-Zahlungsprojekt, das die New Yorker Abteilungen mit elektronischen Zahlungs- und Buchführungssystemen aus der Eiszeit der Schecks und Sachbücher in das neue Jahrtausend führte. Es ist keineswegs sexy, aber es spart der Stadt Millionen von Dollar. Und es dauerte ganze vier Jahre ab dem Zeitpunkt, an dem das Briefing-Dokument über meinen Schreibtisch lief, bis ein vollwertiges Programm lief.
Wenn es nur um schnelle Lösungen geht, werden Sie schwerlich irgendwo in der Landschaft einer Regierung (oder eines anderen bürokratischen Büros) fündig. Aber glauben Sie mir: Die große Veränderung ist das Warten wert. In der Tat ist es wahrscheinlich, warum wir den Job überhaupt machen.
