Ich liebe Sommer. Sicher, es kann manchmal lächerlich heiß sein, und es ist schwierig, arbeitsgerechte Kleidung zu finden, aber wenn Sie Glück haben, ist es eine Zeit für Urlaub.
In den letzten Jahren ist mir jedoch aufgefallen, dass Urlaub nicht mehr nur eine Gelegenheit ist, sich zu entspannen: Er ist auch zum Synonym für Stress geworden. E-Mail-bedingter Stress, um genau zu sein: Die Leute scheinen sich überfordert zu fühlen, an ihre E-Mail angebunden zu sein, nicht genügend Zugriff darauf zu haben oder in einen Posteingang zurückzukehren, der aus allen Nähten platzt.
Nehmen Sie es von mir: Mit ein wenig Vorbereitung und einigen klaren Grenzen können Sie sich in kürzester Zeit darauf konzentrieren, mit Ihrem Mojito - ohne Laptop - am Pool zu faulenzen.
Bevor du gehst
Genauso wie Sie Ihr Bett machen, den Kühlschrank leeren und den Müll herausnehmen, bevor Sie in den Urlaub fahren. Wenn Sie Ihren Posteingang leeren, bevor Sie gehen, wird es viel einfacher, wieder dorthin zurückzukehren. Nehmen Sie sich also ein paar Wochen vor Ihrer Abreise ein paar Stunden Zeit, um einen kleinen Frühjahrsputz im Posteingang durchzuführen, um sich darauf vorzubereiten.
Sie möchten auch Ihr Team und Ihre Kunden 10-15 Tage vor Ihrer Abreise vorbereiten. Senden Sie ihnen eine E-Mail, die sie an Ihre Abwesenheitsdaten erinnert, und geben Sie ihnen sekundäre Ansprechpartner für die verschiedenen Bereiche, für die Sie verantwortlich sind (z. B. dass sie Sie nicht per E-Mail benachrichtigen!) du bist weg. Bitten Sie den Vermieter, Ihnen Arbeiten oder Antworten zuzusenden, die 4 bis 5 Tage vor Reiseantritt fällig sind, damit Sie Zeit haben, sich mit ihnen in Verbindung zu setzen.
Ich empfehle auch zu sagen, dass Sie nicht oft E-Mails abrufen, sondern "DRINGEND" in die Betreffzeile setzen, wenn etwas wirklich nicht auf Ihre Rückkehr warten kann. Indem Sie Ihr Team auffordern, vor Ihrer Abreise zu erfragen, was es benötigt, und es auffordern, sich nicht mit Ihnen in Verbindung zu setzen, bis Sie zurück sind, können Sie die Gesamtlast Ihrer E-Mails drastisch reduzieren.
Stellen Sie zum Schluss sicher, dass Sie vor dem Abflug einen E-Mail-Auto-Responder eingerichtet haben. Einige Leute gehen zum Äußersten und schließen ihre E-Mails während ihrer Abwesenheit vollständig, aber ich würde nicht empfehlen, diesen Weg zu gehen, es sei denn, Sie und Ihr Arbeitsplatz können dies unterstützen. Eine Abwesenheitsnachricht mit der Aufschrift "Ich bin nicht im Büro und überprüfe die E-Mails nicht vor dem 15. August. Bitte wenden Sie sich an So-und-So, wenn Sie Hilfe benötigen" ist ausreichend.
Pro-Tipp: Verlängern Sie Ihr Rückgabedatum im Auto-Responder um 1-2 Tage, um Zeit zum Aufholen zu haben, bevor die Leute wieder mit E-Mails bombardieren.
Während du weg bist
Hier spielt Ihre Persönlichkeit eine große Rolle, daher habe ich meine Empfehlungen für die beiden Extreme aufgeteilt:
Für die Take-a-Total-Break-From-Your-Screener
Wenn der Gedanke, Ihre E-Mails zwei Wochen lang nicht zu lesen, eher Angst als Freude auslöst, sind Sie vielleicht eher wie ich. Fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort. Wenn das nicht nach Ihnen klingt, empfehle ich Folgendes: Tauschen Sie einen Tag weniger Urlaub gegen eine vollständige Unterbrechung der E-Mail.
Ich weiß, dass viele von Ihnen die Idee hassen werden, aber ertragen Sie sie mit mir. Entweder haben Sie einen Job, bei dem Sie aufholen können, wenn Sie zurück sind, oder Sie tun es nicht. Wenn Sie wissen, dass Sie in die letztere Gruppe fallen, an einem Samstag nach Hause fliegen und den Sonntag gemächlich einholen, bevor Sie wieder zur Arbeit gehen, war dies für viele meiner Freunde, die keine E-Mail-Süchtigen sind, eine sehr erfolgreiche Strategie.
Für die Honest-to-Goodness-Email-Süchtigen
Für E-Mail-Süchtige (wie mich) empfehle ich, alle 1-2 Tage Ihren Posteingang von einem Smartphone aus zu überprüfen und sich darauf zu konzentrieren, Dinge zu beseitigen . Diese beiden Dinge sind der Schlüssel:
1. Verwenden Sie ein Smartphone: Warum? Es ist viel schwieriger, per Telefon in Ihren Posteingang zu gelangen - Sie können keine langen E-Mails schreiben oder nachschlagen. Aber wenn sich etwas Wichtiges ergibt, werden Sie es sehen.
2. Konzentrieren Sie sich auf die Beseitigung von Problemen: Es ist wichtig, dass Sie dem Drang widerstehen, nicht dringende E-Mails zu beantworten, egal wie schnell und einfach sie sind, da dies dem Empfänger signalisiert, dass Sie verfügbar sind und E-Mails beantworten. Sobald Leute irgendeine Art von E-Mail von Ihnen erhalten, denken sie, dass Sie verfügbar sind und dass Sie anstoßen.
Sie haben jedoch meine Erlaubnis, Folgendes zu tun: Beantworten Sie E-Mails mit der Markierung "DRINGEND" (hoffentlich haben Sie keine), löschen Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen oder lesen möchten, und lesen und archivieren Sie Informations-E-Mails. (E-Mails, die an Gruppen gesendet werden, zu denen Sie nicht ausdrücklich aufgefordert werden, fallen in den Lese- und Archivierungsbereich.) Bei Ihrer Rücksendung verbleiben E-Mails, die Ihre Aufmerksamkeit und Reaktion erfordern, aber nicht so dringend sind, dass Sie dies tun Ich muss sie beantworten, bevor ich zurückkomme.
In meinen letzten einwöchigen Ferien hatte ich aufgrund dieser Strategie nach meiner Rückkehr 90 E-Mails zu bearbeiten (anstatt der vollen 380, die während meiner Reise eingegangen waren). Ich brauchte 15 bis 30 Minuten am Tag. Für mich ist es das absolut wert und es gab mir die Ruhe, die ich brauchte, um mich im Urlaub wirklich zu entspannen.
Wenn du zurück kommst
Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich während Ihrer Abwesenheit entscheiden, müssen Sie in den ersten Tagen wahrscheinlich noch ein wenig aufholen. Nehmen Sie sich zwei volle Werktage Zeit, um den Betrieb aufzunehmen, und vermeiden Sie in dieser Zeit Termine oder große Besprechungen. Normalerweise sperre ich in den ersten beiden Tagen 2-3 Stunden am Tag, um sowohl meinen Posteingang als auch das allgemeine Aufholen mit meinem Team zu erledigen. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten nach Änderungen der Prioritäten, Zeitpläne oder neuen Projekten. Wenn Sie andere verwalten, nehmen Sie sich Zeit, um zu sehen, wie es Ihnen während Ihrer Abwesenheit ergangen ist.
Mit ein wenig Vorbereitung, ein wenig Selbstbewusstsein und ein paar Zeitblöcken bei Ihrer Rückkehr können Sie sicherstellen, dass Sie in Ihrem nächsten Urlaub die Ruhe und Entspannung finden, die Sie brauchen.
