Fühlt sich Ihr Arbeitsplatz in letzter Zeit ein wenig wie der Kongress an? Arbeitet jeder für sein eigenes Team und nicht für die kollektive Verbesserung des Unternehmens? Haben Sie Probleme, über den Gang zu gelangen, um die Informationen zu erhalten, die Sie für eine gute Arbeit benötigen - oder überhaupt?
Obwohl gemeinnützige Angestellte durch die Mission ihrer Organisationen vereint sind, habe ich festgestellt, dass diese Probleme gemeinnützige Organisationen genauso plagen wie jede andere Art von Unternehmen. Obwohl wir vielleicht ein Endergebnis im Sinn haben, sind wir leicht nach unseren Funktionen und der Art und Weise, wie wir diese Mission erfüllen, aufgeteilt.
Der häufigste Konflikt in der gemeinnützigen Welt ist zwischen Programmmitarbeitern und Spendenmitarbeitern. Programmmitarbeiter werfen Spendensammlern häufig vor, sich auf Geld über Mission zu konzentrieren, die Arbeit der Organisation falsch darzustellen oder Kunden auszunutzen. Auf der anderen Seite sind Geldbeschaffer frustriert, wenn die Programmmitarbeiter sie nicht in wichtige Entwicklungen einweihen, was es für sie schwierig macht, das Geld zu beschaffen, das für das Funktionieren der Programme erforderlich ist. Hinzu kommt die Tatsache, dass gemeinnützige Organisationen ständig unterbesetzt sind und Sie über ein gestresstes und überfordertes Personal verfügen, was zu schnellem Verhalten und ineffektivem Sammeln von Spenden und zur Programmentwicklung führen kann.
Egal, ob Sie Teil einer gemeinnützigen Organisation sind oder Ihr Unternehmen einfach in unsichtbare Silos unterteilt ist, die nicht gut zu funktionieren scheinen, hier sind einige meiner besten Tipps, um das Kriegsbeil mit Ihren Mitarbeitern zu begraben und herauszufinden, wie Sie kommunizieren können besser.
1. Klären Sie Ihre Rolle
Dies scheint grundlegend zu sein, aber es ist wahrscheinlich die Wurzel vieler Ihrer Probleme. In meiner Situation als Spendensammler erwarte ich, dass alle Mitarbeiter - unabhängig von ihrer Rolle - auf einer bestimmten Ebene an der Spendenbeschaffung teilnehmen. Wenn sie dies jedoch in einer früheren Rolle noch nie getan haben oder nicht vollständig verstehen, warum ich die Anfrage stelle, stoße ich häufig auf Widerstand. Um die Dinge zu glätten, erkläre ich, was ich brauche und warum ich es brauche. Für Leute, die nicht viel Erfahrung mit meiner Funktion haben, scheint es, als würde ich sie bitten, meine Arbeit für mich zu erledigen.
Außerdem ist es oft hilfreich, klar anzugeben, wie Ihre Rolle ihnen im Gegenzug helfen kann. Als jemand, der regelmäßig mit Geldgebern kommuniziert, erkläre ich beispielsweise, was meine Organisation tut und wie wir es täglich tun. Ich treffe auch Stiftungen, die verschiedene andere gemeinnützige Organisationen in unserem Bereich unterstützen und ein Gespür für Best Practices haben. Das macht mich zu einem perfekten Teilnehmer bei jedem Programmplanungsmeeting, besonders wenn der Leiter sich Sorgen macht, ob ein neues Programm finanziert werden kann oder nicht.
Sobald Ihre Mitarbeiter genau wissen, was Sie von ihnen benötigen, um Ihre Rolle zu erfüllen, und wie Sie ihnen im Gegenzug helfen können, werden Sie feststellen, dass Kommunikation und Zusammenarbeit viel einfacher werden.
2. Nehmen Sie an den Sitzungen der Gegenseite teil
Ehrlich gesagt besteht das größte Kommunikationsproblem in vielen Organisationen oft darin, dass wir nicht wirklich miteinander kommunizieren! Jetzt weiß ich, dass niemand eine andere Veranstaltung im Kalender benötigt, aber wenn Sie eine Unterbrechung der Zusammenarbeit oder der Kommunikation zwischen den Abteilungen bemerkt haben, ist es vielleicht an der Zeit, bei den regulären Besprechungen der anderen Seite vorbeizuschauen. Auf diese Weise müssen sie keine Notizen machen, sie eingeben und an Sie senden (was Sie wahrscheinlich sowieso nie lesen werden). Stattdessen können Sie die Informationen sofort interpretieren, indem Sie anwesend sind.
Ich mag es, wenn meine Kollegen an Fundraising-Meetings teilnehmen - sie haben oft großartige Ideen oder Feedback zu Problemen, mit denen meine Abteilung konfrontiert ist. Manchmal ist die Agenda so einfach wie eine Programmaktualisierung, aber gelegentlich schlägt jemand aus einer anderen Abteilung eine völlig neue Art vor, über ein Projekt nachzudenken - was auch eine neue Art der Mittelbeschaffung bedeutet.
In diesen Besprechungen können Sie auch die Herausforderungen Ihrer Kollegen besser verstehen. Wenn Sie der Meinung sind, dass sie lächerlich sind, weil sie Sie wegen bestimmter Informationen verfolgen, oder faul sind, weil sie nicht auf eine Ihrer herausragenden Ideen eingehen, kann sich dies ändern, wenn Sie anfangen, ihre gesamte Strategie zu verstehen, oder wenn Sie feststellen, wie viel Arbeit in eine von ihnen fließt projekte.
3. Planung ist Macht
In meiner Organisation entsteht die größte Reibung zwischen den Mitarbeitern aufgrund von Zeitplänen und Erwartungen. Mitarbeiter, die Spenden sammeln, sind für die Verwaltung von Vorschlägen und die Meldung von Terminen an die Stiftungen verantwortlich. Manchmal erfordern diese Termine ziemlich lächerliche Bearbeitungszeiten.
Wenn Programmmitarbeiter von diesen Fristen zum Sammeln und Analysieren der erforderlichen Daten überrascht werden, können sie verständlicherweise frustriert und gestresst sein. Und manchmal kann es aufgrund der Komplexität der benötigten Daten und Informationen unmöglich sein, sie in diesem Zeitraum umzukehren. In diesem Fall kann das Fundraising-Personal mit den Fundern unterschiedliche Erwartungen aushandeln, aber auch sie benötigen Zeit, um dies zu tun. Das bedeutet, dass das Programmierpersonal nicht bis zur letzten Minute warten kann, um eine Verlängerung anzufordern.
Abhängig von Ihrer Organisation können Sie interne und externe Fristen durch einfaches Einrichten eines freigegebenen Kalenders mitteilen. Es ist auch keine schlechte Idee, Bedenken direkt beim Auftauchen auszuräumen, z. B. wenn ein Bestätigungsschreiben für eine Spendenaktion eingeht, damit das Spendenpersonal mehr Zeit zum Aushandeln hat oder das gesamte Team zusammenarbeiten kann, um einen Plan B zu erstellen.
So sehr uns E-Mail, Mobiltelefone und das Internet geholfen haben, in Kontakt zu bleiben, bleibt effektive Kommunikation eine Herausforderung für jeden Arbeitsplatz. Denken Sie am Ende des Tages daran, dass Sie alle zusammen sind und dass Ihr Erfolg davon abhängt, dass jeder seine Arbeit gut macht. (Und wenn alles andere fehlschlägt, hören Sie auf Otis und versuchen Sie es mit ein wenig Zärtlichkeit.)
