"Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht die ganze Zeit!"
Sie haben es schon einmal gehört, und Sie werden es erneut hören, um Ihre Produktivität zu steigern und nicht länger ein Sklave Ihres Posteingangs zu sein.
Offensichtlich ist das aber viel einfacher gesagt als getan. Viele von uns erhalten Hunderte von E-Mails pro Tag (sogar Stunde!), Was es immer schwieriger macht, auf eine bestimmte Stunde des Tages zu reagieren.
Die Wissenschaft ist jedoch der Überzeugung, dass Sie sich wirklich von Ihrem E-Mail-Konto trennen müssen, um bei allem, was Sie tun, produktiver zu sein. Daniel J. Levitin, Professor an der McGill University, hat kürzlich in einem Artikel für die New York Times über seine Arbeit mit dem Mitarbeiter Vinod Menon gesprochen. Die beiden entdeckten, dass der Mensch aufgrund der Schaltkreise des Gehirns ständig zwischen zwei Bewusstseinszuständen wechselt: entweder aufgabenpositiv (Konzentration auf eine Aufgabe) oder aufgabennegativ (Wandern oder Tagträumen). Zu schnelles „Wippen“ zwischen diesen beiden Netzwerken kann dazu führen, dass Ihr Gehirn sich „schwindlig“ fühlt und sich nicht auf einen der beiden Zustände festlegen kann. Und wann sind Sie am ehesten in diesem verwirrten Zwischenspiel? Wenn Sie in sozialen Medien sind oder im Internet surfen.
Interessanterweise stellten die beiden fest, dass die Wissenschaft den alten Rat stützt: Wenn Sie die ganze Zeit E-Mails abrufen, werden Sie wirklich nicht viel erledigt. Warum? Weil die Ablenkung Ihre Fähigkeit unterdrückt, sich wirklich auf den einen oder anderen Geisteszustand einzulassen.
Levitin schreibt: „Eine E-Mail, von der Sie wissen, dass sie dort ungelesen liegt, kann Aufmerksamkeitsressourcen zerstören, während Ihr Gehirn darüber nachdenkt und Sie von dem ablenkt, was Sie tun. Was könnte drin sein? Von wem ist es? Ist es eine gute oder eine schlechte Nachricht? Es ist besser, das E-Mail-Programm ausgeschaltet zu lassen, als ständig zu pingen und zu wissen, dass Sie Nachrichten ignorieren. “
Was ist die Lösung von Levitin und Menon, um E-Mails zu beantworten, aber nicht zuzulassen, dass sie Ihr Leben übernehmen? Behandeln Sie es wie jedes andere einzelne Projekt oder jede einzelne Aufgabe und nehmen Sie sich eine bestimmte Zeit für E-Mails an Ihrem Tag. Und wenn das schwierig klingt (E-Mail-Süchtige vereinen!), Gibt es ein paar einfache Möglichkeiten, sich aus Ihrem Posteingang zu befreien und die Beantwortungszeit für echte E-Mails zu planen.
1. Schalten Sie die Push-Benachrichtigungen aus
Wie Levitin in seinem Artikel angedeutet hat, können Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon Ihre Angst, E-Mails unbeantwortet zu lassen, stark erhöhen (schließlich lenkt es ab, wenn Sie alle fünf Sekunden einen Ping hören). Übernimm also die Kontrolle zurück. Deaktivieren Sie Ihre Push-Benachrichtigungen und überprüfen Sie Ihre E-Mails nur, wenn Sie bereit sind, etwas Zeit dafür einzuplanen.
2. E-Mail ausschalten
Wenn Sie weiterhin ständig E-Mails auf Ihrem Telefon abrufen, müssen Sie nur Ihre E-Mail-Konten vollständig entfernen, damit Sie nicht versucht sind, einen kurzen Blick zwischen Besprechungen oder Geschäftsessen zu werfen.
3. Ausschlusszeit
Blockieren Sie wie bei jedem anderen Projekt oder regulären Meeting die tägliche Zeit, um E-Mails ohne Unterbrechung zu beantworten. Tragen Sie es in Ihren Kalender ein und halten Sie sich an die Uhrzeit, die Sie für die Beantwortung von E-Mails festgelegt haben.
Machen Sie außerdem eine Routine für Ihre E-Mail-Zeit und bereiten Sie sich wie für ein Meeting oder ein Projekt vor. Schließen Sie Registerkarten und Dokumente für andere Projekte. Stecken Sie Ihre Kopfhörer ein und hören Sie sich eine bestimmte Wiedergabeliste für die Beantwortung von E-Mails an. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihre Schritte jedes Mal wiederholen.
4. Installieren Sie Management Apps
Sobald Sie Ihre reguläre E-Mail-Zeit festgelegt haben, stellen Sie sicher, dass diese so produktiv und effizient wie möglich ist. Installieren Sie Apps wie Mailbox (das Ihren Posteingang benutzerfreundlicher macht) oder The Email Game (das Sie dazu auffordert, Ihre unbeantworteten E-Mails so schnell wie möglich zu bearbeiten). Je effizienter Sie werden, desto mehr können Sie Ihre Zeit maximieren.
Sie befürchten, dass Sie nicht rund um die Uhr per E-Mail erreichbar sind? Wenn sie sehen, wie produktiv Sie sind, spielt es wahrscheinlich keine Rolle. Und wenn alles andere fehlschlägt, sag ihnen einfach, dass es Wissenschaft ist.
