Es gibt eine besondere Art von Ärger, die mit dem Verlassen einer Besprechung einhergeht, bei der man sich noch weniger sicher ist, wozu es gut ist, als wenn man hereinkommt (in diesem Fall benötigt vielleicht jemand diesen Leitfaden zum Ausführen effektiver Besprechungen, diese Besprechungsagenda-Vorlage oder diesen Artikel umreißen, wann Sie dieses Treffen wirklich verschieben sollten).
Auch wenn die Dinge nicht so extrem sind - vielleicht hatten Sie ein anregendes und anregendes Gespräch -, ist es immer noch enttäuschend, wenn nichts dabei herauskommt. Aber es gibt eine einfache Lösung: die E-Mail nach dem Meeting.
„Das übergeordnete Ziel ist, dass alle für die gleichen Erwartungen zur Rechenschaft gezogen werden. Sie haben also ein Team auf der gleichen Seite, das auf die gleichen Ziele hinarbeitet, wodurch die Dinge effizient und produktiv bleiben und gleichzeitig Frustrationen vermieden werden “, sagt Heather Yurovsky, Karrieretrainerin bei Muse und Gründerin von Shatter & Shine. "Niemand mag das Gefühl, in einem Meeting zu sitzen, das einen guten Schwung hatte, und danach passiert nichts mehr."
Lesen Sie weiter, was Sie über das Versenden der perfekten E-Mail nach dem Meeting wissen müssen, damit Sie niemals dafür verantwortlich sind, den Fortschritt in Bezug auf das zu vereiteln, worüber Sie sich gerade getroffen haben.
Wer sollte die Post-Meeting-E-Mail senden?
Okay, vielleicht haben Sie ja alle Lust auf eine Folge-E-Mail. Aber woher weißt du, ob du derjenige bist, der es senden sollte?
Oft ist es offensichtlich. Wenn Sie das Meeting organisiert, die Agenda erstellt und die Sache geleitet haben, sollten Sie wahrscheinlich derjenige sein, der die Schleife mit einem Post-Meeting-Schreiben schließt.
„Normalerweise ist am Ende des Meetings klar, wer verantwortlich ist, aber manchmal ist es nicht klar, besonders wenn es sich möglicherweise um ein neues Projekt handelt, das technisch noch keiner Abteilung gehört“, sagt Yurovsky. "Sie wollen nur sicherstellen, dass Sie nicht davonkommen, als würden Sie anderen Leuten Befehle erteilen, und dass es wirklich von der richtigen Person kommt, der die Leute zuhören und die Eigentumsverhältnisse und die Frist respektieren."
Wenn es mehrdeutig ist, überlegen Sie, ob es für Sie sinnvoll ist, sich der Aufgabe zuzuwenden. „Wenn am Ende der Besprechung nicht klar ist, wer dafür verantwortlich ist und Sie sich gerüstet fühlen, diese E-Mail später zu senden, dann heben Sie die Hand und sagen:‚ Hey, freuen Sie sich, die E-Mail nach der Besprechung zu versenden, es sei denn, es ist jemand da Ansonsten ist es angemessener, von ihnen zu kommen “, sagt Jurowski. „Also meldest du dich freiwillig. Du rufst niemanden dazu auf, es ihnen anzuhängen, aber du gibst auch anderen die Möglichkeit zu sagen: ‚Oh nein, ich denke, es muss tatsächlich von Joe kommen. '“
Wer sollte einbezogen werden?
Sobald das Feld "von" festgelegt ist, ist es Zeit, über die Felder "bis" und "cc" nachzudenken. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Notiz an alle Besprechungsteilnehmer senden, einschließlich aller Personen, die auf der Einladungsliste standen, aber möglicherweise nicht teilnehmen konnten. Überlegen Sie sich dann, ob jemand an der Besprechung hätte teilnehmen sollen, sowie alle anderen Stakeholder, die Maßnahmen ergreifen oder das Thema bekannt machen müssen. Wenn Sie es mit älteren Kollegen zu tun haben, können Sie deren Assistenten kopieren.
Wann sollte es ausgehen?
"Es ist am besten, die Zusammenfassung so kurz wie möglich nach dem Ende des Meetings zu versenden", sagt Yurovsky. „Wenn die Besprechung zu Ende ist und Sie bis zum nächsten Morgen warten möchten, ist das in Ordnung. Je näher Sie der Besprechung sind, desto mehr Dynamik entsteht und sie fällt nicht auf den Grund von Menschen Haufen. "
Mit anderen Worten, betrachten Sie die Zusammenfassung als eine Erweiterung des Meetings und senden Sie sie ab, während die Diskussion in Ihrem Kopf und im allerersten noch frisch ist. Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie derjenige sind, der dieses Problem angeht, können Sie sogar im Voraus planen, indem Sie die Zeit in Ihrem Kalender direkt nach dem Meeting sperren, um es zu erledigen.
Was sollte es beinhalten?
"Der Zweck der E-Mail ist es, alle auf eine Seite zu bringen", sagt Muse-Karrieretrainerin Kristina Leonardi. Aber was genau dazugehört, „hängt von der Art des Treffens ab und was ist die Absicht, was ist das Ziel?“, Sagt Leonardi.
„Wenn es ein Problem oder eine Herausforderung gab, die behandelt wurde, und das Meeting dieses Problem oder diese Herausforderung gelöst hat, kann dies ein Dankeschön und eine Art Selbstglückwunsch sein“, erklärt sie. Oder "es kann sein, Rollen und Richtungen in einem bestimmten Projekt oder die nachfolgenden Handlungsschritte zu klären, die ergriffen werden müssen und wer sie übernehmen soll."
Als allgemeine Richtlinie sollten Sie einige oder alle der folgenden Maßnahmen in Betracht ziehen:
- Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe
- Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die während des Meetings behandelt oder diskutiert wurden
- Beschreiben von Aktionselementen und Eigentümern sowie von Fristen für diese nächsten Schritte
- Anhängen oder Verknüpfen mit relevanten Ressourcen und Dokumenten
- Laden Sie Leute ein, Fragen zu stellen oder sich wieder zu treffen
Leonardi fordert Sie auf, es kurz und bündig zu halten. Aber auch der Umfang der E-Mail hängt von der Besprechung ab. Wenn Sie aus einem standardmäßigen monatlichen Team-Meeting oder einem relativ schnellen und routinemäßigen Projekt-Update-Meeting herauskommen, kann Ihre E-Mail dies in ihrer Länge widerspiegeln. Wenn Sie nach einem zweistündigen Board-Meeting oder einer Deep-Dive-Strategiesitzung eine Nachtragsnotiz senden, sieht das etwas anders aus. Das gleiche gilt für deinen Ton.
„Sie möchten immer höflich sein, auch wenn es sich um eine schnelle E-Mail handelt, die Sie versenden“, sagt Yurovsky. „Sie möchten auch nicht nur den Ton der Organisation, sondern auch das Meeting selbst festhalten.“ Fassen Sie ein ungezwungenes Meeting mit Ihren Teamkollegen nicht in einem allzu formellen Ton zusammen und senden Sie keine Zusammenfassung an Führungskräfte, die so klingen, als würden Sie zur Happy Hour mit Ihren Freunden sprechen.
Wie Yurovsky es ausdrückt, "macht es einen großen Unterschied, Ihr Publikum zu kennen."
Gibt es eine Vorlage, die ich verwenden kann?
Bis jetzt klingt alles gut? Cool, jetzt bist du wahrscheinlich bereit, dich darauf einzulassen. Hier ist eine Vorlage, die Sie je nach Situation ganz oder teilweise verwenden können.
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Was ist mit einem Beispiel?
So könnte das in der Praxis aussehen:
- Wir brauchen Klarheit und zusätzliche Schulungen zum Verkauf des neuen Produkts, um im dritten Quartal erfolgreich zu sein, sowie einige neue Sicherheitsmaterialien für den internen und externen Gebrauch
- Da sich das Teilen von Taktiken in diesem Meeting so hilfreich anfühlte, werden wir uns alle zwei Wochen zusammenfinden, um Tricks und Tipps häufiger weiterzugeben
- Richten Sie die Trainingseinheit ein und führen Sie sie aus - Jackie wird sie bis zum 20. Juni abschließen
- Erstellen Sie ein Blatt für den internen Gebrauch - Rob wird bis zum 25. Juni fertig sein
- Aktualisieren Sie die Präsentationsmaterialien für den externen Gebrauch - Jorge wird bis zum 30. Juni fertig sein
- Richten Sie wiederkehrende Gruppen ein - Quinn wird am 1. Juli fertig sein
