Schließlich! die 23 ungeschriebenen E-Mail-Regeln

Erst als ich meinem Bruder im College-Alter half, seinen Posteingang zu hacken (oder einzurichten) und einige der Nuancen dieser allgegenwärtigen Kommunikationsmethode zu erläutern, wurde mir klar, wie viele ungeschriebene E-Mail-Regeln sich im Laufe der Jahre entwickelt haben.

Einige von ihnen sind ziemlich offensichtlich, aber es lohnt sich, sie zu wiederholen (weil ich immer noch sehe, wie Leute sie von Zeit zu Zeit zerbrechen). Andere wiederum sind nicht sofort intuitiv zu verstehen. Wenn sie jedoch allgemein befolgt werden, können wir alle besser E-Mails senden und beantworten.

Also schreibe ich sie. Überprüfen Sie die Liste und wiederholen Sie nach mir: "Ich schwöre feierlich, dass ich die Regeln der E-Mail für immer befolgen werde."

Ihre Betreffzeile sollte immer beschreibend sein. "Intro" ist nicht beschreibend genug. “Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” ist besser.
Halte jede E-Mail so kurz wie möglich. Das spart Zeit und respektiert vor allem die Zeit des Empfängers.
Je schneller Sie antworten, desto kürzer darf Ihre Antwort sein.
Geben Sie immer eine Kontextzeile an, wenn der Empfänger diese E-Mail nicht erwartet. Dies gilt sowohl für E-Mails zum ersten Mal („Hier haben wir uns getroffen“) als auch für E-Mails an jemanden, mit dem Sie regelmäßig zusammenarbeiten („In dieser E-Mail geht es um die nächste Phase des Projekts, an dem wir zusammenarbeiten“).
Fügen Sie Ihre Fragen oder Aktionen als erstes in die E-Mail ein, nicht als letztes, und machen Sie sie explizit. Dem Empfänger sollte sofort klar sein, was Sie wollen.
Wenn es eine Frist gibt, sagen Sie es. Wenn die Anfrage nicht dringend ist, sagen Sie es.
Wenn Sie keine Antwort benötigen und eine E-Mail nur zu Ihrer Information gesendet wird, sagen Sie dies.
Stellen Sie alle Fragen so genau wie möglich. "Was halten Sie von dem Vorschlag?" Ist keine gute Frage. „Können wir den Vorschlag des Anbieters von 20.000 US-Dollar bis Freitag umsetzen?“ Ist besser.
Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen. Diese sind leichter zu überfliegen als Textblöcke.
Wenn etwas wirklich wichtig ist, kühn.
Verwenden Sie Ihre E-Mails nicht zu fett.
Verwenden Sie lesbare Schriftarten. Comic Sans ist keine lesbare Schrift.
Wenn Sie eine Frage von einer anderen Person erhalten, diese jedoch nicht sofort beantworten können, teilen Sie ihr mit, wann Sie sie erhalten. Dies erspart Ihnen das Einchecken von E-Mails und hilft der anderen Person bei der Planung.
Stellen Sie immer die Mindestanzahl an Personen ein, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Je mehr Personen in der E-Mail-Kette sind, desto geringer ist das Verantwortungsbewusstsein für die Beantwortung.
Verwenden Sie "Allen antworten" nur, wenn es wirklich benötigt wird. Niemand mag die Person, die den Posteingang der gesamten Abteilung verstopft.
Wenn sich jemand in einem E-Mail-Thread befindet, der nicht mehr aktiviert sein muss, verschieben Sie ihn in Ihrer nächsten Antwort zu BCC, und geben Sie dies in der ersten Zeile der E-Mail an. ("Sam, danke, dass du Mary und mich vorgestellt hast. Ich werde dich zu BCC bringen und von hier aus mitnehmen.")
Machen Sie immer Double-Opt-In-Intros. Andernfalls fürchten sich die Leute davor, von Ihnen zu hören.
Hijacken Sie keinen Thread zu einem Thema, um ein anderes Thema zu diskutieren. Starten Sie stattdessen einen neuen E-Mail-Thread mit der entsprechenden Betreffzeile und den Empfängern.
Stapeln Sie nicht auf. Niemand braucht eine 20. E-Mail mit der Aufschrift „Das sah auch für mich toll aus!“.
Wenn Sie für geschäftliche Zwecke eine E-Mail senden, geben Sie Ihre Kontaktinformationen und den Titel in der Fußzeile an. Je einfacher, desto besser.
Wenn Sie eine sehr beschäftigte Person per E-Mail kontaktieren, ist es durchaus akzeptabel und zu erwarten, dass Sie die ursprüngliche E-Mail nach ein oder zwei Wochen mit einer Antwortnachricht an diese Person zurücksenden. Die meisten beschäftigten Personen benötigen mindestens eines davon. Mach nicht mehr als drei.
Es ist nicht akzeptabel, eine E-Mail innerhalb von 48 Stunden zu bearbeiten, es sei denn, dies ist wirklich dringend. Viele Menschen behandeln E-Mails als eine Art Korrespondenz und haben möglicherweise einfach höhere Prioritäten als die sofortige Beantwortung.
Wenn Sie eine verärgerte E-Mail erhalten oder senden möchten, warten Sie darauf. Wenn es dringend ist, rufen Sie stattdessen an.