Vor ein paar Wochen schrieb ich über die ungeschriebenen E-Mail-Regeln und war begeistert, wie viele Leute es hilfreich fanden. Es stellt sich heraus, dass es eine Menge Regeln gibt, von denen wir alle profitieren könnten, wenn wir auf Papier gehen!
In diesem Sinne werde ich ein paar weitere dieser Listen erstellen und mit dem zweitgrößten Problem im Büro beginnen: Besprechungen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein erfolgreiches Meeting abhalten können. Kollegen auf der ganzen Welt werden es Ihnen danken.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein Meeting wirklich benötigen, bevor Sie es planen. Könnte dies durch 10 Minuten am Telefon oder stattdessen per E-Mail gelöst werden?
Jedes Meeting sollte einen Zweck haben: Entweder müssen Sie eine Entscheidung treffen oder eine Aktion gemeinsam abschließen. Ein Update kann fast immer per E-Mail erfolgen.
Planen Sie nicht mehr Zeit als nötig. Die meisten Besprechungen sind für eine volle Stunde angesetzt. Sie sollten 20 Minuten, 30 Minuten oder 45 Minuten dauern - max .
Beginnen Sie pünktlich. Warten Sie nicht auf Nachzügler - das ermutigt sie nur.
Pünktlich beenden. Wenn Sie sagen: "Ich weiß, dass wir alle viel zu tun haben. Lassen Sie uns versuchen, dies unter 30 Minuten zu halten", werden Sie daran erinnert, dass Sie ein effizientes Meeting genauso wünschen wie sie.
Laden Sie nur die Leute ein, die unbedingt da sein müssen. Je mehr Leute in einer Besprechung sind, desto weniger wird erledigt.
Jeder Besprechung sollte im Voraus eine Person zugewiesen werden, die die Besprechung ausführt. Wenn Sie es nicht sind, benennen Sie eine andere Person (und stellen Sie sicher, dass diese Person weiß, dass sie die Verantwortung trägt).
Backen Sie zu Beginn des Meetings ein paar Minuten zum Plaudern ein. Wir sind Menschen, keine Roboter, und der Aufbau von Beziehungen zu Kollegen trägt zu einem reibungslosen Geschäftsablauf bei.
Wenn Sie möchten, dass die Leute etwas im Voraus lesen, ist es gut, es mindestens drei Stunden im Voraus zu senden, und der Tag zuvor ist besser. 20 Minuten vorher zu senden ist sinnlos.
Buchen Sie Ihren Meetingraum im Voraus oder geben Sie sich 10 Minuten vor dem Meeting Zeit, um es herauszufinden. Das Durchstreifen der Hallen mit allen im Schlepptau bedeutet Zeitverschwendung.
Stellen Sie eine Agenda auf und teilen Sie sie zu Beginn des Meetings, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Wenn Sie möchten, dass die Leute aufmerksam sind, geben Sie ihnen zu Beginn des Meetings nicht mehrere Handzettel. Sie werden anfangen, sie zu durchblättern, und sie werden abgelenkt sein.
Überprüfen Sie während der Besprechung weder Ihr Telefon noch Ihre E-Mails. Jeder kann sagen, was Sie tun, und sie werden das Gleiche tun.
Verfolgen Sie die nächsten Schritte, während das Meeting weitergeht. Alle Aktionselemente sollten nach dem Meeting als Erinnerung gesendet werden.
Ein Aktionsgegenstand ohne eine ihm zugewiesene Person ist wertlos. In den meisten Fällen ist auch eine Frist erforderlich.
Wenn jemand zu viel spricht, schneiden Sie ihn oder sie ab (nett). Wenn jemand zu wenig spricht, versuchen Sie ihn oder sie zu engagieren.
Wenn das Gespräch vom Thema abweicht, ist es sowohl akzeptabel als auch erforderlich, dass Sie es wieder aufnehmen. Ein einfaches "Planen wir die Zeit ein, um es später zu besprechen, wenn es hilfreich ist, da wir nur noch 10 Minuten Zeit haben" funktioniert perfekt.
Wenn die Besprechung länger als eine Stunde dauert, planen Sie die Pausen ein und informieren Sie die Teilnehmer rechtzeitig darüber. Wenn sie wissen, dass sie ihre E-Mails in 45 Minuten abrufen können, können sie sich jetzt besser konzentrieren.
Achten Sie auf die Körpersprache. Sie können leicht feststellen, ob die Menschen gelangweilt sind, sich zurückziehen oder das Gefühl haben, dass ihre Zeit verschwendet wird, solange Sie danach suchen.
Weisen Sie bei Bedarf einen Notizen zu, damit Sie sich auf die Ausführung des Meetings konzentrieren können.
Überprüfen Sie regelmäßig, ob wiederkehrende Besprechungen in Ihrem Kalender erforderlich sind und ob Format, Länge und Teilnehmer zu deren Effektivität beitragen. Wenn nicht? Ändere sie!
