In letzter Zeit habe ich immer mehr geschäftliche Anrufe getätigt, die mir, obwohl ich mit klugen Leuten zusammen war, einen schlechten Eindruck hinterlassen haben. Sicher, Anrufe scheinen ziemlich einfach zu sein, aber alles von technologischen Störungen, die hätten vermieden werden können, bis hin zu einem schlechten Zeitmanagement kann sich wirklich auf die Eindrücke Ihrer Kunden und Kollegen von Ihnen auswirken (ganz zu schweigen von Ihrer Produktivität).
So wie es ungeschriebene Regeln für E-Mails und Besprechungen gibt, formuliere ich die Richtlinien für geschäftliche Telefonate und Konferenzgespräche, die jeder befolgen sollte. Auf zu produktiveren (und weniger nervigen) Anrufen für immer!
Vereinbaren Sie vor dem Anruf, wer wen anruft und unter welcher Nummer. E-Mail drei Minuten nachdem der Anruf beginnen sollte mit "Wo soll ich dich anrufen?" verschwendet die Zeit aller.
Wenn Sie jemanden um etwas bitten, sollten Sie ihm im Allgemeinen anbieten, ihn anzurufen. Wenn Sie einer anderen Person helfen, bitten Sie diese Person, Sie anzurufen, damit Sie niemanden verjagen müssen.
Planen Sie den Anruf für die von Ihnen benötigte Zeit und denken Sie daran, dass dies fünf, 10 oder 20 Minuten sein können. Sie sollten nicht auf das nächste 30-Minuten-Inkrement runden.
Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie zu spät zu einem Anruf kommen, teilen Sie dies der anderen Person per E-Mail mit und bieten Sie an, sie anzurufen, wenn Sie bereit sind.
Wenn die Person, die Sie anrufen, nicht abhebt, hinterlassen Sie beim ersten Mal keine Nachricht. Versuchen Sie es 1-2 Minuten später noch einmal. Wenn er oder sie nicht abhebt, hinterlassen Sie eine Nachricht und eine E-Mail. Lassen Sie ihn oder sie wissen, dass Sie angerufen haben, und geben Sie an, wie viel mehr Zeit Ihnen zur Verfügung steht. Rufen Sie danach nicht mehr an, es sei denn, es ist dringend.
Wenn mehr als zwei Personen sprechen, richten Sie vorab eine Einwahl ein. Es gibt viele kostenlose Dienste wie UberConference, die dabei helfen.
Leiten Sie den Anruf an so wenige Leute wie möglich weiter und stellen Sie sicher, dass alle dort wirklich notwendig sind. Je mehr Leute in der Leitung sind, desto weniger achtet jeder.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Anruf von einem ruhigen Ort mit gutem Signal annehmen. Die Verwendung von Festnetzanschlüssen, wann immer dies möglich ist, vermeidet Signalprobleme.
Wenn Sie an einem lauten Ort erwischt werden, lassen Sie die Leute sofort wissen, dass Sie stummgeschaltet sind, es sei denn, Sie sprechen. Es ist die respektvolle Sache zu tun.
Wenn Sie nicht von einem Telefon aus anrufen, das Sie regelmäßig verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie mit der Bedienung vertraut sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein unbekanntes Bürotelefonsystem verwenden.
Ich empfehle nicht, Folien zu verwenden, um etwas auf dem Anruf zu präsentieren, es sei denn, Sie führen eine Demo durch, aber wenn ja, senden Sie sie nicht per E-Mail. Verwenden Sie stattdessen einen Bildschirmfreigabedienst wie GoToMeeting oder Screenleap, um sicherzustellen, dass die Benutzer nicht hindurchschauen, vorwärts springen und dann nicht mehr aufpassen.
Wenn Sie einen Bildschirmfreigabedienst verwenden, vergewissern Sie sich, dass dieser funktioniert, bevor der Anruf gestartet wird, und dass auf Ihren Gegenstellen alle Komponenten installiert sind, die vor dem Anruf benötigt werden.
Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Personen treffen oder möchten, dass diese Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen, ziehen Sie Videokonferenzen in Betracht.
Beginnen Sie genau wie bei Besprechungen pünktlich. Das Warten auf Nachzügler ermutigt sie nur.
Wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, stellen Sie sich sofort vor, damit niemand überrascht ist, dass Sie drei Minuten lang einem Einzelgespräch zugehört haben.
Wenn sich jemand verspätet, holen Sie ihn oder sie nicht ein. Es verschwendet die Zeit aller anderen. Ermutigen Sie diese Person, sich am Ende des Anrufs mit jemandem zu treffen, um zu sehen, was vermisst wurde.
Geben Sie innerhalb der ersten 120 Sekunden nach dem Anruf einen Überblick darüber, wer Sie sind und warum Sie anrufen, und geben Sie dann Ihre Agenda oder Ihr Ziel an. Die anderen Teilnehmer sollten sofort wissen, was Sie von ihnen wollen.
Bestätigen Sie in den ersten Minuten jedes Anrufs, wie lange alle Teilnehmer sprechen müssen, damit Sie das Gespräch entsprechend verwalten können.
Wenn Sie mehr als drei Personen in der Leitung haben, sollte der Organisator einen kurzen Appell durchführen, um sicherzustellen, dass alle anwesend sind, und sie nach Möglichkeit kurz vorstellen.
Führen Sie nur dann individuelle Einführungen durch, wenn dies die Geschäftsabwicklung erleichtert und Sie dies in Ihre Agenda einbezieht. Sonst verschwenden Sie viel Zeit.
Sofern es nicht darum geht, dass Sie Ihr Fachwissen mitteilen, sollten Sie nicht mehr als 70% der Zeit sprechen. Wenn viele Leute in der Leitung sind, sinkt diese Zahl auf 25%.
Halte deine Sätze kurz und pausiere regelmäßig zwischen den Ideen. Auf diese Weise können Personen hineinspringen oder Fragen stellen.
Wenn Sie der Anruforganisator sind, ist es Ihre Aufgabe, die Teilnehmer zur Teilnahme aufzufordern, wenn sie nicht sprechen und jemand anderes das Gespräch monopolisiert.
Verwenden Sie die Stummschalttaste strategisch. Wenn Sie für 90% des Anrufs stumm geschaltet sind, werden Sie wahrscheinlich nicht voll darauf achten.
Seien Sie nicht die Person, die E-Mails abruft und eine Frage stellen muss, die wiederholt werden soll. Wenn Sie bei den meisten Anrufen E-Mails abrufen, sind diese entweder zu lang, es sind zu viele Personen involviert oder Sie müssen nicht angemeldet sein.
Warnen Sie fünf Minuten vor dem Ende des Anrufs alle, dass das Gespräch beendet ist, und fragen Sie, ob Fragen vorliegen. Lass es nicht überfahren, wenn es überhaupt möglich ist - es ist respektlos gegenüber der Zeit anderer Leute.
Verfolgen Sie die nächsten Schritte, während der Anruf weitergeht, und senden Sie sie anschließend als Erinnerung per E-Mail weiter.
Erzähl uns! Was ist deine liebste Anrufregel? Was haben wir verpasst?
